Hẳn bạn đã biết theo dõi tiến độ công việc bằng Excel là việc ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của các nhân viên trong dự án hoặc trong một bộ phận dưới dạng bảng tính. Vậy bạn có biết việc theo dõi tiến độ công việc bằng Excel có lợi ích gì? hay Tại sao nên theo dõi tiến độ công việc bằng Excel? Mời bạn cùng TestCenter.vn tìm hiểu những thông tin đó trong bài viết dưới đây nhé!
Quản lý tiến độ công việc có quan trọng không?
>> 5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel không thể bỏ qua
>> Tại sao doanh nghiệp nên quản lý công việc bằng Excel?
>> “Tất tần tật” thông tin về quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Khi nghe cụm từ “quản lý tiến độ”, chắc chắn mọi người sẽ nghĩ rằng công việc này chỉ liên quan đến sắp xếp thời gian sao cho hoàn thành deadline. Tuy nhiên, quản lý tiến độ còn có vai trò nhiều hơn thế nữa. Nó không chỉ quản lý thời gian mà còn quản lý nguồn tài nguyên, tài chính và đảm nhiệm cả chức năng báo cáo.
Quản lý tiến độ liên quan đến quản lý tài nguyên? Nghe có vẻ vô lý nhưng đây lại là sự thật. Các doanh nghiệp thường phải cân bằng nhu cầu của khách hàng với nguồn tài nguyên sẵn có để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn chất lượng như đã cam kết. Vì lý do này, việc quản lý thời gian dự án có liên quan đến quản lý nguồn tài nguyên.
Khi quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực phù hợp cho công việc cần thực hiện. Ví dụ, nếu cần thêm nguồn lực cho các nhiệm vụ sắp tới, doanh nghiệp có thể quyết định nên mở rộng quy mô nhân sự hay thuê nhân lực từ bên ngoài để làm các công việc ngắn hạn. Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ dự án đó là đảm bảo tính chính xác về tài chính.
Tại sao nên theo dõi tiến độ công việc bằng Excel?
Chúng ta nên theo dõi tiến độ công việc bằng Excel vì các lý do sau:
- Thứ nhất, Excel là một bằng tính được tạo nên từ các hàng và cột, nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng nhập các con số thống kế để thực hiện các phép tính toán khác nhau.
- Thứ hai, bảng tính Excel cho phép người dùng tính toán nhanh, chính xác và an toàn mà không cần đến sự hỗ trợ của các công cụ tính toán khác. Excel cung cấp rất nhiều các hàm tính khác nhau cho người dùng như Logic, AVG, Sum,…
- Thứ ba, Excel là công cụ được dùng để tính toán, không những thế, nó còn cực kỳ hiệu quả để xây dựng các dãy số trực quan, thực hiện việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ đối với các dự án một cách dễ dàng hơn.
- Thứ tư, phần mềm Excel có giao diện dễ sử dụng và dễ dàng. Nó là một phần mềm cơ bản được dạy phổ biến trong các chương trình đào tạo cơ bản hiện nay nên các bạn có thể dùng nó một cách dễ dàng.
- Thứ năm, dữ liệu các bạn tạo và đưa vào bảng tính Excel có thể dễ dàng chuyển đổi sang dạng slide PowerPoint để sử dụng.
- Thứ sáu, Excel là một kho lưu trữ thông tin với khối lượng lớn và giúp bạn chuyển thông tin từ nơi này sang nơi khác một cách dễ dàng.
Theo dõi tiến độ công việc bằng Excel có lợi ích gì?
Excel chính là công cụ tuyệt vời giải quyết tốt những khó khăn mà bạn đang gặp phải khi theo dõi tiến độ công việc. Khi nhân viên sử dụng Excel để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích như sau:
Quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ công việc của các thành viên
Tìm hiểu thêm:
>> Quản lý tiến độ công việc bằng Excel có ưu nhược điểm gì?
>> Các lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng Excel
>> Tài liệu đánh giá năng lực nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam
Trong một bảng quản lý công việc trên Excel, các bạn cần có những thông tin như: Các công việc đến thời điểm hiện tại đã được thực hiện như thế nào? Nó đã đúng với kế hoạch hay chưa? Thời gian thực hiện cụ thể như thế nào? Nó đã đảm bảo tiến độ hay bị chậm.
Tất cả các thông tin đều được ghi lại một cách chính xác, chi tiết và cụ thể đối với từng nhân viên tham gia dự án. Thông qua đó mà người quản lý có thể theo dõi và giám sát với từng nhân viên để luôn đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Quản lý dễ dàng phân chia công việc hợp lý cho các thành viên trong dự án
Excel giúp người quản lý dự án đảm bảo quản lý thời gian thực hiện của các nhân viên một cách hiệu quả nhất. Theo đó họ có thể bố trí thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể để đảm bảo đạt được hiệu quả và khoa học. Không những thế các bạn còn có thể đưa ra các phương án dự trù để giải quyết vấn đề được hiệu quả nhất.
Giúp đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của nhân viên chính xác
Dựa vào những thông tin và dữ liệu điền trong quá trình làm việc mà quản lý có thể nắm rõ được các thông tin về tiến độ làm việc và hiệu quả công việc của từng nhân viên như thế nào. Thông qua đó có thể có tiêu chí để đánh giá nhân viên một cách cụ thể và chính xác nhất.
Những công việc chưa hoàn thành tiến thông qua bảng thống kê Excel, bạn sẽ biệt nhân viên vào chưa được, họ đang vướng mắc ở khâu nào trong quá trình làm việc. Từ đó có thể đưa ra những góp ý, hỗ trợ, phương án xử lý hoặc thực hiện sửa đổi cách làm việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao nhất.
Kết luận
Có thể nói, theo dõi tiến độ công việc bằng excel là cực kỳ quan trọng để nhà quản lý nắm bắt được hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, quy trình này chỉ thực sự có hiệu quả khi giao đúng việc cho đúng người. Để làm được điều này, bạn cần đánh giá chính xác nặng lực hiện tại của nhân sự.
Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến chính là Hệ thống đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.vn. Nền tảng TestCenter.vn cho phép nhà quản lý đánh giá năng lực nhân viên thông qua các bài kiểm tra năng lực, tính cách và cách xử lý tình huống. Bên cạnh đó, bạn có thể chủ động tạo ra bài test dành riêng cho doanh nghiệp để nâng cao tính ứng dụng thực tiễn.
Hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp nhà quản lý có thể ứng dụng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel vào công tác quản lý tiến độ công việc một cách tối ưu nhất nhé!
TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
