Reference check là khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp xác minh thông tin về ứng viên một cách chính xác và đáng tin cậy. Trong bài viết này, Testcenter giới thiệu đến bạn khái niệm reference check là gì và cách thực hiện hiệu quả nhất.
Reference check là gì?
Để tìm được ứng viên có kinh nghiệm thực thụ thì reference check là bước không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Thống kê cho thấy, có tới 95% nhà tuyển dụng thực hiện reference check. Dưới đây là định nghĩa reference check là gì, mục đích và quy trình thực hiện giúp bạn hiểu hơn về công việc này.
Reference check là gì?
Reference check hay còn gọi là kiểm tra tham chiếu, là quá trình nhằm xác minh thông tin về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, trình độ học vấn và lý lịch của ứng viên từ những người có liên quan, ví dụ như người quản lý trực tiếp trước đó, đồng nghiệp cũ, giáo viên,…
Thông tin của những người tham chiếu thường được ghi trong CV của ứng viên hoặc nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cung cấp trong quá trình phỏng vấn.
Quy trình thực hiện reference check
Thường thì việc kiểm tra tham chiếu sẽ được tiến hành gần cuối quá trình tuyển dụng. Tùy theo từng công ty mà sẽ cố quy trình reference check khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình sẽ gồm có 4 bước sau đây:
- Bước 1: Thu thập thông tin liên lạc của người được ứng viên đưa ra làm tham chiếu (reference). Thông thường, bộ phận tuyển dụng sẽ hỏi ý kiến hoặc thông báo cho ứng viên trước khi thực hiện kiểm tra tham chiếu.
- Bước 2: Lập danh sách các thông tin cần xác thực và các câu hỏi về ứng viên. Chuẩn bị một list các câu hỏi liên quan đến điều bạn cần biết, chẳng hạn như “Bạn đánh giá khả năng làm việc nhóm của ứng viên như thế nào?”. Việc đặt câu hỏi chính xác sẽ quyết định phần lớn hiệu quả của quá trình reference check.
- Bước 3: Liên hệ với người tham chiếu bằng email hoặc số điện thoại để xác nhận thông tin và thu thập ý kiến của họ về ứng viên.
- Bước 4: Khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn họ. Hãy giữ liên lạc với họ, vì rất sau này có thể bạn sẽ muốn hỏi thêm các thông tin khác.
Lợi ích của reference check là gì?
Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các công ty lớn đều thực hiện reference check trong quy trình tuyển dụng. Vậy lợi ích thực sự của việc thực hiện reference check là gì? Đó là:
Giúp thu thập thêm thông tin về ứng viên
Tham chiếu là một trong những nguồn thông tin tốt nhất về ứng viên mà bạn đang phỏng vấn. Thực tế, đây có thể là nguồn thông tin chính xác duy nhất về hiệu suất tại nơi làm việc và kỹ năng liên quan đến công việc của ứng viên.
Việc sử dụng những câu hỏi đúng trong quá trình kiểm tra tham chiếu có thể cung cấp cho bạn một số thông tin quý giá, chẳng hạn như điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên, khả năng đáp ứng deadline và sự chủ động trong công việc. Điều này có thể giúp bạn xác định xem ứng viên có các kỹ năng và thuộc tính phù hợp với vị trí mà mình đang cần tuyển hay không.
Xem thêm: Cách kiểm tra thông tin ứng viên trên CV chuẩn 100%
Đánh giá sự phù hợp của ứng viên với công việc
Để tìm được một nhân sự xuất sắc thì ngoài kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, bạn cần xem xét cả khía cạnh phù hợp với cấp trên, định hướng của công ty và văn hóa doanh nghiệp (job-fit).
Thực hiện reference check là một cách hiệu quả giúp xác định xem ứng viên có phù hợp hay không. Bởi, không ai hiểu rõ về ứng viên hơn người đã làm việc cùng họ.
Xác minh thông tin của ứng viên
Lợi ích quan trọng nhất của việc kiểm tra tham chiếu là giúp bạn xác minh các thông tin trên CV của ứng viên, chẳng hạn như chức danh, nhiệm vụ, trách nhiệm tại nơi làm việc và kỹ năng… Dựa vào thông tin đó, bạn sẽ biết được liệu rằng ứng viên này có phù hợp với công ty của mình hay không. Bạn có thể tham khảo thêm những cách đánh giá ứng viên sau phỏng vấn chuẩn nhất.
4 điểm cần lưu ý trong quá trình reference check là gì?
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao, trong quá trình reference check, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
Xác định người cần liên hệ
Trước khi tiến hành reference check, bạn cần xác định ai là người phù hợp để liên hệ và thu thập thông tin. Thông thường, người được tham chiếu có thể là cấp trên trực tiếp của ứng viên, đồng nghiệp cùng làm việc, hoặc nhà quản lý trước đây của ứng viên. Ngoài ra, cũng nên cân nhắc tìm nguồn tham chiếu bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
Cách thức liên hệ với người được tham chiếu
Sau khi xác định được người cần liên hệ, bạn cần xác định cách thức liên hệ phù hợp, thường là qua email hoặc gọi điện thoại trao đổi trực tiếp. Trước khi liên hệ, hãy xác định lịch trình phù hợp và cho họ có thời gian chuẩn bị. Gửi cho họ thông tin cần thiết, như tên ứng viên, vị trí ứng tuyển và một số câu hỏi cơ bản bạn muốn hỏi. Hãy lịch sự, chuyên nghiệp và biểu đạt rõ ràng mục đích của cuộc gọi hoặc email.
Các câu hỏi cần đặt trong quá trình reference check
Khi thực hiện kiểm tra tham chiếu, hãy chuẩn bị một danh sách các câu hỏi, tập trung vào những khía cạnh quan trọng như hiệu suất làm việc, kỹ năng chuyên môn, thái độ làm việc, khả năng làm việc nhóm và độ tin cậy của ứng viên.
Dưới đây là một số gợi ý khác cho câu hỏi trong quá trình reference check khi tuyển dụng nhân sự:
Xác nhận thông tin cơ bản
Bạn xác nhận rằng bạn A đã làm việc tại công ty ABC và giữ vị trí nào trong thời gian nào?
Đánh giá hiệu suất làm việc
- Bạn có thể miêu tả về hiệu suất làm việc của bạn A trong vai trò đó?
- Bạn đã ghi nhận thành tích nổi bật nào của bạn A trong công việc?
Kỹ năng chuyên môn
- Bạn A có nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc không?
- Bạn nhận định như thế nào về khả năng kỹ thuật và chuyên môn của bạn A?
Thái độ làm việc và tương tác
- Bạn A có thể làm việc hiệu quả trong môi trường đội nhóm không?
- Bạn có thể chia sẻ về thái độ làm việc, sự chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của bạn A?
Khả năng quản lý và tổ chức
- Bạn A có khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc không?
- Bạn đã quan sát những kỹ năng tổ chức và lãnh đạo nào từ bạn A?
Điểm mạnh và điểm yếu
- Theo bạn, điểm mạnh chính của bạn A là gì?
- Bạn có nhận thấy điểm yếu nào cần cải thiện của bạn A không?
Độ tin cậy và trung thực
- Bạn có tin tưởng vào độ tin cậy và trung thực của bạn A không?
- Bạn có ví dụ nào về sự trung thực và độ tin cậy của bạn A trong công việc?
Tương lai và khuyến nghị
- Nếu bạn A xin làm việc lại tại công ty, bạn có muốn tuyển dụng lại không? Tại sao?
- Bạn có lời khuyên nào để chúng tôi và bạn A có thể hợp tác hiệu quả hơn trong công việc?
Yêu cầu xin thêm thông tin
Liệu tôi có thể nói chuyện với một người khác để thu thập thêm thông tin về bạn A không?
Đánh giá thông tin nhận được
Khi thu thập thông tin từ người được tham chiếu, hãy lắng nghe và ghi chép kỹ lưỡng. Đánh giá thông tin nhận được dựa trên sự trung thực, mức độ đáng tin cậy và những nhận xét được đưa ra. Tuy nhiên, cũng hãy xem xét rằng một số ý kiến có thể bị thiên vị hoặc không phản ánh đầy đủ về ứng viên. Hãy tổng hợp và phân tích thông tin để có cái nhìn tổng quan về ứng viên.
Thời điểm thực hiện reference check phù hợp nhất
Thời điểm thích hợp nhất để thực hiện reference check là khi doanh nghiệp cần đưa ra quyết định trong tuyển dụng. Việc này đảm bảo rằng kiểm tra tham chiếu được tiến hành để xác định mức độ phù hợp của ứng viên với những yêu cầu và kỳ vọng của doanh nghiệp.
Có ba thời điểm thích hợp nhất để thực hiện reference check đó là:
- Sau buổi phỏng vấn trực tiếp với ứng viên: Khi đã lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng và ghi nhận ưu khuyết điểm mà ứng viên trình bày.
- Khi hoàn tất phỏng vấn và có số lượng ứng viên phù hợp cao hơn nhu cầu tuyển dụng: Đây là thời điểm cần thêm thông tin để đánh giá những ứng viên nổi bật hơn.
- Khi cần kiểm chứng lại độ chuẩn xác của một số chi tiết liên quan đến ứng viên: Trường hợp này xảy ra hiếm khi, chỉ khi doanh nghiệp cần xác minh một hoặc một số thông tin cụ thể về ứng viên.
Những mẹo giúp reference check nhanh chóng và chính xác
Bên cạnh việc tìm đúng người tham chiếu và đặt đúng câu hỏi, dưới đây là một số mẹo giúp bạn thực hiện reference check nhanh chóng và chính xác:
- Chuẩn bị trước: Xác định trước thông tin cần thiết về ứng viên và ghi chú lại các câu hỏi quan trọng mà bạn muốn hỏi người được tham chiếu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Giao tiếp một cách lịch sự và tử tế: Khi tiếp cận và liên hệ với người được tham chiếu, hãy ghi nhớ thể hiện sự tôn trọng và cảm ơn vì sự hỗ trợ của họ. Nhờ đó, họ sẽ thoải mái chia sẻ chính xác những thông tin mà bạn cần.
- Tìm nguồn tham khảo khác: Nếu cần, bạn có thể xem xét liên hệ với người khác có liên quan đến ứng viên để có được nhiều góc nhìn và thông tin đa chiều.
Kết luận
Không thể phủ nhận được vai trò của reference check trong việc tuyển dụng. Thực hiện quy trình reference check đúng và đủ giúp bạn có cái nhìn tổng quan chính xác về ứng viên, từ đó ra quyết định tuyển dụng hợp lý nhất.
Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ reference check là gì, có những lợi ích gì và quy trình thực hiện như thế nào để đem lại kết quả tốt nhất. Nếu bạn có thêm những kinh nghiệm tuyển dụng hay, hãy chia sẻ với TestCenter nhé! Chúc bạn thành công.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
