Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp người dùng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Nếu bạn đang tìm hiểu về sơ đồ Gantt là gì, đừng bỏ qua bài viết của Testcenter sau đây. Bài viết này sẽ giải thích cho bạn về sơ đồ Gantt là gì và hướng dẫn đầy đủ về cách tạo, ứng dụng công cụ này.
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để biểu đồ hóa thời gian và tiến độ của các nhiệm vụ và công việc trong một dự án. Sơ đồ Gantt thường được sử dụng để hiển thị các hoạt động và nhiệm vụ theo dạng biểu đồ thanh ngang trên một trục thời gian.
Sơ đồ Gantt được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi, quản lý các dự án từ đơn giản đến phức tạp. Tuy vậy, trên thực tế, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng sơ đồ này để trực quan hóa quá trình thực hiện các nhiệm vụ của mình được hiệu quả hơn.
Các thành phần cơ bản của Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt được tạo thành từ hai trục:
- Trục hoành thể hiện mốc thời gian của dự án, thường được biểu thị bằng các ngày, tuần hoặc tháng.
- Trục tung thể hiện danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án.
Trong đó, chi tiết thông tin về những thành phần của 2 trục này trong sơ đồ Gantt như sau:
- Trục thời gian: Trục ngang của biểu đồ thể hiện thời gian, thường được chia thành các đơn vị thời gian như ngày, tuần hoặc tháng, tùy thuộc vào quyết định của dự án.
- Công việc hoặc nhiệm vụ: Các công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể trong dự án được liệt kê dọc theo trục dọc của biểu đồ. Mỗi công việc sẽ được biểu thị bằng một thanh ngang trên trục thời gian.
- Nhân sự: Ai là người sẽ thực hiện các công việc/nhiệm vụ được nêu ở trên.
- Thời gian dự kiến: Mỗi thanh ngang biểu thị thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ đó.
- Tiến độ thực tế: Trong quá trình dự án diễn ra, tiến độ thực tế của công việc sẽ được cập nhật trên biểu đồ để thể hiện mức độ hoàn thành thực tế.
Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt là gì?
Quá trình sử dụng sơ đồ Gantt sẽ có những ưu – nhược điểm riêng. Vậy, những Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé:
Ưu điểm của sơ đồ Gantt là gì?
Quá trình sử dụng sơ đồ Gantt sẽ có những ưu điểm sau:
- Giúp người quản lý dự án biến kế hoạch dự án phức tạp thành biểu đồ thời gian dự án trực quan dễ hiểu.
- Công cụ hoàn hảo để so sánh hiệu suất thực tế của nhóm dự án với kế hoạch dự án ban đầu, lịch trình và cơ sở chi phí để xác định xem dự án có đang được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách hay không.
- Giúp người quản lý dự án hiểu cả phạm vi của dự án và lịch trình của dự án từ đầu đến cuối, bao gồm cả sự phụ thuộc giữa các công việc.
- Cũng được coi là một công cụ quản lý tài nguyên vì nó cho phép người quản lý dự án hiểu cách họ phân bổ tài nguyên của mình.
>>> Tìm hiểu thêm: Đánh giá nhân viên hiệu quả với 3 bước dành cho nhà quản lý
Nhược điểm của sơ đồ Gantt là gì?
Bên cạnh những ưu điểm, sơ đồ Gantt còn có những nhược điểm sau:
- Có thể khó hiểu đối với một số thành viên nhóm và bên liên quan không quen với chúng.
- Không phải tất cả các phần mềm sơ đồ Gantt có sẵn trên thị trường đều cung cấp các tính năng tương tự, đây là điều cần lưu ý vì một số phần mềm thiếu các tính năng quan trọng.
- Các công cụ dự án khác như danh sách tác vụ hoặc bảng Kanban có thể là phương pháp dễ dàng hơn để theo dõi các tác vụ, chẳng hạn như khi quản lý các nhóm nhỏ hoặc các dự án ngắn hạn.
- Sơ đồ Gantt hoạt động theo cách tuyến tính và không linh hoạt cho các dự án theo phương pháp Agile.
Cách tạo sơ đồ Gantt như thế nào?
Để tạo sơ đồ Gantt, bạn có thể tham khảo những bước sau đây và áp dụng linh hoạt vào quá trình quản lý dự án của mình. Cụ thể như sau:
Lập kế hoạch tạo biểu đồ Gantt
Để tạo biểu đồ Gantt, bạn có thể tham khảo ngay những bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xác định công việc và nhiệm vụ
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để lập sơ đồ Gantt. Bạn cần liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án, bao gồm cả các công việc phụ thuộc và các công việc không phụ thuộc. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải đảm bảo rõ ràng về mô tả và phạm vi của mỗi công việc.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách nhận xét đánh giá nhân viên sau đào tạo chuẩn xác
Bước 2: Xác định thời gian ước tính
Sau khi liệt kê tất cả các công việc, bạn cần xác định thời gian dự kiến để hoàn thành từng công việc. Thời gian dự kiến này có thể được xác định dựa trên kinh nghiệm, dữ liệu lịch sử hoặc các ước tính từ các thành viên trong nhóm. Bạn cần sử dụng đơn vị thời gian phù hợp (ngày, tuần, tháng) để xác định thời gian.
Bước 3: Xác định sự phụ thuộc và thứ tự công việc
Ở bước tiếp theo, bạn cần xác định thứ tự các công việc và nhiệm vụ, biết được công việc nào phải hoàn thành trước công việc khác. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (ví dụ: công việc A phải hoàn thành trước khi công việc B bắt đầu).
>>> Tìm hiểu thêm: Top 10 mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng cho doanh nghiệp
Bước 4: Vẽ, tạo sơ đồ Gantt
Sau khi đã có tất cả thông tin cần thiết, bạn có thể bắt đầu tạo và sử dụng sơ đồ Gantt để hiển thị thông tin này. Sử dụng các công cụ hoặc phần mềm quản lý dự án (như Microsoft Project, Excel hoặc các công cụ trực tuyến) để bắt đầu xây dựng bản dự án ban đầu.
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh sự phù hợp
Trong quá trình sử dụng sơ đồ Gantt, bạn cần theo dõi và điều chỉnh thời gian ước tính, sắp xếp lại lịch trình nếu cần thiết để đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng hạn và hiệu quả. Điều này giúp bạn duy trì lịch trình dự án trong thời gian thực và đưa ra quyết định dựa trên thông tin cụ thể.
3 cách tạo sơ đồ Gantt đơn giản
Để tạo sơ đồ Gantt đơn giản, bạn có thể tham khảo 3 cách tạo như sau:
Sử dụng các phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý dự án là một lựa chọn tuyệt vời để tạo sơ đồ Gantt. Các phần mềm này cung cấp nhiều tính năng và chức năng, giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý sơ đồ Gantt.
Ưu điểm:
- Nhiều tính năng và chức năng, giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý sơ đồ Gantt
- Hỗ trợ nhiều dự án cùng lúc.
- Cho phép theo dõi tiến độ dự án và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
- Có thể được sử dụng cho các dự án thuộc mọi quy mô.
Nhược điểm:
- Có thể tốn kém.
- Có thể khó học cách sử dụng.
Một số phần mềm quản lý dự án phổ biến: Microsoft Project, Asana, Trello, Jira, Wrike,…
Sử dụng các công cụ trực tuyến
Các công cụ trực tuyến là một lựa chọn tuyệt vời cho các dự án nhỏ hoặc các dự án mà bạn cần tạo sơ đồ Gantt nhanh chóng và dễ dàng.
Ưu điểm:
- Miễn phí hoặc chi phí thấp.
- Dễ sử dụng.
- Có thể được truy cập từ bất kỳ đâu.
Nhược điểm:
- Có thể không cung cấp nhiều tính năng như phần mềm quản lý dự án.
- Chỉ có thể được sử dụng cho một dự án cùng lúc.
Một số công cụ trực tuyến tạo sơ đồ Gantt phổ biến: GanttPRO, Easy Gantt, Smartsheet, Monday.com, ClickUp,…
Bên cạnh những công cụ này, bạn cũng có thể tham khảo thêm nền tảng quản lý, số hóa quy trình đánh giá nhân sự Testcenter.vn. Với ứng dụng các công nghệ hiện đại, Testcenter sẽ giúp bạn đánh giá được quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự chuẩn quốc tế.
Testcenter cũng cung cấp hệ thống báo cáo, thống kê kết quả trực quan. Từ đó giúp bạn có thể hiển thị được kết quả kiểm tra năng lực, quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự chi tiết và rõ ràng hơn.
Tạo sơ đồ Gantt bằng Excel
Bạn cũng có thể tạo sơ đồ Gantt bằng Excel. Để áp dụng cách tạo sơ đồ Gantt bằng cách này, bạn có thể tải ngay file hướng dẫn chi tiết sau đây:
>>> Tìm hiểu thêm: Gợi ý xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Cách sử dụng sơ đồ Gantt trong quản lý
Bạn có thể sử dụng sơ đồ Gantt trong quá trình quản lý dự án cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể, sơ đồ Gantt sẽ hữu ích để sử dụng cho những mục đích sau đây:
- Lập kế hoạch dự án: Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án xác định các công việc cần thiết, thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
- Theo dõi tiến độ dự án: Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ của từng công việc và của toàn bộ dự án.
- Quản lý các nguồn tài nguyên hiệu quả: Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
- Phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời: Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp kịp thời.
Sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích cho các nhà quản lý dự án ở mọi quy mô. Bằng cách sử dụng sơ đồ Gantt, bạn có thể cải thiện khả năng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. Hy vọng với bài viết thuộc chuyên mục Tin Tức hôm nay của Testcenter, bạn sẽ hiểu hơn về sơ đồ Gantt là gì và cách ứng dụng của nó như thế nào.
Xem thêm: Kaizen là gì? Tầm quan trọng của phương pháp cải tiến liên tục
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
