Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel đơn giản và hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm được nhiều chi phí. Thế nào là một file quản lý nhân sự bằng Excel đầy đủ? Các lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng Excel? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn cách sử dụng các mẫu bảng biểu sao cho hiệu quả nhất!
Thế nào là một file quản lý nhân sự bằng Excel đầy đủ?
Đầu tiên phải nói rằng, không có quy định chung nào về một file mẫu chuẩn để quản lý data nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những file được thiết kế riêng, phù hợp với tổ chức, đội ngũ nhân sự của công ty mình. Tuy nhiên, một cách tổng quan thì biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin cá nhân nhân viên: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số CMND, ngày cấp/ nơi cấp, địa chỉ thường trú và tạm trú, trình độ học vấn, chuyên môn và kinh nghiệm… Đây là thông tin bắt buộc phải có để quản lý nhân viên và báo cáo lao động lên Phòng lao động để khai báo Bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, những thông tin này còn là bắt buộc để doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng lao động với nhân viên, tổ chức các hoạt động gắn kết tập thể.
>> Xem thêm: Bật mí bảng đánh giá nhân viên hiệu quả và chính xác nhất
- Thông tin về gia đình: đây là thông tin tham khảo thêm và không hoàn toàn bắt buộc. Những thông tin về gia đình hoặc thông tin người liên hệ là để doanh nghiệp có thể liên hệ trong trường hợp cần thiết như đau ốm, bệnh tật bất khả kháng của người lao động.
- Quá trình làm việc: ngày nhận việc, các loại hợp đồng đã ký, thuyên chuyển phòng ban, thăng tiến… Các thông tin này là dữ liệu quan trọng để tính lương, cũng như dự trù chi phí quỹ lương hàng năm. Đồng thời, đây là cơ sở thống kê và phân tích cho cấp lãnh đạo về các đánh giá và phát triển nhân sự hàng năm.
- Hồ sơ thuế TNCN, BHXH: Nếu được thì bạn nên tích hợp phần này vào luôn để việc xem và quản lý cho thuận tiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể quản lý bằng một file riêng nếu công ty nhiều nhân viên và việc tích hợp quá nhiều dữ liệu gây nặng file hoặc không cần thiết.
Các lưu ý khi sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng Excel
Để có thể sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng Excel, bạn cũng cần phải nắm được các lưu ý như sau:
- Đảm bảo thông tin nhân viên chính xác: đây là yêu cầu đầu tiên và bắt buộc. Dù bạn là người nhập thông tin nhân sự hay nhận lại thông tin từ người khác, bạn cũng nên đảm bảo đã kiểm tra kỹ càng và không có sai sót, nếu không sẽ rất tốn công về sau này để rà soát và sửa chữa.
>> Đọc thêm: 4 tiêu chí xây dựng bảng câu hỏi đánh giá năng lực nhân viên
- Sắp xếp file dữ liệu một cách khoa học: điều này là để giúp bạn có thể xuất báo cáo dễ dàng. Bạn cần liệt kê ra các loại dữ liệu mà bạn cần thống kê để làm báo cáo hàng tháng, hàng năm. Từ đó, sắp xếp các cột, hàng, công thức một cách hợp lý và hiệu quả. Tuy giai đoạn làm file ban đầu sẽ khiến bạn tốn chút thời gian nhưng về sau, bạn sẽ rất thuận tiện khi cần lấy dữ liệu.
- Bảo mật thông tin: nếu file quản lý nhân sự bạn đang quản lý chứa các thông tin khác như mức lương, các đánh giá nhân viên… thì bạn cần đặt mật khẩu bảo vệ để tránh những thông tin này bị lộ ra ngoài gây ảnh hưởng đến công ty. Bảo mật thông tin cũng là điều rất quan trọng mà bạn cần có phương án ngay từ đầu, phòng các tình huống rủi ro.
- Sao lưu và backup dữ liệu thường xuyên: việc sử dụng file Excel có một rủi ro lớn là mất dữ liệu do bạn vô tình bấm nhầm xóa nhầm, hoặc bị người khác cố tình phá hoại. Bạn nên tạo một folder backup để sao lưu lại với tần suất hàng tuần, hoặc mỗi 2 lần/ tuần sẽ giúp hạn chế tối đa việc mất hết dữ liệu.
5 mẫu quản lý nhân sự bằng Excel cho doanh nghiệp
Tuỳ vào nội dung quản lý mà doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều mẫu quản lý Excel cho doanh nghiệp của mình. Cùng xem trong 5 mẫu quản lý nhân sự bằng Excel khá thông dụng hiện nay, doanh nghiệp của bạn có áp dụng hết cả 5 mẫu này không nhé.
>> Tham khảo thêm: Tài liệu quản trị nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản lý
- Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: cung cấp tổng quan thông tin nhân sự đang ký hợp đồng làm việc với công ty.
- Quản lý hồ sơ cá nhân: tổng hợp và theo dõi chi tiết các thông tin về học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ hồ sơ theo quy định.
- Biểu mẫu quản lý hợp đồng: quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc, thực tập của nhân viên. Biểu mẫu lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản, tuy nhiên lại chứa khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu sự chính xác cao.
- Theo dõi biến động tiền lương của nhân sự: đây là file tổng hợp các thông tin liên quan đến chế độ tiền lương của nhân viên: tăng lương, giảm lương, thay đổi vị trí công việc, chuyển công tác,…
- Biểu mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc: biểu mẫu này được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Trong biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.
Kết luận
Sau cùng, chúng ta có thể thấy biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel giúp ích rất nhiều trong quản lý nhân sự. Bằng cách nắm vững những thông tin hữu ích chia sẻ trên đây, chắc chắn bạn sẽ áp dụng chúng một cách rất hiệu quả và mang lại những kết quả tích cực cho sự phát triển chung của doanh nghiệp mình.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
