Bạn đang muốn tối ưu hóa chi phí tuyển dụng nhưng không biết phải cắt giảm từ đâu? Qua bài viết này Testcenter sẽ bóc tách những yếu tố gây tốn kém ngân sách tuyển dụng của bạn và cách để tối ưu hóa. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Chi phí tuyển dụng là gì ?
Chi phí tuyển dụng (cost per hire) được định nghĩa là tổng ngân sách công ty đầu tư để tuyển dụng nhân sự mới tính từ lúc bắt đầu đăng tin tuyển dụng đến lúc ứng viên trở thành nhân viên chính thức.
Lợi ích của việc nắm rõ chi phí tuyển dụng
Có cái nhìn tổng quát về chi phí tuyển dụng giúp bộ phận nhân sự:
- Nắm rõ mức độ hiệu quả chi tiêu trong từng giai đoạn tuyển dụng nhân sự.
- Hiểu được sự ảnh hưởng của chiến dịch tuyển dụng đến tài chính công ty.
- Đưa ra dự báo và điều tiết ngân sách đầu tư ở mức hợp lý.
- Tối ưu hóa lượng tài nguyên được sử dụng.
Các loại chi phí tuyển dụng phổ biến
Để cắt giảm chi phí tuyển dụng bị lãng phí, hãy cùng rà soát những loại chi phí sau:
Chi phí quảng cáo, đăng tin tuyển dụng
Đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng tìm việc là một phương pháp hiệu quả. Nó giúp công ty tiếp cận với lượng lớn ứng viên. Tuy nhiên, để thu hút nhân sự chất lượng cao, công ty phải sử dụng những nền tảng mất phí. Một số kênh tuyển dụng thường được sử dụng là:
- Báo chí, tờ rơi
- Website tuyển dụng: TopCV, CareerBuilder, Viecmarketing,…
- Mạng xã hội: Google Ads, Facebook Ads
- ….
Theo số liệu thống kê, hơn 20% lượng nhân sự chuyên môn cao trong ngành ứng tuyển vào các vị trí được truyền thông, quảng cáo. Chính vì vậy, hãy đưa ra chiến dịch tuyển dụng phù hợp với từng nền tảng, vị trí để thu hút nhân sự phù hợp cho công ty nhé!
Chi phí sàng lọc ứng viên
Sau khi có được danh sách ứng viên tiềm năng, bộ phận nhân sự cần chọn ra những hồ sơ phù hợp nhất.
Khi lượng hồ sơ quá lớn, doanh nghiệp cần đầu tư những phần mềm hỗ trợ đánh giá ứng viên. Việc lựa chọn những ứng dụng, phần mềm phù hợp là rất quan trọng, bởi chúng sẽ giúp doanh nghiệp:
- Lọc ra những ứng viên thật sự tiềm năng trong thời gian ngắn
- Tiết kiệm công sức cho bộ phận HR
- Dễ dàng tính toán và cân đối ngân sách tuyển dụng
- Loại bỏ tính chủ quan trong tuyển dụng
>> Tham khảo thêm: Khám phá công cụ sàng lọc ứng viên hàng đầu hiện nay
Phí dịch vụ tuyển dụng
Đây thường là khoản đắt đỏ nhất trong chi phí tuyển dụng. Thông thường, doanh nghiệp cần đến các agency tuyển dụng khi:
- Tuyển dụng nhân sự cấp quản lý: Các Agency tuyển dụng có mạng lưới quan hệ lớn, giúp họ tiếp cận ứng viên chất lượng cao dễ dàng hơn.
- Tuyển dụng lượng lớn nhân sự: Các đơn vị chuyên tuyển dụng có quyền truy cập vào các gói ưu đãi của nhiều nền tảng khác nhau và hiểu được cách đăng tin tuyển dụng thu hút nhiều ứng viên.
- Nhu cầu nhân sự khẩn cấp: Với lượng lớn dữ liệu, agency tuyển dụng có thể nhanh chóng tìm và đề xuất các ứng viên thích hợp cho công ty.
- Bộ phận nhân sự chưa đáp ứng được yêu cầu: Bộ phận HR đôi khi cần sự trợ giúp từ các dịch vụ khi không thể đáp ứng yêu cầu của công ty hoặc khối lượng công việc quá lớn.
Chính vì thực hiện gần như đầy đủ quy trình tuyển dụng, mức phí của dịch vụ này thường khá cao. Ở thị trường Việt Nam, mức phí sẽ dựa vào mức lương mà ứng viên nhận được.
Chi phí vận hành chiến dịch tuyển dụng của công ty
Doanh nghiệp có thể tự vận hành chiến dịch tìm kiếm nhân sự nhằm dễ dàng kiểm soát chi phí. Khi đó, bộ phận nhân sự phải thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng. Gồm tìm kiếm ứng viên trên nhiều kênh, phát triển những tài nguyên cần thiết. Khi đó, chi phí sẽ phát sinh ở những khoản sau:
- Lương nhân viên: Khoản phí này sẽ bao gồm cả lương cho bộ phận HR cũng như những bộ phận khác có tham gia vào kế hoạch tìm kiếm nhân sự mới.
- Chi phí cơ sở vật chất: Đây là khoản phí dựa trên những yêu cầu về môi trường làm việc của đội ngũ nhân sự. Ví dụ như văn phòng, tiền thuê địa điểm phỏng vấn, tiền điện thoại liên lạc ứng viên, văn phòng phẩm,….
- Phí phát triển đội ngũ nhân sự: Khoản ngân sách được bỏ ra nhằm tuyển dụng cũng như tập huấn, nâng cao nghiệp vụ đối với đội ngũ HR.
- Chi phí branding
- …
Những khoản phí ẩn khác
Bên cạnh đó, xuyên suốt quá trình tuyển dụng sẽ xuất hiện những khoản phí ẩn tùy theo tình hình thực tế. Dễ thấy nhất là khoản:
- Thời gian đầu tư vào chiến dịch tuyển dụng: Các cấp quản lý phải bỏ thời gian ra nhằm sàng lọc CV cũng như phỏng vấn, đánh giá ứng viên.
- Chi phí phát sinh trong quỹ lương: Khi chưa tuyển được hoặc đang đào tạo nhân sự mới, một nhân viên phải hoàn thành khối lượng gấp đôi để đảm bảo tiến độ công việc. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ tốn thêm một khoản phí tăng ca, thưởng để khích lệ nhân viên…
- Tiến độ công việc bị ảnh hưởng: Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngay cả khi đã được đào tạo bài bản, hiệu suất của một nhân viên mới chỉ ở khoảng 25% trong tháng đầu làm việc. Các chuyên gia từ đại học Havard cũng khẳng định mất ít nhất 5 tháng để nhân sự mới đạt được hiệu suất làm việc tiêu chuẩn.
Những yếu tố hàng đầu làm phát sinh chi phí tuyển dụng
Trong quá trình tìm kiếm nhân sự, hàng loạt vấn đề có thể phát sinh đẩy chi phí tuyển dụng lên cao.
Tỉ lệ nhân viên thôi việc
Đây là phần trăm nhân viên ngưng hợp tác với công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Tỉ lệ này được tính bằng cách lấy số lượng nhân viên thôi việc trong khoảng thời gian nhất định chia cho tổng nhân sự công ty.
Tỷ lệ thôi việc cao khiến chi phí tuyển dụng tăng cao do:
- Lãng phí quỹ đào tạo nhân viên
- Doanh nghiệp cần trả thêm phí tăng ca để hoàn thành công việc
- Công ty cần bắt đầu chiến dịch tuyển dụng mới
- Tốn chi phí đào tạo nhân sự mới
>> Tham khảo thêm: 7 “bí quyết” giúp giảm Turnover Rate dành cho doanh nghiệp
Thời gian tuyển dụng
Bên cạnh chi phí tuyển dụng, thời gian công ty cần bỏ ra cũng là một yếu tố quan trọng. Thông thường, một công ty sẽ cần từ 12 đến 16 tuần cho một quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh. Quy trình tìm kiếm và đào tạo nhân sự kéo dài dẫn đến nhiều hệ lụy:
- Nhân sự mất đi hứng thú, công ty phải chi thêm tiền để tìm kiếm ứng viên mới
- Công việc bị trì hoãn, ảnh hưởng đến doanh thu và phát sinh phí tăng ca
- Danh tiếng công ty bị ảnh hưởng, tốn thêm chi phí branding
Tuyển dụng nhân sự không phù hợp
Tuyển dụng nhân sự không phù hợp dẫn đến việc lãng phí toàn bộ chi phí tuyển dụng đã bỏ ra. Và buộc công ty phải bắt đầu tuyển dụng nhân viên mới lại từ đầu. Như vậy, việc tuyển dụng sai khiến chi phí bỏ ra cho một vị trí nhân đôi, nhân ba, thậm chí nhân lên nhiều lần.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể phải thuê thêm nhân viên thời vụ, cộng tác viên,.. để đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc. Điều này khiến quỹ tuyển dụng phình to, ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp.
Phương pháp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng
Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí tuyển dụng là câu hỏi chung của bộ phận HR cũng như biết bao chủ doanh nghiệp. Áp dụng ngay bí quyết sau nhé:
Cụ thể hóa nhu cầu nhân sự
Nhu cầu nhân sự là đầu ra của quá trình tuyển dụng. Khi được cung cấp nhu cầu cụ thể, chi tiết, bộ phận tuyển dụng sẽ nắm rõ nhiệm vụ của mình. Khi ấy họ chỉ cần tập trung tìm phương pháp để đạt được mục tiêu, không còn phải làm việc trong mơ hồ, không có định hướng rõ ràng. Một bản nhu cầu nhân sự cần nêu rõ các yếu tố:
- Vị trí cần bổ sung nhân sự
- Số lượng nhân sự cần tuyển
- Chi phí tuyển dụng ở những chiến dịch trước
- Chiến lược tuyển dụng
Từ những thông tin trên, HR có thể đưa ra bảng kế hoạch hợp lý cũng như thực hiện báo cáo, điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh.
Mô tả công việc cụ thể, chính xác
Một bản mô tả công việc cụ thể giúp HR hình dung rõ ràng chân dung của ứng viên. Nội dung bảng mô tả cần đảm bảo đầy đủ:
- Nhiệm vụ
- Các kỹ năng cần thiết
- Yêu cầu về phẩm chất, tính cách
- Chế độ đãi ngộ
Ngoài ra, bản mô tả công việc chi tiết, cụ thể sẽ giúp hạn chế số lượng CV không phù hợp gửi về, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí sàng lọc.
Lựa chọn nền tảng tuyển dụng hợp lí
Hiện nay có rất nhiều nền tảng giúp nhà tuyển dụng tiếp cận lượng lớn ứng viên. Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn xây dựng một website tuyển dụng của riêng mình. Để chọn nền tảng phù hợp, bạn hãy lưu ý:
- Lượng truy cập: Nền tảng có lượng truy cập càng lớn, bạn càng tiếp cận nhiều ứng viên.
- Độ uy tín: Hãy chọn những trang tin tức tuyển dụng uy tín như: TopCV, vieclammarketing,.. để đăng tin nhé.
- Mức phí: Các nền tảng sẽ có cách tính phí khác nhau, từ miễn phí đến các gói theo năm, theo chiến dịch… Tùy theo nhu cầu nhân sự, HR có thể quyết định sử dụng như thế nào.
>> Tham khảo thêm : 5 địa chỉ “săn” ứng viên miễn phí mà nhà tuyển dụng nên biết
Đào tạo nguồn lực nội bộ
Cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí tuyển dụng chính là đào tạo, nâng cao trình độ nhân sự của công ty.
Một lộ trình thăng tiến và kế hoạch đào tạo phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Các vị trí ở cấp quản lý, lãnh đạo hoàn toàn có thể được lấp đầy bới nhân viên trong công ty, hạn chế sự ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Chi phí, thời gian cần thiết để tuyển dụng nhân viên cấp thấp cũng ít hơn so với tìm kiếm nhân sự ở vị trí trung hoặc cấp cao.
- Giúp nhân viên gắn bó với công ty, giảm tỷ lệ thôi việc.
Có thể thấy, việc phát triển nguồn lực nội bộ giúp công ty ổn định bộ máy nhân sự cũng như tiết kiệm chi phí tuyển dụng đáng kể.
Sàng lọc ứng viên
Muốn tối ưu hóa chi phí tuyển dụng, bạn cần phải sàng lọc ứng viên một cách hợp lý. Quá trình sàng lọc hiệu quả giúp:
- Giảm bớt khối lượng công việc cho HR
- Xác định đúng ứng viên tiềm năng
- Lựa chọn ứng viên phù hợp, giảm thiểu tỷ lệ thôi việc
- Rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm thiểu chi phí phát sinh
Chính vì vậy, hãy tham khảo công cụ sàng lọc ứng viên của Testcenter. Với những đặc tính cạnh tranh sau, Testcenter chắc chắn sẽ là lựa chọn thông minh giúp bạn giảm thiểu tối đa chi phí tuyển dụng:
- Đánh giá nhân viên trên nhiều phương diện thông qua bài test online
- Hỗ trợ tạo form đánh giá ứng viên sau phỏng vấn
- Số hóa quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự
- Chuẩn hóa, quốc tế hóa quy trình tuyển dụng
Như vậy, bài viết đã mang đến đầy đủ thông tin về các loại chi phí tuyển dụng. Bên cạnh đó còn cung cấp hướng giải quyết cho các vấn đề gây lãng phí ngân sách tuyển dụng. Để tối đa hóa chi phí, bạn cần rà soát lại toàn bộ quy trình của mình. Bên cạnh đó không ngừng cập nhật, cải tiến quy trình để thích ứng với sự phát triển của thị trường hiện nay. Và đừng quên truy cập Testcenter biết thêm về công cụ đánh giá ứng viên hiệu quả ngay hôm nay!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
