Mách bạn 3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cực đơn giản

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng đặc biệt quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn. Bởi cuộc sống hiện đại ngày càng bận rộn, nhịp sống cũng vận động nhanh hơn rất nhiều. Vậy kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào? Đâu là những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả?

Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào?

Có khi nào bạn cảm thấy có quá nhiều việc để làm nhưng quỹ thời gian mà bạn có không đủ để hoàn thành tất cả? Hoặc bạn cảm thấy mình có quá nhiều thời gian rỗi và không biết làm gì để giết thời gian? Đó là vì bạn chưa quản lý thời gian hiệu quả cũng như chưa nắm hết tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian. Vậy kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như thế nào?

Không mất quá nhiều công sức để hoàn thành mọi việc

Khi bạn có thể làm chủ được thời gian, đồng nghĩa với việc bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ biết cách ưu tiên và xử lý công việc mà không mất quá nhiều công sức.

>> Xem thêm: 3 bước xây dựng chiến lược nhân sự dành cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, hoàn thành công việc tốt sẽ tạo thêm động lực giúp bạn làm việc. Bằng việc ý thức sử dụng thời gian, sắp xếp công việc khoa học bạn sẽ hoàn thành các mục tiêu đặt ra dễ dàng hơn.

Có thêm năng lượng và thời gian để làm việc yêu thích

Khi hoàn thành xong mọi công việc trong thời gian cho phép, bạn sẽ cảm thấy như được nạp đầy pin để chuẩn bị cho các dự định mới. Bên cạnh thời gian chăm sóc cá nhân thì quản lý thời gian tốt sẽ dành được thời gian cho riêng mình để làm những việc yêu thích. Ví dụ như học thêm những kỹ năng mới, có thời gian để nuông chiều bản thân,…

Nâng cao sự tự tin cho bản thân

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ nâng cao sự tự tin của bạn. Bạn sẽ dành nhiều thời gian chăm sóc cho bản thân hơn, hoàn thiện và tích lũy thêm các kiến thức xã hội,… từ đó giúp bạn hoàn thiện kỹ năng giao tiếp, tự tin hơn trong công việc, cuộc sống.

Rèn luyện khả năng quyết định và tạo động lực hành động

Khi không có kỹ năng quản lý thời gian bạn sẽ rất dễ stress. Từ đó, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết quản lý thời gian tốt, tránh được áp lực thì sẽ đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc. Bên cạnh đó còn giúp bạn hoàn thiện kỹ năng điều hành công sở đối với bậc quản lý.

>> Tham khảo thêm: 5 chiến lược quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Những thói quen tiêu cực như trì hoãn công việc, sắp xếp kém sẽ ảnh hưởng khôn lường đến cá nhân và tập thể làm việc. Quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn hạn chế những thói quen không tốt. Đồng thời tạo thêm động lực để bắt đầu cho những dự án mới, những dự định mới của bản thân.

3 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian khác nhau được nhiều người áp dụng. Trong bài viết này, TestCenter sẽ giới thiệu đến bạn 3 phương pháp hiệu quả và đơn giản nhất. Hơn nữa, chúng rất dễ để vận dụng vào thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp.

Phương pháp 4D

Có thể hiểu, phương pháp quản lý thời gian 4D là: Do – Dump – Delegate – Defer. Đây là phương pháp quản lý thời gian đơn giản và dễ áp dụng. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhớ 4 từ bắt đầu bằng chữ D như sau:

• Do (làm): Nếu có một công việc cần bạn giải quyết và nó thật sự quan trọng thì bắt buộc bạn phải thực hiện ngay, không nên chần chừ. 
• Dump (từ bỏ): Bạn cần loại bỏ một số công việc vô nghĩa trong lịch trình làm việc của mình, nếu chúng không ảnh hưởng gì đến các hoạt động khác. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. 
• Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng có một ai đó có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó thực hiện ngay. Bạn không nên ôm đồm quá nhiều công việc cùng lúc, biết đâu nó sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.
• Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm việc đó ngay bây giờ thì hãy hoãn nó lại và ghi lại vào sổ tay của mình kế hoạch thực hiện nó. Nếu công việc bị hoãn đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét có nên sử dụng chữ D thứ 2 và thứ 3 hay không.

Điểm mấu chốt của phương pháp này là nên tập trung giải quyết triệt để một công việc trước khi thực hiện đến việc tiếp theo. Bạn nên dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng, cần làm nhất và có ảnh hưởng đến toàn bộ hiệu suất làm việc.

Nguyên tắc Pareto

Đây là nguyên tắc được đưa ra theo nghiên cứu của nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto như sau: Dường như trong mọi trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Ví dụ, 20% công nhân tạo nên 80% kết quả, 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu, 20% sơ hở có thể gây ra 80% sự cố.

Điều mà Pareto muốn đề cập qua đó là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không phân phối đồng đều. Trong công việc và cuộc sống, sẽ có một số thứ có sức ảnh hưởng hơn nhiều thứ khác. Chính vì vậy, ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc này sẽ góp phần tiết kiệm thời gian và tăng hiệu làm việc đáng kể.

>> Đọc ngay: 5 kỹ năng quản lý thời gian nên áp dụng trong doanh nghiệp

Để áp dụng cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo nguyên tắc Pareto, bạn chỉ cần sử dụng công thức là thứ tự ưu tiên bằng tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Ví dụ, một công việc cần có sự nỗ lực bằng 10 (trên thang điểm 10), hiệu quả đạt được bằng 5 (trên thang điểm 10). Thì thứ tự ưu tiên sẽ là 10:5=2 (2 sẽ là thứ tự ưu tiên). Các công việc khác cũng vậy, bạn sẽ dùng con số cuối cùng này để quyết định nên làm việc nào trước, việc nào sau.

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Với cách quản lý thời gian hiệu quả nhất theo quy tắc 40/30/20/10 chúng ta sẽ phân bố thời gian như sau:

• 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
• 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
• 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
• 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…

Áp dụng kỹ năng quản lý thời gian 40/30/20/10 vào thực tế công việc, chúng ta có thể phân chia như sau:

• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất là tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác nhưng không quá nhiều thời gian.

Cần lưu ý gì để quản lý thời gian hiệu quả hơn?

>> Xem thêm: Nâng cao kỹ năng quản trị dành cho nhà quản lý doanh nghiệp

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần ghi nhớ 7 lưu ý như sau:

• Đặt mục tiêu cho bản thân
• Checklist những việc cần làm
• Dành quyền ưu tiên cho các công việc
• Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng
• Không nên ôm đồm quá nhiều việc
• Không nên làm nhiều việc cùng lúc
• Dành thời gian giải lao

Kết luận

Hy vọng những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà hệ thống đánh giá năng lực nhân sự Testcenter chia sẻ đã giúp bạn có thêm những gợi ý hay, nhằm kiểm soát tốt hơn cách thức sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định tốt hơn về cách sử dụng nó.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter