Định biên nhân sự là một khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Nếu bạn đang tìm hiểu định biên là gì để áp dụng cho doanh nghiệp của mình, chớ bỏ qua những kiến thức và ví dụ chi tiết trong bài tổng hợp của Testcenter sau đây.
Định biên là gì? Định biên nhân sự là gì?
Định biên là một quá trình nhằm xác định và phân loại vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, định biên nhân sự là quá trình tính toán số lượng nhân viên cần có trong một tổ chức để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của tổ chức đó trong tương lai.
Định biên nhân sự thường được thực hiện để giúp tổ chức tăng cường hiệu quả làm việc, tăng khả năng phát triển và nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Những người làm trong lĩnh vực quản trị nhân sự, nhân viên kế toán, chuyên viên tài chính, giám đốc điều hành, chủ doanh nghiệp,… đều cần tìm hiểu định biên là gì và áp dụng như thế nào trong thực tế cho phù hợp.
Ý nghĩa của việc tính định biên là gì?
Tính toán định biên nhân sự là một phần quan trọng của chiến lược nhân sự của một tổ chức. Đầu tiên, việc tính toán định biên nhân sự giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng nhân viên để đáp ứng nhu cầu hoạt động.
Định biên nhân sự cũng giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí liên quan đến nhân sự, bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo và lương bổng. Nếu tổ chức có quá ít nhân viên, sẽ phải trả lương cao hơn để giữ chân nhân viên hiện có. Nếu tổ chức có quá nhiều nhân viên, sẽ phải trả nhiều tiền cho chi phí lương và thưởng, trong khi không sử dụng được tối đa năng suất của các nhân viên đó.
Mặt khác, định biên nhân sự cũng giúp dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. Việc dự báo tương lai sẽ giúp tổ chức đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Công thức tính định biên là gì?
Với định biên nhân sự không có công thức tính toán cụ thể mà sẽ dựa vào trường hợp để áp dụng 1 trong 3 nguyên tắc sau đây:
Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Nguyên tắc về định mức lao động
Nguyên tắc về tần suất và thời lượng
Ví dụ:
Một cửa hàng mỗi ngày mở cửa 8 tiếng (bao gồm ngày thường, chủ nhật & lễ tết), tương đương 1 ca làm việc.
+ Xét theo Luật Lao động, 1 nhân viên được quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết mỗi năm. Vậy số ngày công trong 1 năm của nhân viên đó là 365 – 88 = 277 ngày công.
+ Để đảm bảo đủ nhân sự làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 công = 1.32 người [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn]
Như vậy ta có công thức tính:
Số nhân sự cần tuyển = N*C*1.32
Trong đó:
- N là số nhân viên cần cho một ca làm việc
- C là số ca làm việc của công ty
- 1.32 là hệ số bù trừ
Những lưu ý khi tính định biên là gì?
Khi tính định biên nhân sự, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình định biên nhân sự:
- Xác định các thông số cụ thể: Tần suất nghỉ việc, tăng trưởng doanh thu và sản xuất.. phải được tính toán dựa trên các số liệu thực tế.
- Định biên nhân sự không phải là một yếu tố độc lập, mà có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như tình trạng thị trường lao động, chiến lược phát triển kinh doanh, hoặc chính sách nhân sự. Cần xem xét những yếu tố này để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của định biên nhân sự.
- Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh định biên nhân sự để đáp ứng các yêu cầu mới cũng như mô hình doanh nghiệp thay đổi liên tục theo thời gian.
Những lỗi thường gặp khi tính định biên nhân sự
Tính toán định biên nhân sự là một việc hệ trọng liên quan đến quy mô và cách thức vận hành của cả một tổ chức. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi định biên nhân sự mà bạn cần tránh để đạt được hiệu quả tốt nhất:
- Không đánh giá đầy đủ nhu cầu thực tế của công ty, dẫn đến định biên nhân sự quá ít hoặc quá nhiều.
- Không sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp, dẫn đến kết quả sai lệch, thiếu chính xác. Bạn cần áp dụng kỹ thuật phân tích tải động, phân tích lỗ hổng kỹ năng, phân tích dữ liệu,… để định biên chuẩn xác.
- Kế hoạch định biên nhân sự quá cứng nhắc, thiếu tính linh hoạt, gây rủi ro cho công ty khi có sự biến động.
- Không đồng bộ giữa các phòng ban.
- Không đưa ra phương án dự phòng dẫn đến thiếu chủ động khi gặp các thay đổi bất ngờ trong tương lai.
- Không đưa ra các mục tiêu rõ ràng.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn cho năm 2023
Cách xây dựng kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả
Quá trình định biên nhân sự bao gồm nghiên cứu về công việc của từng bộ phận, thu thập thông tin từ nhân viên và quản lý, từ đó đưa ra quyết định về việc phân chia công việc và chức vụ. Để xây dựng một kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty
Đầu tiên, bạn cần phân tích công việc để hiểu rõ các nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu của từng vị trí trong công ty. Dựa trên phân tích công việc, bạn dựa báo số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí/phòng ban.
Cũng từ những phân tích đó, bạn xây dựng mô tả công việc, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu chi tiết cho từng vị trí cần tuyển dụng.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Dựa trên mô tả công việc và yêu cầu vị trí, bạn đánh giá tổng quát về số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ làm việc của nhân viên hiện có.
Bạn cần đánh giá hiệu quả công việc và khả năng phát triển của đội ngũ nhân sự hiện tại để xác định xem họ có thể thăng chức hay cần phải thay thế trong trường hợp cần thiết. Bạn có thể sử dụng nền tảng đánh giá nhân sự Testcenter để hỗ trợ hạng mục này. Testcenter là một vũ khí đắc lực của các tổ chức hiện nay để tạo các bài test đánh giá năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng mềm liên quan đến công việc. Dựa trên kết quả đánh giá năng lực nhân viên, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch định biên cho phù hợp.
Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực
Trong bước này, bạn cần so sánh nhu cầu về nhân lực với thực trạng hiện tại, xác định những nguồn nhân lực đang thừa hoặc thiếu hụt. Từ đó, bạn cần lựa chọn giải pháp để khắc phục tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực.
Đồng thời, bạn cũng cần đánh giá các yếu tố bên ngoài có thể gây biến động nhân sự, chẳng hạn như xu hướng thị trường, kinh tế, văn hoá và chính sách pháp luật… Việc này giúp đảm bảo kế hoạch định biên nhân sự luôn phù hợp với tình hình thực tế.
Bước 4: Tổng hợp kế hoạch định biên nhân sự
Cuối cùng, bạn có thể tổng hợp các thông tin trên để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự chi tiết và hiệu quả. Kế hoạch này nên được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp trong mọi hoàn cảnh.
Bước 5: Đánh giá sau khi thực hiện
Sau một thời gian khai kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch so với mục tiêu đã đặt ra. Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch và đề xuất giải pháp điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và mang lại hiệu quả cao hơn.
Cắt giảm định biên là gì?
Cắt giảm định biên nhân sự là quá trình giảm số lượng nhân viên trong một tổ chức, thường nhằm mục đích tối ưu hóa chi phí hoặc điều chỉnh quy mô hoạt động. Các công ty thường sử dụng chiến lược này khi gặp khó khăn về tài chính hoặc cần thay đổi chiến lược kinh doanh.
Việc cắt giảm định biên nhân sự có thể được thực hiện bằng cách giảm số lượng nhân viên thông qua việc sa thải, giảm giờ làm việc, tạm dừng tuyển dụng hoặc giảm lương. Tuy nhiên, việc cắt giảm định biên nhân sự có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển và hiệu quả hoạt động của tổ chức, gây ra:
- Mất cân bằng đội ngũ nhân viên, dẫn đến tình trạng quá tải công việc cho các nhân viên còn lại hoặc giảm sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
- Việc sa thải hoặc giảm lương có thể làm mất đi các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và gây những tác động tiêu cực đến danh tiếng của thương hiệu.
- Cắt giảm định biên nhân sự có thể làm giảm lòng tin của nhân viên đối với công ty và gây ra sự bất mãn. Về lâu dài, điều này dẫn đến sự suy giảm năng suất và tăng tỷ lệ nghỉ việc.
Do đó, cắt giảm định biên nhân sự là một quyết định quan trọng và cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ kiến thức về định biên nhân sự và cách tính toán, lập kế hoạch định biên hiệu quả. Hy vọng bạn đã có câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi “định biên là gì” và nắm rõ được các bước triển khai một chiến lược định biên cho tổ chức. Nếu bạn vẫn có những băn khoăn chưa được giải đáp về định biên nói riêng và quản trị nhân sự nói chung, hãy chia sẻ với Testcenter nhé!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
