Mẫu quyết định điều chuyển là một công cụ hỗ trợ cho quá trình quản lý nhân sự trong việc định hướng, thúc đẩy và phát triển sự nghiệp cho nhân viên. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi của cả công ty và nhân viên, bạn cần phải lưu ý xây dựng mẫu quyết định phù hợp. Bài viết hôm nay của Testcenter sẽ đề cập tới một số vấn đề cần lưu ý khi sử dụng mẫu quyết định điều chuyển nhân sự.
Quyết định điều chuyển nhân sự là gì?
Quyết định điều chuyển nhân sự là một văn bản quản lý được công ty sử dụng để chính thức thông báo, xác nhận việc điều chuyển nhân sự từ một vị trí hoặc bộ phận công việc hiện tại sang một vị trí công việc mới trong cùng công ty. Điều chuyển nhân sự có thể liên quan đến việc thêm nhân viên mới vào tổ chức hoặc chuyển đổi vị trí nhân viên hiện có để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của công ty.
Điều chuyển nhân sự thường được lựa chọn để tối ưu hóa sự phân bổ nguồn lực nhân sự và phù hợp với cơ cấu, tổ chức hiện tại của công ty. Điều này có thể xảy ra khi công ty:
- Cần mở rộng hoạt động.
- Tái cơ cấu.
- Tăng cường chuyên môn hoặc đáp ứng nhu cầu công việc đặc thù.
Điều chuyển nhân sự cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển sự nghiệp của nhân viên và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và chuyên môn.
Quyết định điều chuyển nhân sự cần tuân thủ các quy định của luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Lao động 2019 tại Việt Nam. Quyết định này cần được thực hiện sau khi tiến hành các cuộc thảo luận, trao đổi và thống nhất với các bên liên quan. Điều này sẽ đảm bảo sự hiểu biết và sự đồng ý của tất cả các bên trong quá trình điều chuyển nhân sự.
>>> Tìm hiểu thêm: Cẩm nang toàn tập giúp đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả
Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự tham khảo
Bạn có thể tham khảo ngay 2 mẫu quyết định điều chuyển nhân sự sau đây và chỉnh sửa, bổ sung để phù hợp với các quy định nội bộ của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
Thông tin cần có trong mẫu quyết định điều chuyển nhân sự
Bên cạnh hai mẫu quyết định ở trên, bạn cũng cần lưu ý một số thông tin cần có sau đây khi lập quyết định điều chuyển nhân sự trong doanh nghiệp của mình:
Thông tin về nhân viên
Phần thông tin về nhân viên trong mẫu quyết định điều chuyển nhân sự giúp xác định rõ danh tính, vị trí và phòng ban hiện tại của nhân viên. Điều này hỗ trợ việc định vị và xác định cơ sở cho quyết định điều chuyển công việc. Thông tin liên hệ cũng rất quan trọng để công ty có thể liên lạc và gửi thông báo cho nhân viên trong quá trình điều chuyển.
Phần nội dung này cần có những thông tin sau:
- Họ và tên: Đây là thông tin xác định danh tính của nhân viên. Bao gồm đầy đủ cả họ và tên đệm, cùng với tên riêng của nhân viên.
- Vị trí hiện tại: Đây là vị trí công việc mà nhân viên đang giữ tại thời điểm quyết định điều chuyển được ban hành.
- Phòng ban hiện tại: Đây là phòng ban hoặc bộ phận trong công ty mà nhân viên đang làm việc tại thời điểm quyết định điều chuyển.
- Thông tin liên hệ: Đây là các thông tin để liên lạc với nhân viên, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Thông tin này là quan trọng để công ty có thể tiếp xúc và gửi thông báo liên quan đến quyết định điều chuyển nhân sự.
>>> Tìm hiểu thêm: 5 bảng đánh giá nhân viên cuối năm dành cho doanh nghiệp [Cập nhật]
Thông tin về điều chuyển
Phần thông tin về điều chuyển trong mẫu quyết định điều chuyển nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định vị trí và phòng ban mới của nhân viên. Nội dung này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và lý do của việc chuyển đổi công việc. Ngày bắt đầu điều chuyển cũng cần được xác định để chuẩn bị và thực hiện quá trình chuyển đổi một cách suôn sẻ.
Những thông tin cần có trong nội dung này bao gồm:
- Vị trí mới: Đây là vị trí công việc mà nhân viên sẽ chuyển đến sau quyết định điều chuyển. Có thể là một vị trí hoàn toàn mới hoặc một vị trí đã tồn tại trong công ty. Thông tin về vị trí mới sẽ xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò mới mà nhân viên sẽ đảm nhận.
- Phòng ban mới: Đây là phòng ban hoặc bộ phận trong công ty mà nhân viên sẽ làm việc sau quyết định điều chuyển. Thông tin này giúp xác định nơi làm việc mới của nhân viên và mối quan hệ làm việc với đồng nghiệp mới.
- Ngày bắt đầu điều chuyển: Đây là ngày cụ thể mà nhân viên sẽ chuyển đến vị trí và phòng ban mới. Ngày này sẽ đánh dấu bắt đầu của quá trình chuyển đổi công việc và cần được xác định rõ để chuẩn bị sẵn sàng cho nhân viên.
- Lý do điều chuyển: Đây là lý do hoặc căn cứ mà công ty đưa ra để quyết định điều chuyển nhân sự. Lý do có thể bao gồm cải thiện tổ chức công ty, phù hợp với mục tiêu phát triển, tăng cường chuyên môn hoặc đáp ứng nhu cầu công việc đặc thù. Thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ lý do của việc điều chuyển và mục tiêu mà công ty mong muốn đạt được.
>>> Tìm hiểu thêm: 9 mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng cho doanh nghiệp [cập nhật mới nhất]
Thông tin về các bên liên quan
Phần thông tin này sẽ giúp nhân viên xác định nguồn gốc, quyền hạn và sự hỗ trợ của các bên liên quan trong quá trình quyết định điều chuyển. Điều này đảm bảo sự thông báo, tương tác và hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan. Bên cạnh đó còn đảm bảo rằng quyết định điều chuyển nhân sự được thực hiện một cách chính xác và hợp pháp.
- Người đề xuất điều chuyển: Đây là người hoặc bộ phận đã đề xuất việc điều chuyển nhân sự. Thông tin về người đề xuất giúp xác định nguồn gốc hoặc căn cứ của quyết định điều chuyển, có thể liên quan đến việc đánh giá năng lực, phù hợp và khả năng của nhân viên.
- Người phê duyệt điều chuyển: Đây là người hoặc cấp quản lý có thẩm quyền cuối cùng để phê duyệt quyết định điều chuyển nhân sự. Thông tin về người phê duyệt giúp xác định vai trò, quyền hạn của người đó trong quá trình quyết định điều chuyển và đảm bảo sự chấp thuận và hỗ trợ của cấp quản lý.
- Các bên liên quan khác (nếu có): Đây là những bên liên quan khác có quan hệ và ảnh hưởng đến quyết định điều chuyển nhân sự. Điều này có thể bao gồm các bộ phận hoặc đơn vị trong công ty, như phòng nhân sự, bộ phận tài chính, hoặc các bên liên quan ngoài công ty, như đối tác kinh doanh.
>>> Tìm hiểu thêm: Top 4 loại năng lực nghề nghiệp cần có của mọi nhân sự
Chi tiết quyết định điều chuyển
Phần chi tiết quyết định điều chuyển trong mẫu quyết định điều chuyển nhân sự bao gồm các thông tin sau:
- Các điều khoản và điều kiện: Có thể bao gồm các yêu cầu về hiệu suất công việc, thời hạn của việc điều chuyển, chế độ làm việc, lương bổng, chế độ phúc lợi, chính sách công ty, và các quy định khác liên quan đến công việc mới của nhân viên. Thông tin này định rõ các điều kiện mà nhân viên phải tuân thủ và đáp ứng khi chuyển đến vị trí công việc mới.
- Các cam kết và thỏa thuận: Có thể bao gồm cam kết về đào tạo và phát triển nghề nghiệp, cung cấp nguồn lực và hỗ trợ cần thiết, cam kết về môi trường làm việc công bằng và tôn trọng, và các cam kết khác tùy thuộc vào tình huống cụ thể.
- Các quyền và trách nhiệm của nhân viên ở vị trí mới: Các quyền có thể bao gồm quyền được hưởng các chính sách và quyền lợi của công ty, quyền được tham gia các khóa đào tạo và phát triển, và các quyền khác theo quy định công ty. Các trách nhiệm có thể bao gồm trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ công việc, tuân thủ các quy định và quy trình công ty, và trách nhiệm xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả với đồng nghiệp và cấp quản lý.
Phần chi tiết quyết định điều chuyển nhân sự đảm bảo rằng cả công ty và nhân viên đều có hiểu biết rõ về các điều khoản, cam kết, thỏa thuận, quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến quá trình điều chuyển. Điều này tạo sự minh bạch, công bằng và đảm bảo sự tương tác, hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan.
>>> Tìm hiểu thêm: Đánh giá nhân viên thử việc – nhà tuyển dụng cần biết điều gì?
Lưu ý khi sử dụng mẫu quyết định điều chuyển nhân sự
Trong quá trình sử dụng mẫu quyết định điều chuyển nhân sự, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Cần đảm bảo rằng quyết định và quá trình điều chuyển tuân thủ các quy định của pháp luật và quy trình nội bộ của công ty. Xác định rõ các quy trình, thủ tục, và yêu cầu pháp lý liên quan đến việc điều chuyển nhân sự.
- Cần chú ý đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin của nhân viên trong quyết định. Điều này đảm bảo rằng thông tin cá nhân không bị lộ ra ngoài hoặc sử dụng sai mục đích.
- Cần duy trì sự tương tác tích cực và thông báo rõ ràng với các bên liên quan. Điều này bao gồm việc thông báo cho nhân viên về quyết định điều chuyển, tương tác với người đề xuất và người phê duyệt điều chuyển, và liên hệ với các bên liên quan khác (nếu có) để đảm bảo sự hiểu biết và hỗ trợ trong quá trình điều chuyển.
- Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự cần được kiểm tra và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính phù hợp và cập nhật với nhu cầu và thay đổi trong tổ chức.
Xây dựng mẫu quyết định điều chuyển nhân sự phù hợp sẽ giúp đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên, tổ chức. Bằng cách tuân thủ các quy định pháp luật, bảo vệ tính bảo mật thông tin, tương tác tích cực với các bên liên quan, công ty có thể thực hiện quyết định điều chuyển nhân sự một cách hiệu quả và thành công. Hy vọng bài viết trong chuyên mục Tin Tức này của Testcenter sẽ hữu ích cho bạn.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
