Để tăng tính chuẩn xác cho việc “săn lùng” nhân tài, nắm rõ cách kiểm tra thông tin ứng viên trên CV là kỹ năng nhà tuyển dụng không thể thiếu. Toàn diện những điều cần biết về phương pháp này, mời bạn hãy cùng Testcenter theo dõi bài viết hôm nay!
Kiểm tra thông tin ứng viên là gì?
Kiểm tra thông tin ứng viên (tên gọi khác: xác minh thông tin ứng viên, tên tiếng Anh: reference checking) là quá trình nhà tuyển dụng tiến hành làm sáng tỏ chi tiết trình độ học vấn, kinh nghiệm việc làm, kỹ năng, tính cách,… của ứng viên thông qua một số kênh tham khảo (lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, bạn bè,…).
Thông qua những kênh này, nhà tuyển dụng có thể xác minh tính chân thực của những thông tin do ứng viên cung cấp, đồng thời có cái nhìn toàn diện về ứng viên. Đây được xem là yếu tố vô cùng quan trọng để nhà tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.
Trong quá trình xác minh, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ thấy được một số khoảng trống về thời gian và kinh nghiệm của ứng viên so với CV. Trên thực tế, để vượt qua sự cạnh tranh khốc liệt, một bộ phận ứng viên có thể cố tình phóng đại thế mạnh của họ với mong muốn vượt mặt các đối thủ nặng ký khác. Chính bởi vậy, việc nhà tuyển dụng tự mình tiến hành kiểm tra lại thông tin trở nên vô cùng cần thiết.
Tìm hiểu thêm: Các câu hỏi phỏng vấn tester thường được sử dụng nhất.
Mục đích của việc kiểm tra thông tin ứng viên
Xác minh thông tin ứng viên là công cụ đặc biệt hiệu quả giúp nhà tuyển dụng có thể đưa ra quyết định lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau hay loại bỏ các ứng viên không phù hợp với hướng phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, nhà tuyển dụng thực hiện việc kiểm tra nhằm:
Lấp đầy thông tin còn khoảng trống
Việc tìm kiếm thông tin từ các kênh tham khảo sẽ góp phần lấp đầy khoảng tư liệu còn trống trong cuộc phỏng vấn gần nhất giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Từ đây, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thêm nhiều quan điểm giá trị về ứng viên cũng như sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng từ phía nguồn tham khảo.
Xác thực thông tin của ứng viên
Dễ thấy nhất, việc xác minh thông tin ứng viên từ các kênh tham khảo sẽ góp phần giúp nhà tuyển dụng kiểm tra tính chân thực trong những tuyên bố ứng viên đưa ra suốt quá trình phỏng vấn trước đó. Lúc này, nếu xuất hiện điểm mâu thuẫn giữa hai nguồn thông tin, nhà tuyển dụng cần phải mở rộng phạm vi tham khảo.
Nhìn chung, quá trình xác thực thông tin ứng viên đòi hỏi ở nhà tuyển dụng thái độ khách quan, bình tĩnh. Bạn không nên kết luận vội vàng mà luôn phải tỉnh táo để nhận biết mức độ trung thực trong những luồng thông tin mình thu thập được. Trong trường hợp cần thiết, bạn cũng có thể yêu cầu ứng viên làm bài kiểm tra lại.
Khám phá những khía cạnh khác của ứng viên
Đôi khi, thời lượng buổi phỏng vấn chưa đủ dài để nhà tuyển dụng có thể thật sự hiểu rõ về ứng viên. Do đó, thông qua những cuộc trò chuyện với người tham khảo, bạn có thể thu thập thêm nhiều dữ kiện chi tiết về họ. Việc làm này sẽ góp phần giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn cho doanh nghiệp.
Thời điểm tốt nhất để xác minh thông tin ứng viên
Xác minh thông tin ứng viên thực chất là một công việc gây tốn kém khá nhiều thời gian do trước đó, nhà tuyển dụng cần thu thập đầy đủ dữ liệu về nguồn tham khảo, bao gồm thông tin về người tham khảo (họ tên, chức vụ,…), thời gian hẹn gặp mặt/gọi điện để tiến hành phỏng vấn/trò chuyện,…
Quá trình này nếu không được thực hiện một cách khoa học sẽ có thể gây nhiều ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng, đặc biệt là khi doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm lượng nhân sự lớn. Theo đó, dưới đây là một số thời điểm thích hợp để nhà tuyển dụng tiến hành kiểm tra thông tin ứng viên:
- Sau giai đoạn phỏng vấn đầu tiên, khi đã thu hẹp được danh sách ứng viên tiềm năng.
- Khi sắp hoàn tất quy trình tuyển dụng và chuẩn bị đưa ra quyết định cuối cùng.
- Khi cảm thấy băn khoăn về một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn với ứng viên.
Tham khảo: Bottleneck là gì? Cách giải quyết triệt để Bottleneck.
Phương thức kiểm tra thông tin ứng viên tốt nhất
Về cơ bản, nhà tuyển dụng có thể nhận được tư liệu tham khảo về thông tin của ứng viên qua 03 phương thức chủ yếu, bao gồm văn bản, trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.
Mặc dù trên thực tế, việc sử dụng tài liệu tham khảo bằng văn bản đã giúp nhà tuyển dụng thu thập đầy đủ thông tin cần xác minh, tuy nhiên, để kiểm tra một cách tường tận nhất, đặc biệt ở những khía cạnh như cảm nhận của đối phương về tính cách ứng viên, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phương án gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng còn có thể tiến hành quy trình kiểm tra tham chiếu 02 giai đoạn. Cụ thể, ở giai đoạn đầu tiên, bạn sử dụng hình thức yêu cầu qua văn bản (email, SMS,…) để xác minh thông tin cơ bản.
Giai đoạn tiếp theo, hãy sắp xếp một cuộc trò chuyện qua điện thoại. Nếu ứng viên thật sự tiềm năng hoặc họ đang ứng tuyển cho một vị trí quan trọng, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn gặp mặt trực tiếp.
Đối tượng thích hợp để tiến hành xác minh thông tin ứng viên
Thông thường, trong CV của ứng viên sẽ có mục “Thông tin người tham khảo”. Đây có thể là quản lý trực tiếp của họ khi còn làm việc ở công ty cũ. Nhà tuyển dụng hãy tiến hành liên hệ với người này để kiểm tra thông tin sơ bộ về năng lực làm việc của ứng viên tại môi trường trước đó.
Ngoài ra, đừng quên xem xét thêm các nguồn tài liệu tham khảo được đính kèm trong CV. Sự tương tác với bạn bè, đồng nghiệp trên mạng xã hội sẽ có thể bộc lộ rõ nét tính cách, quan điểm và thái độ sống của ứng viên.
Cách kiểm tra thông tin ứng viên trên CV chính xác
Việc kiểm tra thông tin ứng viên từ phía người tham khảo giúp nhà tuyển dụng đạt được 02 mục đích chính:
- Xác thực những điều ứng viên đã nói về kinh nghiệm làm việc của bản thân (nơi làm việc, thời gian làm việc, vị trí công việc cuối cùng, nhiệm vụ đặc biệt đã hoàn thành,…).
- Biết được thêm về những thành tựu và thất bại trong quá trình làm việc trước đó, thói quen nghề nghiệp, điểm mạnh, điểm yếu,… của ứng viên.
Tuy nhiên, trước khi thực hiện công việc này, bạn cần thông báo và nhận được sự đồng thuận từ ứng viên để đảm bảo quá trình đối chiếu không xâm phạm quyền riêng tư hay ảnh hưởng đến vị trí hiện tại của họ tại công ty khác.
Tiếp theo, hãy lên một danh sách những vấn đề bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về ứng viên. Lưu ý rằng, thiết lập kế hoạch có trình tự rõ ràng có thể giúp bạn tiến hành kiểm tra thông tin ứng viên một cách nhanh chóng, thuận lợi.
Khi liên lạc thành công với người tham khảo, nhà tuyển dụng cần giới thiệu về bản thân và vị trí đang cần tuyển dụng. Đồng thời tiến hành xác nhận xem họ có đang rảnh và sẵn sàng trao đổi với bạn về vấn đề này hay không.
Nếu nhận được sự đồng ý, hãy chăm chú lắng nghe và ghi chép cẩn thận những thông tin mà người tham khảo cung cấp. Ngoài ra, đừng quên gửi lời cảm ơn tới họ sau cuộc trò chuyện vì đã dành thời gian ghi nhớ, phác thảo về ứng viên để giúp đỡ bạn.
Tóm tắt các bước kiểm tra thông tin ứng viên cho nhà tuyển dụng
Về cách kiểm tra thông tin ứng viên trên CV chuẩn xác, Testcenter có thể tóm gọn quy trình trên thành 04 bước đơn giản, dễ nhớ dành cho nhà tuyển dụng như sau:
- Bước 01: Lên danh sách những thông tin cần xác thực về ứng viên và soạn sẵn bộ câu hỏi.
- Bước 02: Gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc sử dụng Linkedin để trực tiếp giới thiệu mục đích của cuộc trò chuyện sắp tới.
- Bước 03: Tiến hành phỏng vấn/trao đổi qua điện thoại để được người tham chiếu giải đáp thắc mắc. Như đã đề cập ở phần trên, trong trường hợp việc cân nhắc ứng viên là rất quan trọng, nhà tuyển dụng có thể đề xuất với người tham chiếu một buổi gặp mặt trực tiếp.
- Bước 04: Kết thúc trò chuyện, gửi email cảm ơn người tham chiếu. Đừng quên giữ liên lạc với họ để trong trường hợp cần thiết, bạn vẫn có thể xin thêm thông tin về ứng viên.
Trong quá trình kiểm tra thông tin, nhà tuyển dụng cần chú ý:
- Dành thời gian xây dựng mối quan hệ tốt với người tham chiếu, giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin ứng viên cùng bạn.
- Mô tả ngắn gọn vị trí mà ứng viên đang dự tuyển và tham khảo ý kiến của người tham chiếu về mức độ phù hợp của ứng viên với công việc này.
- Khéo léo tìm hiểu về phong cách làm việc, tính cách, thế mạnh và nhược điểm của ứng viên.
Danh sách mẫu câu hỏi xác minh thông tin ứng viên
Để việc xác thực thông tin ứng viên diễn ra thuận lợi, nhà tuyển dụng hãy chuẩn bị danh sách mẫu câu hỏi kiểm tra. Dưới đây là những câu hỏi thường được dùng để tham chiếu thông tin:
- Nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
- Ứng viên thể hiện khả năng lãnh đạo và khả năng hợp tác làm việc của mình như thế nào?
- Ứng viên đã từng tham gia những dự án nhóm nào? Vai trò của họ trong dự án này là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp ra sao?
- Ứng viên phản hồi như thế nào khi nhận được ý kiến đóng góp?
- Ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?
- Ứng viên xử lý các tình huống gây căng thẳng như thế nào? Đưa ra ví dụ cụ thể.
- Ứng viên có hành vi nào làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? Ví dụ như đi làm trễ, chậm deadline, tranh cãi với đồng nghiệp,…
- Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cũ cuối cùng của họ ở công ty là gì?
- Ứng viên cho thấy họ đã xử lý tốt một tình huống cụ thể như thế nào?
- Mức độ hòa nhập của ứng viên với môi trường tập thể ra sao?
- Lý do ứng viên rời đi là gì?
- Người tham chiếu cho rằng ứng viên có thể đảm nhiệm những vị trí công việc cao hơn không? Vì sao?
- Người tham chiếu có cho rằng ứng viên đủ điều kiện đảm nhiệm vai trò mới này không?
- Nếu được lựa chọn, người tham chiếu có muốn tiếp tục làm việc với ứng viên không?
Những điều nhà tuyển dụng cần lưu ý khi kiểm tra thông tin ứng viên
Được xem là một công cụ kiểm tra mang tính khách quan cao, xác minh thông tin ứng viên qua người tham chiếu đã bộc lộ rất nhiều ưu thế tuyệt vời. Tuy nhiên, do có liên quan nhiều đến yếu tố con người nên trong quá trình thực hiện, nhà tuyển dụng cần khéo léo:
- Tránh hỏi những vấn đề mơ hồ.
- Tránh hỏi những vấn đề mang tính chất thu hút sự tiêu cực.
- Tránh hỏi những vấn để quá chung chung hoặc quá mở.
Đặc biệt, trong trường hợp người tham chiếu không tự tin rằng họ hiểu biết về ứng viên, nhà tuyển dụng hãy để họ giới thiệu cho bạn một người khác. Việc càng nói chuyện, tiếp xúc với nhiều người sẽ càng giúp bạn dễ dàng “phác thảo” bức tranh tổng thể về ứng viên.
Có thể bạn quan tâm: Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả cho nhà lãnh đạo thời 4.0.
Tổng kết
Nhìn chung, trang bị đầy đủ kiến thức về cách kiểm tra thông tin ứng viên trên CV chắc chắn sẽ góp phần giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính xác trong việc “săn lùng” nhân tài.
Hy vọng rằng qua những gợi ý của Testcenter trên đây, bạn sẽ có thêm thật nhiều ý tưởng mới để ngày càng hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp của mình.
Đặc biệt, để hạn chế tối đa sai sót trong khi tìm kiếm người tài, bạn hoàn toàn có thể tham khảo sử dụng Testcenter – nền tảng đánh giá năng lực nhân sự chất lượng hàng đầu Việt Nam!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
