Việc quản lý công việc nói chung và quản lý tiến độ công việc bằng Excel nói riêng là điều cần thiết ở mọi loại hình kinh doanh khác nhau. Quản lý tiến độ công việc bằng Excel cũng là một tiêu chí để đánh giá nhân viên chính xác hơn. Vậy quản lý tiến độ công việc bằng Excel có ưu nhược điểm gì?
Tại sao cần quản lý tiến độ công việc bằng Excel?
Tham khảo thêm:
>> 5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel không thể bỏ qua
>> Tại sao doanh nghiệp nên quản lý công việc bằng Excel?
>> “Tất tần tật” thông tin về quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Trong công việc, bạn thường phải sử dụng nhiều phương pháp để quản lý tiến độ công việc như bảng tính, lưu trữ đám mây, email và tài liệu giấy,… Các tài liệu và dữ liệu quan trọng có thể trở nên khó theo dõi hoặc bị mất khi mọi người di chuyển giữa các hệ thống. Do đó, việc quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ mang lại những lợi ích như:
Giúp theo dõi, giám sát tiến độ công việc
Nhìn vào bảng quản lý tiến độ công việc chúng ta có thế thấy rõ được các thông tin như: các công việc đã thực hiện đến thời điểm hiện tại, có đúng với kế hoạch đề ra không, thời gian thực hiện như thế nào, có bị chậm so với tiến độ không. Tất cả được tiến hành một cách chính xác, nhanh chóng, dễ dàng nhất.
Giúp phân chia công việc hợp lý
Bảng Excel quản lý tiến độ công việc sẽ thể hiện rõ về thời gian thực hiện các công việc sẽ được bố trí theo từng mốc thời gian phù hợp nhất và sẽ có những phương án dự trù việc phát sinh trong quá trình làm việc, thời gian thực hiện công việc như thế nào, nhân sự như thế nào để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Dễ dàng trong việc đánh giá tiến độ công việc
Dựa vào bảng quản lý tiến độ công việc sẽ dễ dàng thấy được quá trình công việc hiện nay ra sao, có gặp vướng mắc ở bộ phận nào hay khâu kỹ thuật nào không. Từ đó, đưa ra những góp ý hay các phương án xử lý hay sửa đổi cách làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất.
Quản lý tiến độ công việc bằng Excel cho phép bạn quản lý toàn bộ chu trình công việc của mình ở một nơi và cung cấp cho bạn một điểm truy cập duy nhất cho tất cả dữ liệu liên quan đến công việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể xem tất cả các công việc được giao và thời gian được phân bổ, các ngày quan trọng và tài liệu liên quan trong một bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.
Quản lý tiến độ công việc bằng Excel có ưu nhược điểm gì?
Ưu điểm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý công việc bằng Excel bởi sự chính xác và tiện lợi. Excel được xem là công cụ quản lý công việc miễn phí, phù hợp cho cá nhân và đội ngũ nhân sự văn phòng. Và dưới đây là các ưu điểm khi sử dụng Excel:
Tiết kiệm lớn về thời gian và tiền bạc
Excel chỉ là một công cụ bạn cần để thực hiện các tác vụ khác nhau cho các dự án kinh doanh hoặc công việc tự do của mình. Do đó, bạn không cần phải đầu tư mua thêm phần mềm. Hơn nữa, nếu các thành viên trong nhóm đã biết sử dụng Excel, bạn cũng tiết kiệm được thời gian đào tạo công cụ mới.
Kho dữ liệu trong bảng tính toàn diện
Trong Excel, bạn có tùy chọn lưu trữ dữ liệu dự án trực tiếp trong cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể truy cập hoặc khôi phục dữ liệu dự án cụ thể từ một nơi trong khi quản lý các nhiệm vụ dự án.
Không chỉ vậy, việc tạo bảng tính toàn diện trong sổ làm việc Excel để lưu trữ hàng triệu dữ liệu để phân tích dữ liệu lớn cũng rất thuận tiện. Bạn có thể thao tác dữ liệu bằng một vài phím tắt và đánh dấu dữ liệu quan trọng được liên kết với phương pháp phát triển dự án.
Dễ dàng theo dõi danh sách việc cần làm & tiến trình dự án
Nếu bạn cần luân chuyển danh sách việc cần làm tương tác giữa các thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng Excel để tiết kiệm tiền cho các ứng dụng bổ sung. Giao diện người dùng tương tác cho phép bạn tạo danh sách nhiệm vụ bằng cách sử dụng hàng và cột. Bạn cũng có thể tích hợp bảng Excel trong cổng web, MS Word và Microsoft OneDrive để dễ dàng truy cập.
Các mẫu đơn giản để lập lịch làm việc
Người quản lý dự án hoặc người làm nghề tự do sử dụng các mẫu Excel cho lịch trình làm việc. Bạn có thể dễ dàng theo dõi những điều sau trong Excel:
- Thời gian của các thành viên trong nhóm.
- Thời gian dành cho các nhiệm vụ của dự án.
- Khoảng thời gian còn lại để hoàn thành dự án.
- Đang tiếp cận thời hạn của dự án.
Nhược điểm
Bên cạnh các ưu điểm kể trên thì sử dụng Excel cũng tồn tại nhiều nhược điểm như:
Template rất phức tạp, khó sử dụng
Để có được một trang tính dành cho quản lý tiến độ dự án, Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và cả các thủ thuật nâng cao. Rất ít người có thể tự tạo ra một file Excel dành riêng cho doanh nghiệp. Hầu hết họ sử dụng các template miễn phí hoặc được rao bán trên mạng. Tuy nhiên, những template đó là bản mẫu dùng chung cho tất cả mọi người nên tính năng “vừa thừa vừa thiếu” đối với nhu cầu của doanh nghiệp.
Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Đa số người dùng các chương trình Microsoft nói chung và Excel nói riêng đều đã từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, vì sự cố nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, nhiễm virus,… Nếu người quản lý là bạn làm biến mất file Excel quản lý tiến độ, chính bạn là nguyên nhân gây ra sự chậm tiến độ làm việc trong doanh nghiệp.
Một yếu tố quan trọng khác là lượng dữ liệu cần lưu trữ. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ cần theo dõi và lưu lại lịch sử tiến độ công việc trong thời gian dài chứ không chỉ trong một tuần hay một tháng. Giả sử bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 4 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 48, trong hai năm là 96 và cứ thế tăng lên.
Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác
Bạn có thể chủ động quản lý tiến độ công việc của dự án, hoặc giao việc đó cho một nhân viên cụ thể. Dù là cách nào đi chăng nữa thì đều có một quy trình tương tự nhau. Khi một thành viên của dự án hoàn thành một đầu việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật thủ công vào file Excel. Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung rồi gửi file qua Email hoặc Google Drive cho tất cả mọi người có liên quan. Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu.
Việc cập nhật file Excel phải qua trung gian nên thường xuyên bị chậm trễ. Rất có thể ngay khi bạn vừa có trong tay một bản báo cáo tiến độ thì một đầu việc lớn được hoàn thành, ngay lập tức các con số cần phải chỉnh sửa, tính toán và gửi lại. Cũng có khi bước vào thời kỳ nước rút của dự án, một ngày bạn cần báo cáo tiến độ tận 5 lần. Một quy trình thủ công với Excel chắc chắn không đáp ứng đủ yêu cầu đó.
Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel
Với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc, đặc biệt là xem kết quả thực hiện. Một đầu việc được nhân viên báo cáo hoàn thành, và bạn chỉ biết có vậy chứ không hề xem được bằng chứng nào cả. Điều này gây ra sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung.
Mẫu quản lý tiến độ công việc bằng Excel cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số mẫu quản lý tiến độ công việc bằng Excel thông dụng, mời bạn tham khảo:
Quản lý dòng thời gian – Timeline template
Tìm hiểu thêm:
>> Các lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng Excel
>> Tài liệu đánh giá năng lực nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam
Biểu đồ Gantt – Gantt Chart template
Danh sách việc cần làm – To-do list template
Theo dõi vấn đề – Issue tracking template
Thẻ thời gian hàng tuần – Weekly timecard template
Kết luận
Có thể nói, quản lý tiến độ công việc là cực kỳ quan trọng để nhà quản lý nắm bắt được hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, quy trình này chỉ thực sự có hiệu quả khi giao đúng việc cho đúng người. Để làm được điều này, bạn cần đánh giá chính xác nặng lực hiện tại của nhân sự.
Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay chính là Hệ thống đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.vn. Nền tảng TestCenter.vn cho phép nhà quản lý đánh giá năng lực nhân viên thông qua các bài kiểm tra năng lực, tính cách và cách xử lý tình huống. Bên cạnh đó, bạn có thể chủ động tạo ra bài test dành riêng cho doanh nghiệp để nâng cao tính ứng dụng thực tiễn.
Tóm lại, Excel là một công cụ quản lý tiến độ công việc thông dụng bởi nó mang lại nhiều ưu điểm. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp Excel cũng còn tồn tại nhiều bất cập.
TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
