Đảm bảo năng suất làm việc luôn là thách thức không nhỏ đối với từng cá nhân. Khi mà ta rất dễ bị xao nhãng và chi phối bởi các yếu tố bên ngoài. Thế nhưng điều đó không phải là không khả thi nếu bạn giữ cho mình những bí kíp hữu ích. Hãy cùng tìm hiểu ngay thôi nào!
Năng suất là gì? Làm sao để làm việc hiệu quả?
Năng suất làm việc là thước đo hiệu quả công việc, phản ánh kết quả, số lượng hàng hóa, dịch vụ,… mà người lao động có thể làm ra trong một khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, năng suất là công cụ để doanh nghiệp trả lương cho người lao động.
Một thống kê đã thấy rằng mỗi nhân viên lãng phí 2,1 giờ làm việc mỗi ngày vào các trang mạng xã hội như facebook, zalo, messenger, email,… Vậy làm sao để làm việc hiệu quả nhất và đạt được năng suất cao nhất? Hãy tham khảo những gợi ý này nhé
1. Hãy chọn lựa các ưu tiên
Trong một ngày, ai cũng có rất nhiều công việc phải hoàn thành. Nhưng đâu là công việc nên ưu tiên hàng đầu? Lập một danh sách các công việc phải làm trong ngày là điều cần thiết. Sau đó, sắp xếp các công việc theo một thứ tự nhất định. Công việc nào mà bạn phải thực hiện ngay lập tức, nếu không sẽ ảnh hưởng đến công việc khác. Công việc nào ít gây ảnh hưởng hơn.
Bên cạnh đó, hãy tập trung vào hoạt động mà bạn thấy yêu thích và thực hiện chúng một cách tốt nhất. Sự lựa chọn của bạn sẽ quyết định thái độ và tâm thế khi bắt tay vào giải quyết nó. Một khi được lựa chọn làm điều mình muốn và yêu thích, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
2. Lấy hiệu quả làm ưu tiên hàng đầu
Hãy thừa nhận rằng bạn không thể giỏi tất cả mọi thứ. Mạnh dạn từ chối những công việc không phải thế mạnh của bạn là một cách hay. Có nhiều công việc không cho phép bạn thể hiện kiến thức, kỹ năng của bản thân. Nếu nhận những công việc này, nó sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Thay vào đó, tập trung vào công việc là sở trường, năng khiếu, thế mạnh sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
3. Chủ động và sáng suốt khi quản lý thời gian
Hãy lên kế hoạch cho các hoạt động bạn cảm thấy cần thiết. Thêm vào đó là hạn chế tối đa các tương tác không hữu ích. Ví dụ như bạn dành 4 -5 tiếng mỗi ngày để “lướt newfeed” của facebook hay tán gẫu với bạn bè. Chúng ta nên sử dụng mạng xã hội một cách hiệu quả và biến nó thành công cụ hỗ trợ cho các mục tiêu của bạn.
4. Chủ động học hỏi
Đừng bao giờ nghĩ rằng, học hỏi tiêu tốn nhiều thời gian và bỏ qua nó. Hãy học hỏi thêm cách làm mới, công cụ mới cho phép bạn thực hiện công việc với ít thời gian hơn. Hãy luôn tìm tòi những cách làm tiết kiệm thời gian.
Nếu cảm thấy một việc gì đó chưa được tối ưu, hãy thử một cách làm mới và giải quyết nó nhanh chóng hơn. Chủ động học hỏi luôn là phương án tối ưu nếu bạn muốn tăng năng suất làm việc hiệu quả. Sở hữu lượng kiến thức khổng lồ giúp bạn sớm làm chủ tất cả mọi kỹ năng.
5. Quẳng gánh lo đi và vui sống
Bạn không cần phải dằn vặt mình nếu không thể hoàn tất hết mọi điều mong muốn. Điều đó vẫn thường xuyên xảy ra. Hãy “ăn mừng” những điều bạn đã làm được, các kỹ năng bạn đã trau dồi được, dù là nhỏ nhặt nhưng đã giúp ích cho bạn. Bởi mỗi công việc được hoàn thành là một chiến thắng nhỏ đóng góp vào thành công lớn của bạn rồi đấy.
Cách tính năng suất lao động
Năng suất lao động thường được tính bằng kết quả trên một đơn vị lao động hoặc một đơn vị ngày công. Đây là chỉ tiêu được ứng dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, cơ quan, công ty.
Việc tính toán này giúp các doanh nghiệp dễ dàng so sánh, đối chiếu năng suất giữa doanh nghiệp này với các doanh nghiệp khác, giữa ngành này với các ngành khác, lĩnh vực này với lĩnh vực khác, giữa nước này với nước khác,… Có một số các chỉ tiêu đo lường năng suất nhất định đang được áp dụng phổ biến trên toàn quốc, nhưng có lẽ chỉ số KPI đang được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, đặc biệt là ở những doanh nghiệp làm về dịch vụ.
7 quy tắc cơ bản để tăng năng suất làm việc
1. Tránh đa nhiệm
Đa nhiệm có thể được hiểu rằng hoàn thành nhiều nhiệm vụ khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, sự thật ngược lại, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có thể tiêu tốn tới 40% thời gian của một người. Đó là vì sự tập trung và khả năng tập trung liên tục bị cản trở do sự chuyển đổi.
Nếu có nhiều nhiệm vụ, xác định mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn có thể giải quyết những việc khẩn cấp trước. Bên cạnh đó vẫn có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của mình.
2. Tắt thông báo
Tắt điện thoại — hoặc ít nhất là thông báo — trong giờ làm việc là một cách tốt để ngăn bạn kiểm tra điện thoại của mình mọi lúc. Một mẹo hay khác là đăng xuất khỏi các tài khoản mạng xã hội của bạn.
Bởi nhiều người có thói quen kiểm tra thông báo điện thoại liên tục. Họ thường bị xao nhãng bởi chính chiếc điện thoại của mình. Do vậy, để tăng hiệu suất làm việc thì bạn nên để điện thoại sang một bên.
Tham khảo thêm: Tin tức về thị trường lao động mới nhất bạn không nên bỏ lỡ
3. Quản lý gián đoạn
Có những gián đoạn nhất định trong văn phòng là không thể tránh khỏi chẳng hạn như người quản lý của bạn yêu cầu một cuộc họp nhanh chóng hoặc đồng nghiệp của bạn yêu cầu hỗ trợ. Để giải quyết vấn đề này, cách tốt nhất của bạn là biết cách xử lý sự cố gián đoạn như một chuyên gia .
Hãy chủ động thông báo cho những người xung quanh biết bạn cần tập trung. Bật trạng thái của bạn là “bận / không rảnh” trên ứng dụng trò chuyện công việc của bạn..
4. Cắt giảm các cuộc họp
Các cuộc họp có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian. Bao gồm thời gian chuẩn bị, chờ đợi đầy đủ nhân sự, trình bày, tranh luận,… Vì vậy hãy cắt giảm các cuộc họp không cần thiết, không hỗ trợ giúp giải quyết nhanh hơn. Thay vào đó, hãy cân nhắc đến các hình thức trao đổi khác như gọi điện, email,…
Tuy nhiên, hãy cân nhắc tính chất các cuộc họp trước khi cắt giảm, vì có những cuộc họp trao đổi trực tiếp là thực sự cần thiết.
5. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo
Tất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt. Sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo. Bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện chúng trong bốn hoặc năm “bản nháp” thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên.
Không có một dự án nào có thể hoàn thành một cách hoàn hảo. Do vậy, cân nhắc lựa chọn hoàn thành hay hoàn hảo là cần thiết. Nó sẽ một phần ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn.
6. Làm việc trong khoảng 90 phút
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, con người chúng ta chỉ có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng 90 phút đến 120 phút. Sau thời gian đó, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm dần và chúng ta cần một khoảng nghỉ giải lao để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Vì vậy không nên cố ép mình làm việc đến kiệt sức, hãy nghỉ ngơi thư giãn để nâng cao sự tỉnh táo, và xử lý công việc tốt hơn.
7. Sử dụng công cụ hỗ trợ
Việc có các công cụ phù hợp để làm việc là rất quan trọng vì bạn chỉ thực sự giỏi với những nguồn lực mà bạn có sẵn. Mục đích của công cụ hỗ trợ, của công nghệ là để tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Vì vậy hãy chọn lựa công cụ, giải pháp giúp bạn mất ít thời gian và công sức hơn.
Ví dụ bạn có thể sử dụng phần mềm theo dõi công việc online, sử dụng các ứng dụng nhắc việc, to-do list,… để làm việc năng suất hơn.
Kết luận
7 quy tắc cơ bản giúp tăng năng suất mà Testcenter chia sẻ trên đây tuy chưa đầy đủ nhưng sẽ là những gợi ý tuyệt vời giúp bạn và doanh nghiệp gia tăng năng suất làm việc cho đội ngũ nhân sự. Bên cạnh đó, nếu bạn có những ý tưởng sáng tạo khác, đừng ngại đóng góp chúng để giúp mọi người cùng tạo ra năng suất tốt nhất cho doanh nghiệp nhé.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
