Nhân viên không tập trung được khi làm việc là tình trạng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Về lâu dài, điều này sẽ ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty. Hãy cùng Testcenter tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục nhé!
Thế nào là không tập trung được khi làm việc?
Không tập trung được khi làm việc là trạng thái không chú ý vào công việc đang thực hiện và thường xuyên bị phân tâm bởi những điều khác. Các dấu hiệu của không tập trung khi làm việc bao gồm:
- Không nhớ chính xác những việc cần làm.
- Thường xuyên làm việc riêng như chơi game, nhắn tin, lướt mạng xã hội…
- Không thể tập trung vào công việc của mình, dễ bị phân tâm.
- Lười biếng, không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Chậm hoặc không có sự tiến bộ trong công việc.
Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của công ty, mà còn gây lãng phí cho doanh nghiệp và tăng tỷ lệ nghỉ việc. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm cách cải thiện môi trường làm việc, giúp nhân viên tập trung hơn, từ đó cải thiện chất lượng công việc.
Nhân viên không tập trung được khi làm việc gây hậu quả gì?
Việc nhân viên không tập trung được khi làm việc có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho cả bản thân họ lẫn doanh nghiệp.
Xét trên khía cạnh cá nhân, nếu không tập trung làm việc thì hậu quả ngay trước mắt là họ sẽ hoàn thành công việc chậm tiến độ và không đảm bảo chất lượng, dễ bị sai sót. Về lâu dài, họ vô tình mất cơ hội học hỏi và phát triển các kỹ năng công việc mới. Điều này sẽ làm giảm cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Về phía doanh nghiệp, một nhân viên không tập trung khi làm việc sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của đồng nghiệp và làm giảm hiệu suất chung của cả team. Hậu quả cuối cùng có thể nhìn thấy được là công việc bị delay, doanh số giảm, công ty thụt lùi.
Để tránh các hậu quả tiêu cực này, ban lãnh đạo và nhà quản trị nhân sự nên cùng nhau tìm cách để giúp nhân viên tập trung hơn và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Lý do khiến nhân viên không tập trung được khi làm việc
Có rất nhiều lý do khiến nhân viên không tập trung được khi làm việc, có thể xuất bản từ bản thân họ hoặc do môi trường làm việc. Dưới đây là những lý do thường gặp nhất:
Nguyên nhân chủ quan (từ bản thân nhân viên)
Việc sử dụng điện thoại và các thiết bị điện tử khác khi làm việc là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tập trung, giảm hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, các tác nhân bên ngoài như tiếng ồn, sự xao nhãng của đồng nghiệp,… cũng có thể khiến nhân viên không tập trung được khi làm việc.
Ngoài ra, nếu nhân viên không được bố trí đúng công việc phù hợp, họ sẽ khó tập trung hoặc không có động lực để hoàn thành công việc đó. Thiếu kiến thức hoặc kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc cũng gây mất tự tin và xao nhãng khi làm việc.
Một số nguyên nhân khác bao gồm: Nhân viên có nhiều vấn đề cá nhân cần giải quyết, sức khỏe kém làm giảm khả năng tập trung, stress hoặc áp lực công việc…
Nguyên nhân khách quan (từ phía công ty)
Môi trường làm việc và chính sách của công ty cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Có một số lý do xuất phát từ phía công ty khiến nhân viên không tập trung được khi làm việc:
- Thiếu sự hỗ trợ và đào tạo cần thiết để hoàn thành công việc.
- Môi trường làm việc quá đông đúc, bố trí chỗ ngồi chưa hợp lý.
- Chính sách quản lý kém hoặc không được thực thi tốt.
- Không cung cấp đủ thiết bị làm việc, phúc lợi hoặc không có cơ hội phát triển. Điều này khiến nhân viên mất động lực để làm việc và không tập trung vào công việc của mình.
Giải pháp giúp nhân viên tập trung, nâng cao năng suất
Để giúp nhân viên tập trung và nâng cao năng suất, công ty cần đảm bảo một môi trường làm việc thoải mái, tích cực, có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Một số giải pháp sau đây có thể giúp làm tăng hiệu suất công việc của nhân viên:
Tạo môi trường làm việc thoải mái
Môi trường thoải mái giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc của mình. Công ty có thể thực hiện các biện pháp như bố trí một không gian làm việc sáng tạo, sắp xếp các khu vực riêng biệt cho từng bộ phận, giảm thiểu tiếng ồn và đảm bảo đầy đủ ánh sáng tự nhiên để giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, công ty cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực để nhân viên cảm thấy hạnh phúc mỗi khi đi làm.
Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân sự
Thông qua việc đánh giá và nhận định các điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, công ty cần có kế hoạch đào tạo để giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng quản lý thời gian. Nhờ đó, nhân viên sẽ ngày càng tự tin hơn với năng lực của mình và tập trung làm việc với năng suất cao hơn.
Chế độ đãi ngộ, lộ trình thăng tiến rõ ràng
Một công việc có chế độ đãi ngộ hợp lý, chính sách hỗ trợ nhân viên tối đa và cơ hội thăng tiến trong tương lai sẽ giúp nhân viên có động lực và tập trung hơn vào công việc. Đồng thời, hãy giúp nhân viên tập trung bằng cách tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Mỗi bộ phận phòng ban cần thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên và hỗ trợ họ trong quá trình hoàn thành mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp nhân viên biết rõ nhiệm vụ của mình và tránh được tình trạng không tập trung được khi làm việc.
Một số kỹ thuật thiết lập mục tiêu cho nhân viên bao gồm: Đặt mục tiêu đo lường được theo tháng/quý/năm; thiết lập KPIs; OKR…
Liên tục đánh giá hiệu suất làm việc
Đánh giá hiệu suất làm việc giúp công ty xác định được những mặt mạnh và mặt yếu của nhân viên. Qua đó, quản lý sẽ có những phản hồi cũng như hỗ trợ kịp thời để nhân sự cải thiện được hiệu suất.
Ngoài ra, việc đánh giá hiệu quả công việc cũng giúp công ty xác định được những mục tiêu và tiêu chí để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Điều này giúp nhân viên biết được mục tiêu và tiêu chí cần đạt và cố gắng hoàn thành công việc của mình để đạt được những mục tiêu này. Nếu công ty thực hiện đánh giá hiệu suất một cách công bằng và đúng cách, nhân viên sẽ có động lực và tập trung hơn để đạt được mục tiêu và đánh giá cao của công ty.
Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng phần mềm đánh giá năng lực nhân viên, tiểu biểu như Testcenter để tạo bài đánh giá nhân viên một cách đơn giản, công bằng và nhanh chóng. Testcenter giúp công ty thực hiện các bài test đo lường sự tập trung, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý thời gian và năng suất làm việc. Nhờ đó, công ty có thể đưa ra các giải pháp, chính sách và kế hoạch phù hợp để cải thiện sự tập trung và năng suất làm việc của nhân viên.
Khen thưởng và kỷ luật đúng lúc
Khen thưởng và kỷ luật đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.
Khen thưởng và kỷ luật có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như tặng quà, thưởng nóng/phạt, thăng chức/giáng chức hoặc tăng lương/trừ lương. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, nên thiết lập một hệ thống khen thưởng và kỷ luật công bằng và minh bạch. Việc thực hiện khen thưởng và kỷ luật nên được thực hiện đều đặn và liên tục để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Những kỹ thuật giúp tăng sự tập trung trong công việc
Bên cạnh những giải pháp từ công ty, bản thân nhân sự cũng có thể áp dụng những kỹ thuật cá nhân để tăng sự tập trung trong công việc. Một số kỹ thuật như Pomodoro, kỹ thuật “deep work” và phương pháp “mindfulness” đã được chứng minh là giúp nâng cao năng suất và sự tập trung.
Phương pháp Pomodoro
Đây là một kỹ thuật tập trung đơn giản và phổ biến. Nó bao gồm việc phân chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) và đặt ra mục tiêu hoàn thành công việc trong mỗi khoảng thời gian này. Sau mỗi khoảng thời gian, bạn có thể dành một vài phút để nghỉ ngơi và thư giãn trước khi tiếp tục vào khoảng thời gian tiếp theo. Phương pháp Pomodoro giúp giảm stress và tăng cường sự tập trung rất hiệu quả.
Bạn hãy giới thiệu về Pomodoro cho nhân viên và giải thích về những lợi ích mà phương pháp này mang lại. Sau đó, tùy theo mô hình công ty, bạn có thể khuyến khích nhân viên thực hành hoặc áp dụng luôn: Thông thường, một chu kỳ Pomodoro kéo dài 25 phút với một khoảng thời gian nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, nhân viên được nghỉ dài 15 phút. Trong quá trình này, bạn cần lắng nghe và thảo luận để tìm ra sự điều chỉnh phù hợp.
Kỹ thuật “deep work”
Deep Work là một kỹ thuật giúp nhân viên đạt được sự tập trung cao độ trong công việc mà họ đang thực hiện. Đây là một phương pháp phổ biến được đề xuất bởi tác giả Cal Newport trong cuốn sách “Deep Work”. Dưới đây là một số cách áp dụng phương pháp Deep Work trong công ty:
- Tạo không gian làm việc yên tĩnh, hạn chế các yếu tố gây phân tán.
- Xác định thời gian làm việc tập trung của cả công ty, chia nhỏ công việc và lên lịch công việc để đạt hiệu quả cao.
- Yêu cầu nhân viên loại bỏ các yếu tố gây phân tán trong quá trình làm việc, chẳng hạn như email và thông báo trên điện thoại.
Phương pháp “mindfulness”
Mindfulness là một kỹ thuật tập trung tâm trí, giúp chúng ta tập trung vào hiện tại một cách đầy đủ và chấp nhận sự thật của cuộc sống hiện tại mà không phán xét hay suy nghĩ tiêu cực về quá khứ hoặc tương lai. Kỹ thuật này đòi hỏi người thực hành phải tập trung vào những gì đang diễn ra xung quanh mình, như cảm giác thân thể, hơi thở, âm thanh và tưởng tượng.
Phương pháp Mindfulness được sử dụng rộng rãi trong các khóa đào tạo, các chương trình quản lý stress và sức khỏe tinh thần, giúp tăng cường khả năng tập trung, giảm căng thẳng và lo lắng, nâng cao sự chú ý và sự hiểu biết về bản thân. Nó cũng có thể giúp cải thiện sự tập trung và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công việc hàng ngày.
Kỹ thuật này cần được áp dụng thường xuyên và kết hợp với các thói quen tốt khác như quản lý thời gian và giữ gìn tinh thần khỏe mạnh để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Trên đây là tổng hợp những lý do khiến nhân viên không tập trung được khi làm việc và những phương pháp cải thiện mà nhiều công ty đã áp dụng thành công. Nếu công ty của bạn cũng đang gặp phải tình trạng này, hãy thử thay đổi môi trường làm việc, thực hiện các bài test đánh giá năng lực của nhân viên bằng Nền tảng Thiết lập và đánh giá năng lực nhân viên Testcenter, cũng như khen thưởng – kỷ luật – hỗ trợ kịp thời. Doanh nghiệp của bạn sẽ có những sự thay đổi đáng ngạc nhiên đó!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
