5 chiến lược giảm chi phí bộ phận kinh doanh – bảo toàn doanh thu

Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, việc giảm chi phí, trong đó có chi phí bộ phận kinh doanh là điều cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, nên làm thế nào để vẫn bảo toàn được doanh thu cho doanh nghiệp. Cùng Testcenter tìm hiểu ngay nhé.

Vì sao doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí hoạt động?

Có nhiều lý do mà doanh nghiệp phải đưa ra quyết định cắt giảm chi phí hoạt động, trong đó, bộ phận kinh doanh thường sẽ là bộ phận bị ảnh hưởng từ những quyết định này.

Trên thực tế, 82% tất cả các doanh nghiệp thất bại vì các vấn đề về dòng tiền, tài chính trong doanh nghiệp (Connecteam). Đặc biệt, ở giai đoạn suy thoái kinh tế hiện tại, việc cắt giảm chi phí lại càng quan trọng hơn. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số lý do giúp bạn hiểu vì sao doanh nghiệp cần phải cắt giảm chi phí hoạt động:

• Tăng trưởng chậm hoặc suy thoái kinh tế: Khi nền kinh tế tăng trưởng chậm hoặc suy thoái, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc bán hàng và tạo ra doanh thu. Điều này có thể dẫn đến giảm lợi nhuận và thậm chí là thua lỗ. Để duy trì hoạt động, doanh nghiệp có thể cần cắt giảm chi phí để bù đắp cho sự sụt giảm doanh thu.
• Tối ưu hóa hiệu suất tài chính: Cắt giảm chi phí giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tiền và có thể sử dụng số tiền đó để đầu tư vào các dự án mới hoặc mở rộng kinh doanh.
• Cải thiện sự cạnh tranh: Doanh nghiệp cắt giảm chi phí có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và mở rộng thị trường. Từ đó có thể góp phần giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế trong ngành và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• Nhu cầu thị trường thay đổi: Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi và doanh nghiệp cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ có thể tốn kém, vì vậy doanh nghiệp có thể cần cắt giảm chi phí ở các lĩnh vực khác để bù đắp cho chi phí thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ.

>>>  Tìm hiểu thêm: Cẩm nang các kiến thức hữu ích về chiến lược kinh doanh

7 sai lầm nên tránh khi cắt giảm chi phí hoạt động

Khi doanh nghiệp quyết định cắt giảm chi phí hoạt động, cần tránh một số sai lầm sau đây để đảm bảo rằng việc cắt giảm không gây tác động tiêu cực và vẫn duy trì hiệu quả kinh doanh:

• Cắt giảm một cách chung chung với mục tiêu không thực tế. Theo Gartner, chỉ có 43% các lãnh đạo thực sự đạt được mức tiết kiệm mà họ đề ra trong năm đầu tiên của quá trình cắt giảm chi phí. 
• Các chiến lược cắt giảm chi phí là ngắn hạn và không duy trì được sự thay đổi hành vi cần thiết để ra quyết định chi tiêu thông minh trong tương lai. Trên thực tế, chỉ có 11% các tổ chức có thể duy trì cắt giảm chi phí trong vòng 3 năm.
• Bỏ qua ý kiến của nhân viên: Không lắng nghe ý kiến và đề xuất từ nhân viên có thể dẫn đến việc cắt giảm không hiệu quả hoặc gây rối trong tổ chức. Nhân viên thường có cái nhìn thực tế từ việc thực hiện công việc hàng ngày.
• Cắt giảm nhưng bỏ lỡ việc áp dụng kỹ thuật số vào quá trình hoạt động.
• Lựa chọn những phương án tăng trưởng quá phức tạp so với tài nguyên, nguồn lực hiện tại. Sự phức tạp gây ra gần 1/2 sự gia tăng về chi phí tổng thể. Sự phức tạp tạo ra chi phí trực tiếp và giảm tốc độ ra quyết định.
• Cắt giảm chi phí không đầu tư vào đào tạo nhân viên.
• Không thực hiện giám sát và đánh giá sau khi thực hiện cắt giảm chi phí hoạt động.

Chiến lược giảm chi phí bộ phận kinh doanh vẫn bảo toàn doanh thu

Nếu bạn đang tìm kiếm các chiến lược để cắt giảm chi phí bộ phận kinh doanh nhưng vẫn bảo toàn được sự tăng trưởng doanh thu, hãy tham khảo 5 chiến lược sau đây và áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Chiến lược 1: Tối ưu hóa quá trình làm việc và năng suất

Để có thể tối ưu hóa quá trình làm việc, năng suất của bộ phận kinh doanh, bạn có thể áp dụng theo những bước sau:

Bước 1: phải hiểu rõ quy trình làm việc hiện tại của bộ phận kinh doanh. Xác định các bước, tác vụ và thời gian mất để hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn xác định được những vùng lãng phí và cơ hội cải thiện.

Bước 2: Dựa vào thông tin thu thập được, hãy xem xét cách để tối ưu hóa các quy trình làm việc. Có thể bao gồm như:

• Loại bỏ hoặc thay thế các bước không cần thiết.
• Tự động hóa các tác vụ lặp lại bằng công nghệ.
• Cải thiện luồng công việc để giảm thiểu thời gian chờ đợi và sự trì hoãn.
• Áp dụng các phương pháp lean hoặc Six Sigma để giảm thiểu lãng phí và đạt hiệu suất tối đa.

Bước 3: Thực hiện đo lường và theo dõi hiệu suất của các quy trình sau khi thực hiện các cải tiến. Sử dụng các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ sản phẩm lỗi, thời gian hoàn thành công việc, và tỷ suất sử dụng tài sản để đánh giá hiệu quả của chiến lược.

>>> Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để tăng năng suất làm việc nhân viên cao hơn?

Chiến lược 2: Phân tích và tối ưu hóa chi phí nhân sự

Bên cạnh thực hiện tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất, thì bạn cũng có thể phân tích và thực hiện cắt giảm chi phí nhân sự bộ phận kinh doanh phù hợp. Dưới đây là các bước để triển khai chiến lược này mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1 – Phân tích sâu về nhiệm vụ và cần thiết của từng vị trí: Xác định chính xác nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết và đóng góp của từng nhân viên trong bộ phận kinh doanh. Loại bỏ các công việc không cần thiết hoặc trùng lặp, tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao.
• Bước 2 – Tối ưu hóa cấu trúc tổ chức: Đánh giá lại cấu trúc tổ chức để đảm bảo sự hiệu quả và tính linh hoạt. Có thể xem xét việc kết hợp các vị trí, giảm bớt cấp bậc quản lý không cần thiết.
• Bước 3 – Tập trung vào đào tạo và phát triển: Đầu tư vào việc phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại để họ có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn. 
• Bước 4 – Đo lường và đánh giá hiệu suất: Thiết lập các chỉ số hiệu suất cụ thể để đo lường đóng góp của nhân viên và độc đáo của từng nhiệm vụ.
• Bước 5 – Liên tục theo dõi và tối ưu hóa: Chiến lược này cần được áp dụng một cách liên tục. Theo dõi dữ liệu hiệu suất và đánh giá lại chiến lược để tối ưu hóa liên tục.

>>> Tìm hiểu thêm: 5 yếu tố của một chiến lược kinh doanh hiệu quả mà bạn nên biết

Chiến lược 3: Áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả

Áp dụng các giải pháp công nghệ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc cho bộ phận kinh doanh. Thông qua việc tận dụng công nghệ, chiến lược này có thể giúp giảm chi phí bộ phận kinh doanh mà vẫn duy trì và cải thiện doanh thu cho doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo các cách để áp dụng chiến lược này để hỗ trợ giảm chi phí bộ phận kinh doanh như sau:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình (workflow) và hệ thống thông tin để tối ưu hóa luồng công việc. Điều này giúp giảm thiểu thời gian làm việc, tăng cường sự hiệu quả và giảm chi phí nhân lực.
• Tích hợp hệ thống: Kết nối, tích hợp các hệ thống khác nhau trong bộ phận kinh doanh như CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng), ERP (Quản lý tài nguyên doanh nghiệp) để tối ưu hóa quản lý thông tin và giảm thiểu việc nhập dữ liệu lặp lại.
• Sử dụng phân tích dữ liệu: Áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, xu hướng thị trường và hiệu suất công việc. Từ đó tối ưu hóa quyết định kinh doanh và tối giản hóa các chi phí không cần thiết.
• Tăng cường dịch vụ khách hàng: Sử dụng chatbot, hệ thống tự động để hỗ trợ khách hàng và giải quyết các yêu cầu cơ bản, giúp giảm thời gian, chi phí của bộ phận hỗ trợ khách hàng.
• Tích hợp e-commerce và thương mại điện tử: Nếu thích hợp, triển khai các giải pháp thương mại điện tử để mở rộng thị trường và tăng cường doanh thu mà không cần đầu tư quá nhiều vào cơ sở vật chất.

>>> Tìm hiểu thêm: Chiến lược kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp vừa – nhỏ

Chiến lược 4: Giảm lãng phí thời gian của nhân viên kinh doanh

Giảm lãng phí thời gian của nhân viên sẽ giúp bộ phận kinh doanh tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, loại bỏ các hoạt động không hiệu quả, từ đó giúp tối giản hóa quy trình làm việc và giảm thiểu chi phí. Bạn có thể tham khảo những cách để áp dụng chiến lược này như sau:

• Áp dụng quy trình chuẩn: Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ. Tránh tình trạng mất thời gian do việc phải tìm kiếm thông tin hoặc lặp lại công việc.
• Phân công đúng người đúng việc: Xác định các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên của nhân viên, loại bỏ những hoạt động không cần thiết hoặc ít quan trọng, từ đó tập trung vào các công việc có tác động lớn đến doanh thu.
• Ủy quyền công việc: Người lãnh đạo cần học cách ủy quyền các nhiệm vụ không quá cần thiết cao cho những người phù hợp. Điều này giúp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn và giảm gánh nặng thời gian.
• Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng các phương tiện giao tiếp hiệu quả để tránh việc làm lại công việc hoặc hiểu sai thông tin. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian do hiểu sai yêu cầu hoặc thông tin.
• Đánh giá hiệu suất: Định kỳ đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên và quy trình. Dựa vào dữ liệu này, điều chỉnh chiến lược để tối ưu hóa thời gian và tăng cường hiệu suất.

Chiến lược 5: Quản lý tài nguyên nhân sự một cách thông minh

Quản lý tài nguyên nhân sự một cách thông minh sẽ giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên, cải thiện hiệu suất làm việc và giảm chi phí bộ phận kinh doanh, đồng thời vẫn bảo toàn và tăng cường doanh thu cho doanh nghiệp. Một trong những cách giúp bạn quản lý tài nguyên nhân sự thông minh là áp dụng những bài Test ứng viên ngay từ giai đoạn tuyển dụng và Test năng lực nhân sự theo định kỳ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Áp dụng các bài Test năng lực ứng viên trong quá trình tuyển dụng giúp đánh giá độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc, tránh tình trạng tuyển dụng nhân viên không phù hợp, từ đó giảm thiểu lãng phí tài nguyên và thời gian.
• Thường xuyên thực hiện các Test năng lực nhân sự giúp xác định rõ khả năng và điểm mạnh của từng nhân viên. Dựa vào kết quả này, bạn có thể đánh giá hiệu suất làm việc, tạo ra các chương trình đào tạo phù hợp để phát triển năng lực của họ.
• Dựa vào kết quả Test năng lực, doanh nghiệp có thể phân chia công việc sao cho phù hợp với khả năng và sở trường của từng nhân viên.

>>> Tìm hiểu thêm: 9 form đánh giá nhân viên chuẩn dành cho doanh nghiệp

Nếu bạn chưa biết nên lựa chọn bài Test cho ứng viên và Test năng lực nhân sự như thế nào, hãy truy cập vào Testcenter.vn để tham khảo hàng ngàn bài test chuyên nghiệp tại nền tảng này. Với nền tảng dễ sử dụng, thông minh, bạn có thể nhanh chóng thao tác, sử dụng Testcenter để áp dụng cho doanh nghiệp của mình chỉ sau 15 phút thực hiện. Với Testcenter, doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên tới 50% thời gian và giảm 30% chi phí cho quá trình đánh giá nhân sự.

Với hàng trăm khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB), Đại học FPT, Đại học Luật Hà Nội,… đã trải nghiệm Testcenter đều nhận định rằng: Testcenter là công cụ đánh giá năng lực nhân sự không thể thiếu đối với mọi mô hình doanh nghiệp. Không chỉ là công cụ tạo bài test online và tổ chức các kỳ thi nhân sự với quy mô lên tới hàng nghìn nhân sự, đây còn là một bước “nhảy vọt” trong đánh giá nhân sự toàn diện và chính xác nhất.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết Tin Tức của Testcenter ngày hôm nay, bạn có thể giảm chi phí bộ phận kinh doanh mà vẫn bảo toàn doanh thu hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì hoạt động trong thời kỳ kinh tế khó khăn và đạt được thành công trong dài hạn.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter