Mọi nhà quản trị doanh nghiệp đều cần phải đặc biệt quan tâm tới những giải pháp công nghệ hữu ích phục vụ quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. ERP là một mô hình phần mềm ra đời với mục đích như vậy. Ngày hôm nay, TestCenter.vn mời bạn cùng tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống erp là gì và các chức năng, lợi ích của nó đối với sự phát triển của doanh nghiệp!
Hệ thống ERP là gì?
Tham khảo thêm:
>> Hệ thống quản lý ERP có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?
>> 4 tiêu chí xây dựng lộ trình chuyển đổi số chi tiết dành cho doanh nghiệp
>> Xu hướng quản trị doanh nghiệp mới nhất dành cho nhà quản lý
Hiểu đơn giản thì phần mềm ERP là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống quản lý ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Điều phối dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Kiểm soát hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Các chức năng chính của hệ thống ERP là gì?
Chức năng kế toán và tài chính
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Sổ cái chung, Tài khoản chi trả, Các khoản nhận về số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách,…
Chức năng này giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tài chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi được kiểm soát hiệu quả hơn
Quản lý quy trình sản xuất, phân phối
Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập – bán – tồn kho, Quản lý kho, Theo dõi chất lượng, Điều phối giao hàng,… để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm.
Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tối ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ lỗi hỏng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lưu kho, kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất – nhập, phân phối phương tiện phù hợp cho quy trình vận chuyển. Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm.
Chức năng bán hàng
Về cơ bản, tính năng bán hàng sẽ bao gồm: Tạo đơn – Xử lý đơn hàng – Bán hàng trực tuyến – Hóa đơn bán hàng,… Tính năng này giúp minh bạch hóa các quy trình bán hàng, gia tăng hiệu suất bán hàng của nhân viên, tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách.
Cùng với đó, các công cụ quản lý hệ thống ERP sẽ hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng, xây dựng các chương trình phù hợp để thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng doanh số kinh doanh.
Chức năng quản lý dịch vụ
Các tính năng trong mô-đun về quản lý dịch vụ: Đặt lịch; Quản lý chất lượng; Hợp đồng dịch vụ; Chương trình khách hàng thân thiết,… Khác với hàng hóa thông thường, việc quản lý về dịch vụ thường phức tạp và khó đánh giá hơn. Các tính năng cơ bản sẽ giúp quy trình quản lý dịch vụ được chuẩn hóa, giúp duy trì chất lượng dịch vụ, hướng đến việc thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng.
Một số tính năng linh hoạt dựa trên đặc thù
Bên cạnh các tính năng cơ bản được đề cập ở trên thì một vài mô-đun được sử dụng phổ biến khác gồm Quản trị nhân lực; Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị; Điều hành doanh nghiệp.
Như đã đề cập trước đó, vì phần mềm doanh nghiệp là hệ thống mở, các doanh nghiệp còn có thể tích hợp thêm các tính năng khác để phù hợp với đặc thù riêng của ngành nghề, công việc.
Ưu, nhược điểm của hệ thống ERP là gì?
Ưu điểm
- Quản lý dữ liệu: Với ERP, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu một cách thống nhất. Tất cả các phòng ban của công ty, doanh nghiệp đều dùng chung một phần mềm duy nhất. Do đó, mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác.
- Quản lý nhân sự dễ dàng nhất: Sử dụng ERP sẽ giúp quản lý giờ giấc của nhân viên đi làm chính xác. Bằng cách dựa vào những số liệu từ phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tính lương tự động cho nhân viên. Giúp giảm hiệu quả gánh nặng chi phí quản lý và việc gian lận khi tính lương cho nhân viên.
- Nâng cao hiệu quả sản xuất: Không còn đau đầu để lên kế hoạch thủ công như trước đây nữa. Với ERP có khả năng tự động lên kế hoạch sản xuất từ A đến Z. Loại bỏ đi những yếu tố không cần thiết trong sản xuất. Giúp hạn chế tối đa các sai lầm dễ mắc phải.
- Giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Khi thiết lập phan mem ERP, mục đích cuối cùng là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Do đó nó giúp quản lý thống nhất toàn bộ thông tin dữ liệu của bộ máy doanh nghiệp. Bạn không phải ngồi hàng giờ để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Mà thay vào đó, mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
Nhược điểm
Lợi ích mà phần mềm ERP mang lại là rất lớn. Tuy nhiên, khách quan mà nói thì phần mềm này cũng tồn tại một số nhược điểm.
- Chi phí khá lớn: Bỏ ra số vốn khá lớn để mua phần mềm ERP nhưng vẫn không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. ERP không cho phép tách rời từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc. Mà nó cố định trong một gói với chi phí rất lớn. Trong khi đó đa số các doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, gây lãng phí lớn khi phải mua cả gói.
- Tốc độ triển khai chậm: ERP không đáp ứng được việc triển khai giải pháp công nghệ với tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Hệ thống cồng kềnh, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải tính toán thật kỹ lưỡng mới đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống.
- Khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi: Khi doanh nghiệp muốn nâng cấp hay cải tiến công nghệ mới để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Thì giải pháp ERP gặp bất lợi bởi doanh nghiệp phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại hệ thống ERP.
Hệ thống quản lý ERP có tác dụng như thế nào đối với doanh nghiệp
Được mô tả đồ sộ và có thể thay thế được tất cả các phần mềm đơn lẻ và đem lại nhiều lợi ích hơn khi sử dụng trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp
Tiếp cận nguồn thông tin quản trị đáng tin cậy, chính xác và kịp thời
Nguồn dữ liệu từ các phòng ban sẽ được tập trung vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và được chia sẻ dùng chung một cách dễ dàng giữa tất cả các bộ phận dựa vào tính năng phân quyền.
Công tác kế toán tài chính chính xác hơn, giảm thiểu những thất thoát, sai sót trong thu chi: so với việc tính toán bằng thủ công dẫn đến nhiều sai sót, phân hệ kế toán trong hệ thống ERP là một chức năng hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán doanh nghiệp hiện nay.
Tìm hiểu thêm:
>> 7 bước xây dựng quy trình làm việc số hóa cho mọi doanh nghiệp
>> Phần mềm quản lý nhân sự online – 3 lợi ích vượt trội “không tưởng”
>> 4 lợi ích phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp
Chuẩn hóa thông tin hành chính nhân sự và tiền lương
Thông thường ở các công ty quy mô vừa và lớn có nhiều chi nhánh ở các khu vực địa lý xa nhau, nhân sự sẽ được quản lý bởi một phòng nhân sự ở trụ sở chính nên việc theo dõi công, tiền lương, chế độ thưởng phạt, chế độ tiền lương và phúc lợi từ một phân hệ chức năng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Đồng thời, thông qua ERP, chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự ở công ty từ tỷ lệ biến động nhân sự, tỷ lệ giới tính hay toàn bộ quá trình công tác của một nhân viên nào đó để có các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng phù hợp.
Nâng cao hiệu suất sản xuất
Với nguồn thông tin quản trị được cập nhật chính xác, rõ ràng sau khi chuẩn hóa sẽ giúp cho các nhân viên bộ phận kế hoạch sản xuất có thể nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất trước đó, rút kinh nghiệm cho một quy trình sản xuất mới hiệu quả và đạt hiệu suất kinh tế cao hơn.
Giảm lượng hàng tồn kho
Chức năng quản lý kho của hệ thống ERP trong doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Tính năng quản lý kho liên kết trực tiếp với bộ phận kế toán và bán hàng còn giúp hai bộ phận này nhanh chóng lên đơn hàng, báo giá và lập hợp đồng cho khách hàng; mang lại sự hải lòng cho khách hàng.
Kết luận
Có thể thấy, hệ thống quản lý ERP mang đến cho doanh nghiệp một phương pháp quản lý bộ máy vận hành hoàn toàn mới. Không chỉ vậy, hệ thống ERP còn đang len lỏi vào từng lĩnh vực nhằm đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của nhà quản lý. Trong đó, không thể bỏ qua nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.
Thấu hiểu điều đó, Nền tảng đánh giá năng lực TestCenter.vn đang được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng. Với hệ thống All-in-one, từ tạo bài test trực tuyến, tổ chức đợt thi online đến việc tự động chấm điểm bài thi và xuất báo cáo tự động. TestCenter.vn đang hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn ứng viên đầu vào.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn đọc hiểu hơn về hệ thống erp là gì và ưu nhược điểm khi ứng dụng hệ thống này vào bộ máy vận hành của doanh nghiệp!
TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
