Hệ thống quản lý ERP có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Với khả năng bao quát, quản lý toàn diện thì hệ thống quản lý ERP đã và đang là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản trị doanh nghiệp. Hãy cùng TestCenter.vn tiếp tục tìm hiểu về các lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý ERP đối với doanh nghiệp và lý do tại sao doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai hệ thống ERP!

Khái niệm hệ thống quản lý ERP

Tham khảo thêm:

>> Hệ thống ERP là gì? Các chức năng chính của hệ thống ERP

Hệ thống quản lý ERP (Enterprise Resource Planning) là ứng dụng giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all–in–one (tất cả trong một). Phần mềm này tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Nó giúp tự động hóa từ A-Z các hoạt động liên quan đến tài nguyên của một doanh nghiệp.

Theo các chuyên gia phần mềm, mục đích của ERP chính là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban. Hơn nữa là khâu hoạt động tổng thể như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự… Cho đến hiện nay, đây là phần mềm hữu hiệu nhất được sử dụng khá nhiều trong kinh doanh.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý ERP đối với doanh nghiệp là gì?

Cung cấp quản lý thông tin và định hướng công việc

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý ERP, hoạt động của tất cả các bộ phận sẽ đều hoạt động dựa trên đó. Hay nói một cách cụ thể hơn thì ERP chính là trục chính cho phép cung cấp thông tin, đồng thời định hướng và phối hợp công việc giữa bộ phận cũng như từng thành viên. Dựa vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn giữa các đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ chính xác cũng như giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin.

Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí

Như đã nói hệ thống ERP giúp loại bỏ những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp. Nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:

• Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
• Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ
• Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
• Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
• Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn
• Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
• Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
• Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn

Tăng chất lượng thành phẩm

Không chỉ có lợi ích thiết thực trong cung cấp thông tin, quản lý hay giảm chi phí, mà hệ thống quản lý ERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên nhân là bởi các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP. Cụ thể:

• ERP ghi nhận thông tin liên quan đến hàng nhập bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng… gần như ngay lập tức, từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa
• Tạo lập và lưu trữ các tài liệu, từ đó hỗ trợ đắc lực  trong mọi công đoạn của quá trình sản xuất
• Khả năng thu thập số liệu từ các loại máy móc, thiết bị sản xuất một cách nhanh chóng từ đó đưa ra đánh giá chất lượng chính xác nhất
• Tham gia vào quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sau đó ghi nhận lại thông tin để hỗ trợ cho doanh nghiệp

Chuẩn xác trong quá trình vận chuyển – Nghiệp vụ Logistics

Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất đều cung cấp thêm dịch vụ vận chuyển. Nhất là trong bối cảnh hiện nay, khi quy trình vận chuyển được coi như thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị bán hàng. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp phải lên kế hoạch khá chi tiết và tỉ mỉ về đơn hàng sao cho sản phẩm đáp ứng chính xác kế hoạch giao hàng nhưng vẫn phù hợp với kế hoạch sản xuất.

Một hệ thống ERP đem đến giải pháp toàn diện cho quá trình vận chuyển – nghiệp vụ Logistics tại doanh nghiệp bao gồm:

• Có báo cáo chi tiết thông tin về đơn hàng kèm dự báo nhu cầu sản xuất – kinh doanh
• Báo cáo tình hình của các đơn hàng hiện có
• Cung cấp số liệu hàng tồn kho
• Quản lý tình trạng giao hàng, đặt hàng với các đối tác
• Quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp

Giúp đẩy mạnh hiệu suất công việc

Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều mong muốn nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là trong bối cảnh sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. Điều này khiến doanh nghiệp buộc phải cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết, thúc đẩy, nâng cao năng suất sản xuất. Từ đó, gia tăng được biên biên lợi nhuận và triển khai hệ thống ERP là một trong những giải pháp then chốt cho bài toán này bởi:

• ERP cho phép xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
• Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn từ đó giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc.

Lý do doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP là gì?

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các vấn đề về doanh thu, lợi nhuận, công nợ, chi phí… Một số lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo quy trình chặt chẽ: hệ thống ERP sẽ giúp bạn phát hiện những sai sót thông tin cơ bản và logic trong xử lý quy trình ngay từ ban đầu, giúp giảm thiểu tối đa các công việc tốn nhiều thời gian như: kiểm kho lại do không logic với bộ phận nhập hàng, làm lại đơn hàng bị sai…
• Tinh giản quy trình: thông tin được tính toán, lưu trữ bởi các bộ phận khác nhau khiến doanh nghiệp thường xuyên gặp các vấn đề về thống nhất dữ liệu. Việc quản lý thông tin bằng phần mềm ERP đảm bảo các phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa.
• Đơn giản hóa quy trình kế toán: doanh nghiệp càng lớn sẽ càng gặp nhiều các vấn đề về nghiệp vụ kế toán. Nếu doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán bằng tay sẽ khó có thể cung cấp báo cáo tài chính hàng ngày cho các bộ phận cũng như nhà quản lý.
• Đảm bảo bảo mật thông tin: một số báo cáo cần được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhân sự khác nhau. Quy trình truyền thống khiến cho tất cả các thông tin đều được chia sẻ với những người thực hiện. Điều đó gây ra một rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Với hệ thống ERP, mỗi bộ phận sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp các thông tin của chính bộ phận ấy.

Tại sao doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai hệ thống ERP?

Lập kế hoạch sơ sài

Lập kế hoạch triển khai hệ thống quản lý ERP là làm những gì, không nhiều doanh nghiệp biết được công việc này. Vậy công việc cần làm trong việc lập kế hoạch là gì? Bạn phải đánh giá được quy trình của công ty bạn có ứng dụng được hệ thống quản lý ERP hay không? Cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban, nếu không, sự đầu tư quá lớn của bạn cho dự án chỉ là sự lãng phí. Hay ngân sách để triển khai ERP của doanh nghiệp là bao nhiêu và thời điểm nào là thích hợp để doanh nghiệp triển khai ERP?

Lựa chọn sai nhà cung cấp

Tham khảo thêm:

>> 3 ví dụ về chuyển đổi số mà doanh nghiệp nào cũng nên tham khảo

>> 4 tiêu chí xây dựng lộ trình chuyển đổi số chi tiết dành cho doanh nghiệp

>> Xu hướng quản trị doanh nghiệp mới nhất dành cho nhà quản lý

Khi một doanh nghiệp muốn lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, họ rất khó đưa ra quyết định. Bởi thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống quản lý ERP. Bản thân những nhà cung cấp luôn đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm nhà đầu tư hoang mang khi lựa chọn giải pháp ERP. 

Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai

Sai lầm này thường xảy ra ở những doanh nghiệp mua hệ thống quản lý ERP viết theo yêu cầu, bởi quy trình diễn ra bao gồm: xác nhận nhu cầu – viết phần mềm – chuyển lại cho doanh nghiệp – sửa lại theo yêu cầu – bàn giao bản cuối cùng.

Quy trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và chi phí cũng bị đội lên rất nhiều so với dự toán ban đầu. Thông thường, mức giá triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp viết theo yêu cầu tối thiểu cũng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì, viết sửa,… Nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc triển khai hệ thống ERP là khó vì vậy nếu là doanh nghiệp nhỏ thì nên triển khai hệ thống CRM thì sẽ tốt và tối ưu hơn.

Không đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với những doanh nghiệp sử dụng loại đóng gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn đối với hệ thống viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua hệ thống quản lý ERP.

Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP đóng gói dựa trên nền tảng công nghệ đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.

Kết luận

Có thể thấy, hệ thống quản lý ERP mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều những lợi ích trong quá trình hoạt động và kinh doanh. Không chỉ vậy, hệ thống ERP còn đang len lỏi vào từng lĩnh vực nhằm đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của nhà quản lý. Trong đó, không thể bỏ qua nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.

Thấu hiểu điều đó, Nền tảng đánh giá năng lực TestCenter.vn đang được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng. Với hệ thống All-in-one, từ tạo bài test trực tuyến, tổ chức đợt thi online đến việc tự động chấm điểm bài thi và xuất báo cáo tự động. TestCenter.vn đang hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn ứng viên đầu vào.

Hy vọng với những thông tin hữu ích trên đây, nhà quản lý có thể lựa chọn và áp dụng thành công hệ thống ERP vào quy trình vận hành của doanh nghiệp!

TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter