Bước đầu tiên để có thể đánh giá nhân viên mua hàng một cách hiệu quả chính là cần phải xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên mua hàng bài bản và sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết về cách hoàn thiện các tiêu chí đánh giá xếp loại nhân viên. Mời bạn khám phá cùng Testcenter nhé!
Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là ai và mô tả công việc?
Nhân viên mua hàng (PO – Purchasing Officer) còn có cách gọi khác là nhân viên thu mua. Đó là những người chịu trách nhiệm tìm kiếm, mua bán và giám sát quá trình cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho công ty. Đồng thời đảm bảo các nguyên vật liệu/dịch vụ được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận.
Nhân viên thu mua là những người chuyên trách một trong những khâu đầu tiên của quá trình sản xuất, nhân viên mua hàng cần phải hoạt động chính xác và hiệu quả. Việc thu mua không chỉ là về chất lượng mà còn phải cân đối các chi phí mua vào bán ra, tình hình tồn kho…
Các công việc chính của một nhân viên thu mua bao gồm:
- Lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
- Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, quản lý quá trình lựa chọn.
- Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
- Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
- Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
- Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
- Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
- Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
- Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.
>>> Xem thêm: Đánh giá nhân sự là gì? Cách đánh giá nhân sự hiệu quả
Những kỹ năng và tố chất không thể thiếu của nhân viên mua hàng
Bên cạnh những công việc của nhân viên mua hàng, thì người đảm nhận vị trí này sẽ phải có một số kỹ năng như sau:
Kỹ năng quản lý thời gian và cập nhật liên tục
Đầu tiên, nhân viên thu mua cần phải đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng thời gian. Vì nếu nguồn nguyên liệu đến trễ sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc của mọi người. Từ đó, chất lượng công việc sẽ không được cao như kỳ vọng. Do vậy nhân viên thu mua cần có kỹ năng kiểm soát quỹ thời gian của mình, đảm bảo các vật liệu được vận chuyển đến đúng thời gian, tránh làm chậm tiến độ thi công của công trình.
Bên cạnh đó, một nhân viên mua hàng cần phải luôn cập nhật những thực trạng diễn ra trên thị trường. Vậy nên, nhân viên thu mua thường phải chủ động tham gia các sự kiện, khu hội chợ để có thể kết nối được với nhà cung ứng mới, mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
Nhân viên thu mua là người trực tiếp làm việc với bên cung ứng. Vậy nên, nhân viên thu mua cần phải trang bị kỹ năng giao tiếp khéo léo. Việc này sẽ giúp nhân viên thu mua có thể dễ dàng hơn lượng về mặt giá cả cũng như các chính sách ưu đãi của bên cung ứng, mang về mức giá tốt cho công ty.
Đồng thời, công việc của nhân viên thu mua là làm việc với nhiều khâu sản xuất bên trong công ty và khách hàng bên ngoài. Cho nên, nhân viên thu mua cần phải xây dựng các mối quan hệ tích cực và thân thiện. Điều này sẽ giúp cho nhân viên có được sự hỗ trợ từ nhiều phía và công việc được suôn sẻ hơn.
Kỹ năng đàm phán
Kỹ năng đàm phán tốt sẽ mang lại nhiều giá trị cao cho doanh nghiệp. Việc đàm phán không chỉ để mang về lợi ích mà còn tìm hiểu được nhu cầu của nhà cung ứng. Khi nhân viên đã có thể hiểu rõ được yêu cầu của đối phương thì việc thương lượng của sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Kỹ năng tư duy chiến lược
Tư duy chiến lược sẽ quyết định nhiều đến khả năng phân tích của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên thu mua nhìn nhận sự việc một cách toàn diện hơn. Tư duy chiến lược còn giúp:
- Dự đoán được xu hướng và nhu cầu của thị trường.
- Duy trì trạng thái sẵn sàng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Kỹ năng phân tích & ra quyết định
Một nhân viên thu mua hàng chuyên nghiệp cần phải có kỹ năng đưa ra quyết định đúng lúc và phân tích được tình hình đối phương. Bởi khi có nhiều sự lựa chọn từ các nhà cung cấp, nhân viên thu mua cần phải chọn ra được một đơn vị cung ứng phù hợp với công ty thông qua kỹ năng phân tích của mình.
Sự lựa chọn dựa trên kỹ năng phân tích sẽ giúp nhân viên đưa ra được những quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua cần phải cân nhắc những yếu tố khác như mục tiêu của công ty và hình ảnh thương hiệu để đưa ra quyết định cuối cùng.
>>> Xem thêm: Cách nhận xét đánh giá nhân viên sau đào tạo cho nhà quản lý
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mua hàng
Với vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thu mua cần phải được dựa trên những tiêu chí rõ ràng, cụ thể:
Mức độ đáp ứng đúng thời hạn yêu cầu mua hàng từ các phòng ban
Đây là tiêu chí khá quan trọng để đánh giá công việc của nhân viên thu mua. Bởi mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau, do đó công ty bạn sẽ cần xác định các yêu cầu đối với đơn đặt hàng để tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần thiết. Ví dụ như phần mềm nhân sự thì cần làm rõ là đơn vị cung cấp trong nước hay nước ngoài, các yêu cầu về chi phí, tính năng như thế nào… nhân viên thu mua cũng cần làm rõ về giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp nhân viên mua hàng đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng.
Số lượng nhà cung cấp tiềm năng mới
Tiếp đến là tiêu chí về số lượng nhà cung cấp tiềm năng mới. Thông thường các công ty sẽ xây dựng các mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Nhà quản lý có thể đánh giá chất lượng công việc nhân viên thu mua dựa vào số lượng nhà cung cấp ưng ý mà nhân viên của bạn có thể tìm kiếm trực tuyến; tham dự các triển lãm thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại. Nếu nhân viên của bạn có thể tìm được nhiều nhà cung cấp tìm năng, thì đây là một tín hiệu tích cực và chắc chắn rằng nhân viên này đã làm việc rất chăm chỉ và có sự chủ động nhất định trong công việc.
Tỷ lệ chênh lệch giá ký kết hợp đồng so với cùng kỳ năm ngoái/ so với giá thị trường đã khảo sát
Đây là yếu tố khá quan trọng, để biết nhân viên của bạn đã làm việc hiệu quả ra sao. Tối ưu hóa quản lý mua hàng sẽ thể hiện qua việc tiết kiệm được chi phí, thời gian cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, tối ưu hóa mua hàng giúp nhà quản trị tận dụng được lợi thế đấu thầu để tiết kiệm ngân sách cũng như có được đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp chất lượng nhất. Do vậy, việc so sánh tỷ lệ chênh lệch giá ký kết hợp đồng so với cùng kỳ năm ngoái/ so với giá thị trường đã khảo sát cũng là tiêu chí mà nhà quản lý không thể bỏ qua.
Mức độ hài lòng của các phòng ban về chất lượng hàng hóa/ nguyên vật liệu
Đừng bỏ qua tiêu chí này khi bạn đánh giá nhân viên thu mua nhé. Bởi vì tiết kiệm chi phí là điều quan trọng nhưng việc đề cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ còn quan trọng hơn rất nhiều. Nếu nhân viên thu mua đáp ứng công việc tốt thì sẽ mang đến sự hài lòng của các bộ phận đối với hàng, nguyên vật liệu mà nhân viên thu mua mang đến.
Và cách tốt nhất là nhà quản lý cần cân đối tốt nhất giữa giá cả và chất lượng để đánh giá về tiêu chí này đối với nhân viên thu mua.
Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng mua đúng tiến độ
Đảm bảo hàng hóa được mua hoặc được giao đúng thời hạn, cụ thể là suôn sẻ qua các kênh phê duyệt bắt buộc và đáp ứng kỳ vọng đưa ra là điều rất quan trọng để giảm thời gian chết và tránh gây cản trở năng suất, đảm bảo chức năng thu mua mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của bạn. Do đó, đây cũng một tiêu chí mà bạn có thể áp dụng để đánh giá xếp loại nhân viên.
Địa điểm tìm việc làm nhân viên mua hàng uy tín
Nhân viên mua hàng là công việc khá đặc thù. Hầu như mọi người đều ít chú ý đến các vị trị “phía sau” như thế này. Vì thế tuyển dụng việc làm nhân viên mua hàng cũng không rầm rộ như một số ngành nghề hot khác như nhân viên kinh doanh, marketing…
Tuy nhiên ứng viên đừng quá lo lắng, bởi chỉ cần truy cập website Testcenter và tìm kiếm cơ hội công việc dành cho mình. Thông qua những mô tả công việc nhân viên mua hàng được trình bày khá chi tiết, từ công việc, nhiệm vụ, các yêu cầu, địa điểm làm việc cho đến mức lương, các chế độ đãi ngộ,… Tin rằng ứng viên tìm thấy những job uy tín và phù hợp nhất với mình.
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ khá chi tiết về công việc nhân viên mua hàng, giúp nhà quản lý nắm vững được các tiêu chí cần có trong quá trình đánh giá nhân viên thu mua. Bên cạnh đó, các ứng viên quan tâm đến vị trí này cũng có cách nhìn tổng quát hơn về công việc thu mua và biết được cần trau dồi những kỹ năng ra sao để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Chúc các bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong công việc của mình.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
