Để có được những nhân viên văn phòng giỏi và có năng lực, doanh nghiệp cần có các tiêu chí đánh giá nhân viên văn phòng phù hợp. Bài viết ngày hôm nay, Testcenter sẽ chia sẻ với bạn các tiêu chí đánh giá xếp loại nhân viên văn phòng một cách chính xác nhất
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của mọi doanh nghiệp lớn nhỏ. Hiểu đơn giản thì nhân viên văn phòng thực hiện những công việc liên quan đến thủ tục hành chính như lễ tân, sắp xếp thời gian làm việc, lịch họp hay phụ trách ttrang bị cơ sở vật chất cho doanh nghiệp,…
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến việc chăm sóc sức khỏe cho nhân viên, đồng thời theo dõi, xem xét nhu cầu của các phòng ban và báo cáo lên cấp trên kịp thời. Theo đó đem đến môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả cho tất cả mọi người.
Tóm lại, họ sẽ làm tất cả các công việc nhỏ, được xem là lặt vặt nhưng lại không thiếu phần quan trọng, bởi nếu không có nhân viên văn phòng điều phối thì các hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều vấn đề. Vì thế trong doanh nghiệp cần có nhân viên văn phòng để điều phối các công việc này.
Nhân viên văn phòng sẽ làm những công việc gì?
Nhân viên văn phòng sẽ thực hiện rất nhiều công việc, có thể phân loại thành các nhóm công việc nhỏ như sau:
Công việc lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại
- Tiếp đón khách
- Xử lý thông tin, tiếp nhận thông tin
- Hướng dẫn khách hàng đến từng bộ phận chức năng phù hợp
- Hỗ trợ tổ chức cuộc họp
- Tổ chức hội thảo, lớp học nếu có
Công tác văn thư
- Công tác văn thư chiếm khá nhiều thời gian
- Công tác văn thư chiếm khá nhiều thời gian
- Tiếp nhận công văn, các loại giấy tờ
- Phân loại văn bản
- Xử lý công văn, giấy tờ
- Gửi văn bản đi
- Chấm công cho nhân viên
- Theo dõi chế độ bảo hiểm, sức khỏe
- Thu xếp công việc in ấn, photo…
- Lưu trữ giấy tờ
Công việc hỗ trợ dự án
- Tư vấn cho nhân viên các bộ phận liên quan về vấn đề giấy tờ, pháp lý
- Quản lý chương trình, kế hoạch
- Hỗ trợ làm hồ sơ
Công tác quản lý cơ sở hạ tầng
- Theo dõi và quản lý những trang thiết bị có sẵn trong công ty.
- Mua sắm các thiết bị đồ dùng khi có nhu cầu.
- Quản lý văn phòng phẩm.
>>> Tham khảo: Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên tuyển dụng hiệu quả
Tầm quan trọng của nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp
Nhân viên văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Với những công việc nhỏ nhặt, nhiều người cho rằng vị trí này không quan trọng. Tuy nhiên sự thật hoàn toàn ngược lại. Nhân viên văn phòng là những người có nhiều trách nhiệm, thực hiện những công việc quan trọng trong doanh nghiệp.
Nếu không có người đảm nhận nhân viên hành chính văn phòng, hạ tầng thiếu hụt, công tác văn thư không được hoàn thành. Đặc biệt, việc kết nối với khách hàng và đối tác cũng vì vậy mà không được đảm bảo. Chính vì những lý do này, việc tuyển dụng hay đánh giá nhân viên văn phòng thường khá khắt khe. Nhà tuyển dụng đòi hỏi nhân viên phải đáp ứng được những yếu tố nhất định. Từ đó, dễ dàng hoàn thành những công việc được giao mà không gặp khó khăn gì.
Các tiêu chí đánh giá nhân viên văn phòng
Để đánh giá nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp bạn cần dựa vào các tiêu chí sau đây:
Bằng cấp phù hợp
Ở bất cứ vị trí nào thì những người có bằng cấp liên quan đến công việc sẽ làm luôn là người được ưu tiên. Và vị trí nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Do đó những nhân viên học ngành liên quan đến hành chính văn phòng, văn thư thì cơ hội đến với vị trí nhân viên văn phòng sẽ cao hơn. Đây cũng là tiêu chí giúp doanh nghiệp đánh giá nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn các ứng viên phù hợp.
Thái độ làm việc/ Sự thân thiện
Nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp là người phải tiếp xúc nhiều với đồng nghiệp. Do đó doanh nghiệp luôn ưu tiên những người thân thiện, có thái độ làm việc hòa đồng, cẩn trọng.
Do đó, các doanh nghiệp đều xem trọng yếu tố này khi đánh giá nhân viên văn phòng. Một nhân viên có thái độ làm việc tốt, tích cực sẽ là lựa chọn hàng đầu mà doanh nghiệp đang cần.
Tính cẩn trọng/ tỉ mỉ
Vị trí nhân viên văn phòng đòi hỏi phải là người đảm nhận khá nhiều trách nhiệm trong công việc. Dù không quá lớn, nhưng những công việc này đòi hỏi độ chính xác cao. Chính vì thế mà nhân viên văn phòng phải có sự tỉ mỉ, cẩn trọng. Nếu không mọi người khó lòng hoàn thành hay đảm bảo chất lượng công việc. Do đó tiêu chí này được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn trong quá trình đánh giá nhân viên văn phòng của doanh nghiệp.
Sự trung thực
Dù làm ở vị trí nào, sự trung thực cũng là yếu tố được các nhà tuyển dụng đề cao. Vì nó giúp đảm bảo nhân viên làm việc trách nhiệm hơn, hết lòng với công việc hơn. Vậy nên, yếu tố này luôn được đánh giá rất cao.
Doanh nghiệp đánh giá rất cao những người có thái độ làm việc tôn trọng. Điều này không chỉ đối với khách hàng mà còn là đối với đồng nghiệp trong doanh nghiệp. Nguyên nhân là do nhân viên văn phòng tiếp xúc với nhiều người. Do đó, nếu không giữ được thái độ tôn trọng, họ có thể làm không khí làm việc bị ảnh hưởng vì thế nhiều doanh nghiệp thường đưa vào để đánh giá nhân viên văn phòng khi lựa chọn.
Đúng giờ
Cho dù ở bất cứ vị trí nào thì đúng giờ là điều cần ghi nhớ và với nhân viên văn phòng đều này cũng rất quan trọng. Bởi nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm với nhiều phòng ban khác nhau cũng như sắp xếp nhiều công việc ảnh hưởng tới cả hệ thống doanh nghiệp.
Khả năng quản lý, sắp xếp tốt
Như đã nói, nhân viên văn phòng phải chịu trách nhiệm về mặt giấy tờ cũng như giờ giấc. Chính vì vậy, kỹ năng sắp xếp tổ chức là điều nhất thiết phải có. Nếu bạn đang muốn làm việc văn phòng, đừng quên trau dồi kỹ năng này nhé.
Thành thạo kỹ năng vi tính văn phòng
Kỹ năng sử dụng máy tính cũng là một trong số những tiêu chí quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp cần khi đánh giá nhân viên văn phòng, đặc biệt trong mùa Covid-19 khi tất cả các công ty đều ưu tiên việc làm online tại nhà. Kỹ năng này đòi hỏi nhân viên phải sử dụng tốt và thành thạo máy tính đặc biệt là biết sử dụng các tiện ích hỗ trợ công việc cơ bản như Excel, Word…
Hơn thế nữa việc sử dụng thành thạo kỹ năng máy tính còn hỗ trợ rất nhiều cho các ứng viên trong quá trình tuyển dụng cũng như cho nhân viên chính thức phải tham gia các kỳ thi kiểm tra năng lực định kỳ của công ty, bởi hầu như các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng phần mềm thi trắc nghiệm trực tuyến để đánh giá ứng viên và nhân viên của mình qua các bài test và dĩ nhiên việc bạn nắm rõ các kỹ năng sử dụng máy tính sẽ là một lợi thế trong quá trình thi cử.
>>> Có thể bạn quan tâm: Đánh giá nhân sự là gì? Cách đánh giá nhân sự hiệu quả
Tìm việc nhân viên văn phòng ở đâu?
Cùng với sự phủ sóng của internet, giờ đây bạn có thể nhanh chóng tiếp cận những thông tin tuyển dụng mới nhất ở rất nhiều kênh khác nhau như: các hội nhóm cộng đồng, các bản tin tuyển dụng, tờ rơi việc làm, website tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp hay website tuyển dụng chuyên nghiệp.
Trong đó, Testcenter có rất nhiều tin đăng tuyển dụng khác nhau được cập nhật liên tục. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng tìm được một tin đăng tuyển nhân viên văn phòng phù hợp. Các vị trí công việc được mô tả chi tiết, địa điểm, mức lương, chế độ đãi ngộ,… sẽ giúp bạn có thể nhanh chóng có được công việc phù hợp nhất với bản thân.
Sử dụng phần mềm giúp đánh giá chính xác năng lực của nhân viên văn phòng
Từ các tiêu chí trên bạn có thể kết hợp sử dụng các phần mềm chuyên dụng để đánh giá xếp loại nhân viên văn phòng. Hiện nay phần mềm thi trắc nghiệm trực tuyến là một trong những công cụ được nhiều cán bộ tuyển dụng ưa chuộng. Đây là hình thức đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thông qua các bài test online ở nhiều khía cạnh như: test tính cách, đánh giá năng lực,… không chỉ cho kết quả chính xác và khách quan mà còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian trong khâu đánh giá nhân viên của mình.
>>> Tham khảo: 7 mẫu đánh giá năng lực nhân viên mới nhất cho doanh nghiệp
Với Testcenter, doanh nghiệp sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc tạo ra các bài thi trắc nghiệm đánh giá nhân viên văn phòng trong quá trình làm việc. Không chỉ hạn chế tối đa khả năng gian lận mà phần mềm còn cung cấp phiên bản miễn phí, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, chỉ cần thực hiện các bước đơn giản là doanh nghiệp đã có ngay các bài thi trắc nghiệm trực quan, dễ theo dõi.
Ngoài ra, Testcenter còn giúp doanh nghiệp:
- Đánh giá năng lực dựa trên dữ liệu cụ thể: Đánh giá năng lực nhân viên trên nhiều khía cạnh thông qua các bài test online. Hỗ trợ tạo form mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn, nhằm đưa ra các quyết định chính xác trong tuyển dụng & quản trị nhân sự, hạn chế tuyển sai và dùng sai người. Đảm bảo tính công bằng, nhất quán trong quy trình đánh giá.
- Số hóa quy trình đánh giá nhân sự: Dẫn đầu xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp bằng cách ứng dụng nền tảng công nghệ hiện đại. Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và đánh giá nhân sự theo tiêu chuẩn, phương pháp quốc tế.
- Nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển nhân sự: Đo lường, đánh giá và tối ưu hiệu quả nhờ hệ thống tạo bài kiểm tra online trước, trong và sau đào tạo nhân sự. Từ đó, xác định đúng nhu cầu, xây dựng lộ trình, phương pháp đào tạo phù hợp.
Kết luận
Đến đây, hẳn bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về vị trí nhân viên văn phòng, về các tiêu chí đánh giá nhân viên văn phòng một cách hiệu quả nhất. Hy vọng rằng, bạn và doanh nghiệp sẽ áp dụng được những công nghệ hữu ích nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu công việc đánh giá nhân sự, nâng cao vị thế cạnh tranh và gặt hái được nhiều kết quả tốt đẹp.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
