Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel đã tồn tại rất lâu ở nhiều doanh nghiệp. Dù hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý hồ sơ người lao động tối ưu hơn, nhưng file Excel vẫn còn được tin dùng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn về các biểu mẫu nhân sự Excel, các thành phần cần có trong mẫu file Excel.
Thành phần cần có trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?
Chúng ta biết rằng, mẫu quản lý nhân sự bằng Excel sẽ bao gồm hầu như đầy đủ các thông tin cơ bản về danh sách nhân sự, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp. Đặc biệt là các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật. Cụ thể như sau:
- Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự sẽ được cấp một một mã số cố định và đảm bảo không trùng nhau. Mã số này sẽ được dùng để theo dõi việc chấm công hoặc các chế độ liên quan.
- Họ và tên nhân viên
- Bộ phận, phòng ban làm việc
- Cấp bậc nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…
- Vị trí công việc: Tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả cấp bậc hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên Marketing
- Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
- Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Trình độ học vấn: Trình độ học vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường Đại học, chuyên ngành
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khỏe có đóng dấu, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, ảnh thẻ,…
- Lương thưởng và phụ cấp: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…
- Kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. Nên giới hạn số lượng và chỉ lựa chọn hiển thị 1-5 kinh nghiệm làm việc quan trọng nhất của nhân sự.
>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Những điều cần biết về số hóa quản trị nhân sự
Nên sử dụng những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel nào?
Để quản lý một cách tổng quát và đầy đủ thì ngoài file hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng thêm các biểu mẫu nhân sự Excel khác như:
- Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan nhất về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn hợp đồng).
- Quản lý hợp đồng: Quản lý thông tin hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Các trường thông tin của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, tuy nhiên lại bao hàm lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.
- Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên mới. File quản lý hồ sơ bằng Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.
>> Tham khảo thêm: Bật mí bảng đánh giá nhân viên hiệu quả và chính xác nhất
- Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cũng tương tự như biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần quan tâm hơn sự thay đổi của các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng như hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
- Biến động tiền lương: Không phải là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level, luân chuyển vị trí, chuyển công tác,…
Ưu và nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Hiện nay có doanh nghiệp vẫn còn sử dụng Excel để quản lý nhân sự, nhưng cũng có doanh nghiệp đã thay thế Excel bằng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ như vậy là vì Excel có nhiều ưu điểm, nhưng cùng tồn tại nhiều nhược điểm.
Ưu điểm
- Thao tác đơn giản
Các thao tác trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ sử dụng, mọi người dùng đều có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mềm Excel có tính phổ biến rộng và chi phí đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.
- Đa dạng các biểu mẫu
Công cụ hỗ trợ cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel. Ngoài những form biểu mẫu được cung cấp sẵn, bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.
>> Xem ngay: 5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel không thể bỏ qua
- Sử dụng dễ dàng
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan một cách dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.
Nhược điểm
- Không đảm bảo tính bảo mật
Biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật vì không có tính phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… thì việc kiểm soát bảo mật là rất khó.
- Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn. Cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại sẽ rất khó để một người mới có thể tiếp quản.
- Khả năng tích hợp kém
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó.
- Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công nên sai sót là điều sớm muộn. Sai sót sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.
>> Tham khảo thêm: Tài liệu đánh giá năng lực nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam
- Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu sẽ ngày càng gia tăng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Người quản lý cũng không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột được. Nên về lâu dài, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.
Kết luận
Không có gì là tuyệt đối, có thể quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel chưa thật sự tối ưu nhưng nó cũng có nhiều ưu điểm. Vậy nên việc chọn lựa sử dụng hay không và sử dụng thế nào là phù thuộc vào tình hình thực tiễn và phương thức quản lý của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp hệ thống đánh giá năng lực nhân sự hiện đại nhằm đạt được hiệu quả một cách tốt nhất.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
