Đánh giá KPI là phương pháp quản trị nhân sự được ưa chuộng hàng đầu hiện nay. Để có thể áp dụng KPI một cách hiệu quả, nhà quản lý cần hiểu rõ về tính chất, đặc thù của KPI. Từ đó, chuẩn hóa quy trình đánh giá trong doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu 5 bước xây dựng quy trình đánh giá KPI cho từng nhân viên ngay trong bài viết này nhé!
Đánh giá KPI là gì?
Tham khảo thêm:
>> 3 điểm khác nhau giữa OKR và KPI mà nhà quản lý cần biết
>> 9 mẫu đánh giá KPI của nhân viên dành riêng cho nhà quản lý
>> 7 “bí quyết” quản lý nhân sự hiệu quả cho nhà quản lý
Đầu tiên, KPI (theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Bên cạnh đó, đây là một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng đánh giá KPI nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở cấp độ thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban. Nhằm đánh giá hiệu suất công việc và tiến trình đơn lẻ.
5 bước xây dựng quy trình đánh giá KPI cho từng nhân viên
Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:
- Các trưởng bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận, phòng ban đó. Bộ phận, Phòng, Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.
- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho Phòng, Ban, Bộ phận. Phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận, Phòng, Ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng, trách nhiệm riêng nên yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của vị trí, phòng ban, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc. Tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc
- S – Specific: Mục tiêu cụ thể
- M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- R – Relevant: Mục tiêu thực tế
- T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi đã xác định được KPIs cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất. Có thể phân chia về 3 nhóm chính:1. Nhóm tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
2. Nhóm tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
3. Nhóm tốn ít thời gian và ảnh hưởng ít.
Mỗi nhóm này thường sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có sẽ bao gồm cả 3 yếu tố KPI: A, B và C.
Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, bởi quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI
Hệ thống KPIs phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng và hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
Mẫu đánh giá KPI dành cho doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm:
>> Tham khảo mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh chính xác nhất
>> 9 chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh nhà quản lý cần biết
>> 5 chỉ tiêu KPI nhất-định-phải-có khi đánh giá nhân viên kinh doanh
>> Tài liệu cho nhà quản trị nhân sự hiệu quả
Kết luận
Hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn nắm được tổng quan 5 bước xây dựng quy trình đánh giá KPIs cho từng nhân viên. Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs một cách linh hoạt nhằm phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp trong quản lý nhân sự.
Bên cạnh đó, để xây dựng được hệ thống KPIs chính xác, nhà quản lý cần nắm được năng lực hiện tại của nhân viên. Trong đó, nền tảng đánh giá nhân sự TestCenter.vn đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào quy trình vận hành. Là một công cụ test online, chỉ mất 5 phút là có thể xây dựng được bài kiểm tra năng lực cho riêng mình.
TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
