Hành chính nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên hành chính nhân sự phù hợp sẽ giúp nhà quản lý đánh giá chính xác nhân viên bộ phận này. Bài viết dưới đây, Testcenter sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật các thông tin về công việc, vai trò của bộ phận hành chính nhân sự cũng như các tiêu chí đánh giá nhân sự.
Hành chính nhân sự là gì?
Nguồn lực con người là yếu tố vô cùng quan trọng với sự phát triển của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Do đó công việc hành chính nhân sự là công việc quan trọng giúp tìm kiếm nhân tài, quản lý con người, quản lý các bộ phận trong công ty, giúp công ty có sự phát triển về chất lượng và số lượng của yếu tố nhân sự.
Một doanh nghiệp muốn phải triển thì phải có được đội ngũ nhân sự giỏi, chất lượng nhân sự được đảm bảo. Và hành chính nhân sự là bộ phận đảm đương nhiệm vụ quan trọng này. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa dành nhiều sự quan tâm và đầu tư đúng mức trong việc quản lý hành chính nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự chưa thực sự được làm tốt vai trò của mình gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của doanh nghiệp. Do đó, là nhà quản lý giỏi, bạn cần phải chú ý những vấn đề này.
>>> Tham khảo: Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên tuyển dụng hiệu quả
Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Về cơ bản, công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm phần công việc hành chính và công việc nhân sự:
Công việc hành chính
Các công việc thuộc phần hành chính của nhân viên hành chính nhân sự chính là:
- Thực hiện việc quản lý, sắp xếp các văn bản, giấy tờ, hồ sơ của công ty, nhân viên một cách khoa học nhất
- Thực hiện lưu trữ các văn bản, hồ sơ
- Tiến hành cập nhật thường xuyên các dữ liệu, giấy tờ, hợp đồng, văn bản,.. đến và đi
- Làm các văn bản, giấy tờ phục vụ cho công việc quản lý một cách có tổ chức, hệ thống
- Làm các nhiệm vụ khác theo chỉ thị mà cấp trên giao phó
Công việc nhân sự
Các công việc thuộc phần nhân sự của nhân viên hành chính nhân sự chính là:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thực hiện công tác tuyển dụng theo kế hoạch đề ra
- Dùng các phương pháp nghiệp vụ đã được đào tạo để tuyển dụng nhân sự cho nhân viên
- Tham gia vào việc vận hành hệ thống lương, thưởng, chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty
- Tiến hành theo dõi, quản lý và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên trong công ty
- Trực tiếp cập nhật, theo dõi và quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên trong công ty
- Tham gia vào việc xây dựng, giám sát triển khai hệ thống quản lý, đánh giá công việc tại các phòng ban, đơn vị theo đúng quy định đã đề ra
- Lên kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
Vai trò của bộ phận hành chính nhân sự trong doanh nghiệp
Như đã đề cập ở trên, bộ phận hành chính nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể:
Chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo
Nhân viên bộ phận hành chính nhân sự sẽ phụ trách tìm hiểu, quan sát về nhu cầu tuyển dụng của công ty, sau đó lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự về làm việc cho doanh nghiệp. Vì vậy, tuyển dụng là chức năng chính của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp.
Với các nhân sự tại công ty, hành chính nhân sự sẽ phụ trách việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới làm quen công việc hoặc tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao tay nghề, bồi dưỡng nghiệp cho các nhân sự đã làm việc được một thời gian.
Chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên
Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm việc thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Và công tác đánh giá này sẽ được bộ phận hành chính nhân sự thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để kịp thời khen thưởng, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn.
Duy trì không khí làm việc tốt trong tổ chức
Môi trường làm việc tốt giúp tăng năng suất làm việc của người lao động và vai trò của hành chính nhân sự lúc này chính là tìm hiểu điều kiện, lấy ý kiến về điều kiện làm việc từ nhân viên các bộ phận, sau đó đề xuất các giải pháp nhằm đem lại môi trường làm việc tốt, thoải mái cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
Có trách nhiệm giải quyết các mâu thuẫn
Trong một doanh nghiệp với rất nhiều con người thì việc xảy ra các mâu thuẫn là không thể tránh khỏi. Lúc này, bộ phận hành chính nhân sự sẽ đóng vai trò hòa giải và giải quyết các mâu thuẫn đó. Để thực hiện tốt vai trò này, hành chính nhân sự phải là bộ phận trung lập, lắng nghe ý kiến từ nhiều phía, tìm hiểu kỹ nguyên nhân, tình hình và có hành động xử lý kịp thời trước khi sự việc trở nên nghiêm trọng hơn.
Đảm nhiệm vai trò quan hệ công chúng
Trong nhiều công ty, hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ các bộ phận kinh doanh và marketing trong việc quan hệ công chúng. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc gặp gỡ với đối tác, buổi họp, hội thảo, họp báo,… chuẩn bị sao cho kỹ càng, chu đáo để các sự kiện gặp gỡ diễn ra thành công.
>>> Có thể bạn quan tâm: 5 tiêu chí đánh giá nhân sự mà bạn cần nắm vững
Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự
Tiếp đến, nhân viên hành chính nhân sự nếu muốn thực hiện tốt công việc của mình thì cần chú ý trau dồi các kỹ năng như sau:
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với những người khi làm việc ở bộ phận hành chính nhân sự. Đây là công việc có liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể với nhau. Do đó, khi thực hiện các công việc của bộ phận hành chính nhân sự thì bạn phải thật khéo léo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, trong các trường hợp cần thiết cần phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.
Kỹ năng giải quyết các xung đột
Các cuộc xung đột, mâu thuẫn nơi công sở là những điều không thể tránh khỏi ở bất kỳ công ty nào. Vì vậy đây chính là thách thức cũng như cơ hội để hành chính nhân sự thể hiện vai trò của mình trong việc giải quyết các mâu thuẫn nơi công sở. Để có thể giải quyết xung đột nơi công sở, đội ngũ hành chính nhân sự cần thu thập thông tin chính xác, tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất cho cả hai bên.
Kỹ năng tổ chức
Nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức để xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, hợp đồng và hồ sơ người lao động. Việc tổ chức, quản lý tốt giúp nhân viên hành chính nhân sự có thể làm việc một cách khoa học và giải quyết các công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn.
Những tiêu chí đánh giá quan trọng đối với nhân viên hành chính – nhân sự
Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng tiêu chí đánh giá xếp loại nhân viên hành chính – văn phòng khác nhau, linh hoạt theo tình hình thực tế của doanh nghiệp mình, thế nhưng sẽ những tiêu chí phổ biến như sau:
Tiêu chí hiệu suất tuyển dụng
Nhiệm vụ quan trọng nhất đối với nhân viên hành chính – nhân sự vẫn là công tác tuyển dụng, bổ sung nhân lực cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ này được đánh giá thông qua các tiêu chí sau:
- Chi phí tuyển dụng trung bình: Nhằm giúp nhân viên điều chỉnh việc chi tiêu khi tiến hành quy trình tuyển dụng, hoặc có thể thông qua tiêu chí này đề nghị công ty nâng ngân sách tuyển dụng phù hợp tình hình thực tế.
Công thức = Tổng số chi phí tuyển dụng trong kỳ / Tổng số nhân sự tuyển dụng trong kỳ
- Thời gian tuyển dụng trung bình: Thời gian tuyển dụng càng nhanh, hoạt động của doanh nghiệp càng sớm ổn định.
Công thức = Tổng số thời gian tuyển dụng trong kỳ / Tổng số nhân sự tuyển dụng trong kỳ
- Tỷ lệ CV phù hợp: Mỗi vị trí tuyển dụng tương thích những nguồn cung cấp ứng viên khác nhau. Tỷ lệ này càng cao, cho thấy nhân viên hành chính – nhân sự có năng lực lựa chọn nguồn ứng viên tốt.
Công thức = Tổng số CV được mời phỏng vấn trong kỳ / Tổng số CV nhận được trong kỳ
- Tỷ lệ ứng viên phù hợp theo từng nguồn tìm kiếm
Công thức = Tổng số CV từ nguồn A được mời phỏng vấn/ Tổng số CV ứng tuyển trong kỳ
“A” ở đây là những nguồn cung cấp ứng viên, điển hình là trang web tuyển dụng trực tuyến, mạng xã hội, người quen giới thiệu… Tỷ lệ này sẽ giúp nhân viên và doanh nghiệp khoanh vùng những nguồn ứng viên phù hợp cho từng vị trí.
- Tỷ lệ ứng viên trúng tuyển đến nhận việc: Tỷ lệ này càng cao càng cho thấy công tác tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, trao đổi phỏng vấn của nhân viên hành chính – nhân sự càng hiệu quả.
Công thức = Tổng số ứng viên trúng tuyển trong kỳ / Tổng số ứng viên trúng tuyển đến nhận việc trong kỳ
Tiêu chí hiệu suất đào tạo
Mỗi ứng viên trúng tuyển đến nhận việc đều sẽ tiếp nhận quá trình đào tạo, huấn luyện từ doanh nghiệp. Và đây là các tiêu chí đánh giá:
- Chi phí đào tạo trung bình: Tiêu chí này càng thấp càng tốt cho kết quả đánh giá của nhân viên hành chính – nhân sự. Một số doanh nghiệp còn chia ra chi phí đào tạo trung bình theo từng phòng ban, từng vị trí… để có cái nhìn sâu sát hơn, tạo thuận lợi cho việc điều chỉnh kế hoạch đào tạo trong tương lai.
Công thức = Tổng chi phí đào tạo trong kỳ / Tổng số nhân viên tuyển mới trong kỳ
- Thời gian đào tạo trung bình: Tiêu chí này thường kết hợp cùng chất lượng nhân viên sau đào tạo, vì vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ có khoảng thời gian đào tạo phù hợp riêng. Kết quả của nhân viên hành chính – nhân sự chỉ cần nằm trong khoảng thời gian quy định là tốt nhất.
Công thức = Tổng thời gian đào tạo ứng viên trong kỳ / Tổng số ứng viên được đào tạo trong kỳ
- Tỷ lệ ứng viên tiếp quản công việc sau đào tạo: Ứng viên trúng tuyển sau khi đào tạo mà không tiếp quản công việc sẽ gây tổn thất về chi phí đào tạo cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhân viên hành chính – nhân sự phải tham gia tham mưu nội dung đào tạo, khai thác và tuyển dụng đúng người, bố trí đúng việc, nâng cao tối đa tỷ lệ này.
Công thức = Tổng số nhân sự mới ký hợp đồng lao động trong kỳ / Tổng số ứng viên trúng tuyển được đào tạo trong kỳ
>> Có thể bạn quan tâm: 9 mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng cho doanh nghiệp
Tiêu chí hiệu suất công việc hành chính văn phòng
Công tác tuyển dụng, đào tạo là nội dung chính nhưng nhiệm vụ hành chính văn phòng vẫn luôn được chú trọng. Tiêu chí đánh giá nhân viên thường là sự ghi nhận tổng số lượng công việc mà nhân viên hành chính – nhân sự đã thực hiện, không tính theo tỷ lệ %
- Văn bản, hồ sơ
- Tổng số văn bản đã soạn thảo trong kỳ
- Số lượng hồ sơ lưu trữ trong kỳ theo nhóm cụ thể, ví dụ:
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ đấu thầu
- Hồ sơ cung ứng vật tư…
- Tổng số bản báo cáo đã thiết lập trong kỳ
- Quản lý tài sản, thiết bị của công ty
- Tổng số lần / số lượng đặt hàng văn phòng phẩm
- Tổng số lần cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban
- Tổng số lần trang thiết bị công ty sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng trong kỳ
- Thời gian tối đa tính từ lúc tiếp nhận yêu cầu từ nội bộ đến khi đơn vị sửa chữa đến khắc phục
- Tổ chức các sự kiện công ty
- Tổng số sự kiện mà nhân viên triển khai trong kỳ, bao gồm:
- Cuộc họp với đối tác và họp nội bộ
- Số buổi ghé thăm đối tác
- Sinh nhật, tất niên, liên hoan… trong công ty
- Thời gian chuẩn bị tối đa mỗi lần tổ chức sự kiện
- Thái độ chấp hành quy định của công ty
- Tổng số lần đi làm muộn
- Tổng số lần xin về sớm
- Tổng số ngày phép đã sử dụng
- Tổng số lần vi phạm nội quy công ty…
- Hưởng ứng kế hoạch của công ty
- Tổng số buổi tham gia các khóa đào tạo do công ty tổ chức
- Tổng số lần tham gia hoạt động ngoại khóa cùng công ty
- Tổng số lần tham gia đội ngũ triển khai kế hoạch của công ty…
>>> Tham khảo: Cách nhận xét đánh giá nhân viên sau đào tạo cho nhà quản lý
Kết luận
Hy vọng, những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về công việc hành chính nhân sự cũng như các tiêu chí đánh giá xếp loại nhân viên hành chính nhân sự hiệu quả mà nhà quản lý cần nắm vững. Bạn cũng có thể tham khảo phần mềm đánh giá nhân sự Testcenter để tối ưu công việc đánh giá nhân viên ở mọi bộ phận tại doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
