Flowchart là gì không phải khái niệm quá mới mẻ đối với các nhà quản lý. Nắm rõ thông tin về công cụ này sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Vậy, trong quy trình tìm kiếm nhân tài, Flowchart đang được ứng dụng như thế nào? Chi tiết về vấn đề này, Testcenter.vn sẽ giúp bạn giải đáp ngay trong bài viết thuộc chuyên mục Tin tức dưới đây!
Flowchart là gì?
Flowchart là gì? Flowchart (Tên tiếng Việt: Biểu đồ luồng) là công cụ bằng hình ảnh được sử dụng để biểu diễn dòng chảy logic của hệ thống. Theo đó, biểu đồ luồng giúp trực quan hóa từng giai đoạn, quyết định và tập hợp dữ liệu vào một công việc cụ thể. Thông thường, Flowchart sẽ sử dụng các biểu tượng và kết nối chúng với nhau nhằm mô tả rõ ràng, dễ hiểu về cách mà thông tin được xử lý từ đầu tới cuối.
Thời điểm thích hợp để sử dụng Flowchart
Công cụ Flowchart luôn nhận về sự đánh giá cao cũng như được sử dụng thường xuyên tại nhiều doanh nghiệp trong những trường hợp tiêu biểu như:
- Công ty cần tìm hiểu hoặc giải thích cho nhân viên phương thức mà một quy trình được thực hiện.
- Công ty cần xác định Bottleneck và nghiên cứu cách để cải thiện một quy trình bất kỳ.
- Công ty cần thống nhất một cách hiểu chung hoặc làm rõ trách nhiệm giữa những bộ phận cùng tham gia thực hiện dự án.
- Công ty cần chuyển đổi một quy trình thành văn bản và ban hành văn bản này trong tổ chức.
Lợi ích của việc ứng dụng Flowchart trong công việc
Có thể nói, việc hiểu rõ khái niệm Flowchart là gì cũng như nắm được phương pháp ứng dụng công cụ này sẽ mang lại cho doanh nghiệp hàng loạt lợi ích vượt trội như:
- Dễ nắm bắt và hiểu rõ quy trình làm việc: Flowchart cung cấp cho doanh nghiệp hình ảnh trực quan về cách thực hiện quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Vì vậy, nhân sự mới hay bất cứ cá nhân nào khi tham gia đều có thể dễ dàng hiểu được quy trình thực hiện, các yếu tố quan trọng cũng như mối liên quan giữa chúng. Từ đây, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, sai sót trong quá trình phối hợp làm việc.
- Xác định rõ ràng đầu vào và đầu ra: Flowchart làm cho đầu vào và đầu ra của mọi quy trình trở nên rõ ràng, mạch lạc. Khi nhìn vào biểu đồ luồng, bất cứ cá nhân nào cũng đều có thể đọc chính xác thông tin cần thiết để bắt đầu quy trình làm việc. Nhờ đây, chất lượng và uy tín của sản phẩm/dịch vụ sau cùng luôn được đảm bảo một cách tối đa.
- Cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc: Flowchart mang tới cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhất về quy trình làm việc của doanh nghiệp, giúp bạn nhận biết những bước không cần thiết, trùng lặp hay “nút thắt cổ chai”. Khi doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động cải tiến, biểu đồ luồng cũng có thể được sử dụng như một công cụ hướng dẫn để tái thiết kế quy trình làm việc vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm công sức và thời gian.
Cách xây dựng Flowchart đơn giản với quy trình 04 bước
Để xây dựng một biểu đồ luồng chuẩn chỉnh, nhà quản lý cần tuân theo quy trình cơ bản bao gồm 04 bước như sau:
Xác định mục tiêu của Flowchart và quy trình muốn trực quan hóa
Bước đầu tiên, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành xác định mục tiêu của Flowchart và quy trình muốn trực quan hóa bằng cách thu thập ý kiến từ các phòng ban, bộ phận trong công ty. Từ đây, bạn có thể lên danh sách những giai đoạn quan trọng cho Flowchart.
Thu thập thông tin cần thiết
Thu thập những thông tin cần thiết là bước không thể thiếu để xây dựng thành công biểu đồ luồng. Với từng giai đoạn, nhà quản lý cần tổng hợp được các tin tức cụ thể như:
- Mục đích của giai đoạn.
- Tên gọi để nhận diện giai đoạn.
- Các bước thực hiện giai đoạn.
- Tên gọi và người chịu trách nhiệm của từng bước.
- Hướng dẫn cụ thể cách thực hiện từng bước.
- Giới hạn thời gian chuyển tiếp giữa các bước.
- Điều kiện chấp nhận hoặc từ chối thực hiện bước tiếp theo.
- v.vv..
Thực hiện vẽ Flowchart
Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để thực hiện vẽ Flowchart. Trên thực tế, Flowchart có thể được vẽ thủ công bằng tay hoặc bằng các phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ.
Hiệu chỉnh Flowchart phù hợp với thực tế
Ở bước cuối cùng, nhà quản lý cần tiến hành xác thực Flowchart và thu thập ý kiến đóng góp từ những người có liên quan. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cân nhắc tổ chức một buổi họp để hiệu chỉnh biểu đồ luồng dựa trên phản hồi nhận được cũng như tình hình thực tế.
Flowchart của quy trình tuyển dụng diễn ra như thế nào?
Flowchart của quy trình tuyển dụng diễn ra theo 07 bước với nhiều hoạt động quan trọng sau đây:
Xác định, lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ tuyển dụng
Ở giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Những nội dung mà bộ phận tuyển dụng cần thực hiện trong quá trình này bao gồm:
- Kế hoạch tuyển dụng chi tiết và tổng quan.
- Đội ngũ tuyển dụng theo từng giai đoạn như đăng bài, lọc hồ sơ, phỏng vấn v.vv..
- Bản mô tả chi tiết công việc, yêu cầu, phúc lợi v.vv.. cho từng vị trí cần tuyển dụng.
- Các văn bản quy định của pháp luật về tuyển dụng người lao động.
Không chỉ vậy, nếu có điều kiện, các doanh nghiệp đừng quên chuẩn bị thêm một số hoạt động khác tương ứng với từng vị trí tuyển dụng như bài kiểm tra năng lực cho ứng viên ngành kỹ thuật, IT; bài test tình huống cho nhân viên sales, bán hàng v.vv..
Thông báo tin tức tuyển dụng
Bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự, bộ phận tuyển dụng sẽ triển khai thông báo tin tức tuyển dụng tới người lao động dưới các hình thức như:
- Website, các trang thông tin của doanh nghiệp.
- Nền tảng tuyển dụng việc làm.
- Trung tâm giới thiệu việc làm ở địa phương.
- Banner, hình ảnh quảng cáo ngoài trời và trên Internet.
- Hệ thống báo đài ở địa phương.
- v.vv..
Trong đó, nội dung của thông báo tuyển dụng nhân sự cần nêu rõ các thông tin về số lượng nhân viên cần tuyển, mô tả chi tiết công việc và yêu cầu công việc, các hồ sơ cần nộp kèm khi tham gia ứng tuyển v.vv.. Đặc biệt, quyền lợi, đãi ngộ dành cho nhân viên là mục cần được doanh nghiệp làm nổi bật nhất để tạo sự hấp dẫn đối với nhóm ứng viên tiềm năng.
Tiếp nhận và sàng lọc thông tin, hồ sơ ứng viên
Sau khi đăng tải thông báo tuyển dụng, hồ sơ ứng tuyển của ứng viên sẽ lần lượt được gửi về. Lúc này, các phòng ban tham gia quy trình tuyển dụng cần tiến hành tiếp nhận và sàng lọc những hồ sơ đạt yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra.
Ở bước thứ ba, đội ngũ phụ trách cần phân chia hồ sơ hằng ngày để tránh tình trạng hồ sơ bị tồn đọng, khiến kết quả xử lý thiếu tính chính xác hoặc không kịp triển khai các hoạt động tuyển dụng tiếp theo như kế hoạch ban đầu đề ra.
Phỏng vấn sơ bộ và đánh giá năng lực ứng viên
Phỏng vấn sơ bộ và đánh giá năng lực ứng viên là bước thứ tư trong xây dựng Flowchart cho quy trình tuyển dụng. Đối với việc phỏng vấn, doanh nghiệp có thể thực hiện phỏng vấn ứng viên nhanh qua điện thoại hoặc sắp xếp buổi gặp mặt trực tiếp.
Bên cạnh mục đích sàng lọc ứng viên, giai đoạn này còn giúp nhà quản lý xác định năng lực thực tế của họ thông qua việc thực hiện các bài test IQ, test tính cách MBTI, test trình độ ngoại ngữ, test chuyên môn v.vv.. Từ đó, bạn có thể tìm được ứng cử viên sáng giá nhất để “lấp đầy” vị trí còn trống.
Được xem như khâu quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng vào giai đoạn phỏng vấn và đánh giá năng lực ứng viên để đưa ra quyết định chính xác nhất, hạn chế tối đa tình trạng tuyển dụng sai người.
Để tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho giai đoạn này, nhà quản lý hãy tham khảo sử dụng Testcenter.vn – nền tảng đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam. Sở hữu ngân hàng đề thi lên tới 300+ mẫu, Testcenter.vn có khả năng đáp ứng nhu cầu của mọi công ty và đảm bảo tuyệt đối tính công bằng, nhất quán suốt cả quá trình đánh giá.
Phỏng vấn sâu ứng viên
Phần lớn các Flowchart của quy trình tuyển dụng nhân sự hiện nay chỉ bao gồm duy nhất 01 vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, cân nhắc tổ chức thêm 01 buổi phỏng vấn chuyên sâu thứ hai sẽ là cơ hội tốt để doanh nghiệp hiểu sâu sắc hơn về ứng viên.
Với những ứng viên phù hợp, nhà quản lý có thể thực hiện thỏa thuận ngay với họ về điều khoản lương thưởng, chế độ phúc lợi, thời gian nhận việc, địa điểm làm việc v.vv.. của công ty.
Thỏa thuận thử việc
Thử việc là khoảng thời gian mà doanh nghiệp dành cho ứng viên để tạo điều kiện giúp họ chứng minh năng lực thực tế của mình. Trong quá trình này, nhà quản lý cần quan sát kỹ lưỡng về cách làm việc cũng như kết quả mà người ứng tuyển đạt được. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng nên lưu ý xác định rõ ràng thời gian và mức lương trong khi thử việc theo đúng quy định của pháp luật.
Ra quyết định tuyển dụng
Ở bước ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, nhà quản lý sẽ đưa ra thông báo chính thức lựa chọn ứng viên cho vị trí công việc hiện tại; đồng thời triển khai đàm phán về mức lương và phúc lợi khi ứng viên thử việc trở thành nhân viên chính thức. Trong trường hợp ứng viên không thông qua giai đoạn thử việc, doanh nghiệp cũng cần thông báo quyết định từ chối sớm nhất tới họ.
Tổng kết
Như vậy, thông qua bài viết ngày hôm nay, Testcenter.vn đã giúp bạn làm rõ khái niệm Flowchart là gì cũng như cách ứng dụng Flowchart vào quy trình tuyển dụng hiệu quả.
Nhìn chung, với sự hỗ trợ của biểu đồ luồng, nhà quản lý có thể thuận lợi tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Cùng với đó, các phòng ban cũng dễ dàng tương tác, phối hợp xử lý công việc hiệu quả xuyên suốt mọi hoạt động của doanh nghiệp.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
