Rất nhiều người đặt câu hỏi: “Bottleneck là gì? Bottleneck ảnh hưởng ra sao đến hiệu suất và làm cách nào để hạn chế?”. Qua bài viết này, Testcenter sẽ mang đến câu trả lời chi tiết nhất cho bạn. Hãy theo dõi đến cuối bài viết nhé!
Khái niệm bottleneck là gì?
Bottleneck (hay nút cổ chai, nghẽn cổ chai) bắt nguồn từ hiện tượng dốc các viên bi ra khỏi một cổ chai nhỏ. Dù kích thước của các viên bi đều nhỏ hơn miệng cổ chai, nhưng khi dốc đồng thời, chúng sẽ cùng bị kẹt lại. Nguyên nhân là do miệng chai nhỏ, các viên bi va chạm vào nhau tạo nên sự tắc nghẽn.
Trên thực tế, bottleneck là gì? Mượn hình ảnh sự tắc nghẽn của những viên bi trong cổ chai, người ta muốn nói về việc doanh nghiệp chưa biết tối ưu các khâu trong quy trình sản xuất, kinh doanh. Khi có quá nhiều thứ cần được giải quyết trên một điều kiện tài nguyên hạn chế, chắc chắn hiện tượng nghẽn cổ chai sẽ xảy ra.
Nghẽn cổ chai là hiện tượng mà hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các doanh nghiệp đều gặp phải. Vấn đề lớn nhất gây ra bởi bottleneck là gì? Đó là hiệu ứng domino, tức là khi xuất hiện một điểm tắc nghẽn, nhiều điểm còn lại có thể sẽ chịu ảnh hưởng. Hơn nữa, doanh nghiệp càng lớn, quy trình càng cồng kềnh thì nguy cơ xuất hiện nghẽn cổ chai càng nhiều.
>> Tìm hiểu thêm: Bottleneck (production)
Các loại nút cổ chai thường gặp
Các loại bottleneck là gì? Phân loại được những nút cổ chai thường gặp sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung được vấn đề đang có trong doanh nghiệp.
Có 4 loại nút cổ chai như sau:
- Nút cổ chai ngắn hạn: Loại này chỉ xuất hiện tạm thời, xảy ra khi có một sự cố bất chợt và có thể khắc phục trong thời gian ngắn. Chẳng hạn như một nhân viên nghỉ ốm. Khi đó, khối lượng công việc tăng lên đột ngột, trong khi chưa bố trí được nhân sự để giải quyết nên gây ra tắc nghẽn.
- Nút cổ chai dài hạn: Vấn đề này đáng lo ngại hơn. Nó gây ra bởi những hỏng hóc, thiếu sót mang tính hệ thống. Cụ thể trong trường hợp này bottleneck là gì? Đó là những đình trệ công việc do thiếu máy móc, thiết bị, cơ sở hạ tầng làm việc.
- Nút cổ chai tĩnh: Loại nút cổ chai này xuất hiện một cách cố định trong quy trình làm việc, không gây ra thay đổi hoặc dao động đột ngột. Chẳng hạn như mất điện hay thiên tai. Chúng kéo dài thời gian làm việc, gây nên sự đình trệ nhất định.
- Nút cổ chai động: Loại này xuất hiện linh hoạt và thay đổi theo từng thời điểm, bộ phận, cá nhân phụ trách. Hoặc xuất hiện theo kiểu vấn đề từ khâu này chuyển dần sang các khâu khác. Khiến mỗi khâu tiêu tốn thêm một chút thời gian và nhân lực.
Nguyên nhân dẫn đến nút cổ chai là gì
Có không ít nguyên nhân có thể gây ra hiện tượng nút cổ chai. Những nguyên nhân ấy có thể bắt nguồn từ vấn đề nhỏ nhặt trong quy trình làm việc cho đến những vấn đề lớn, mang tính hệ thống. Sau đây là thống kê một số nguyên nhân cơ bản mà nhiều doanh nghiệp mắc phải.
Xử lý dữ liệu thủ công
Vấn đề này rất dễ gặp ở những công ty nhỏ, công ty gia đình,… Họ thường cho rằng ghi nhận dữ liệu theo cách thủ công sẽ tiết kiệm chi phí mua sắm máy móc, phần mềm, không phải thuê nhân sự chất lượng cao… Nhưng thực tế, đây chính là cản trở lớn nhất cho việc phát triển mở rộng kinh doanh của họ.
Cách mà xử lý dữ liệu thủ công gây ra bottleneck là gì? Xử lý dữ liệu thủ công khiến thời gian truy vấn và cập nhật dữ liệu lâu hơn, dữ liệu không chính xác, dễ dàng xảy ra sai lệch. Không những vậy, nó còn tạo cơ hội cho việc gian lận thông tin, gây thất thoát không đáng có.
Quy trình làm việc cồng kềnh
Bên cạnh làm mọi thứ theo cách thủ công thì quy trình làm việc quá cồng kềnh cũng là vấn đề. Đây là điều mà nhiều doanh nghiệp lớn gặp phải. Họ có quá nhiều phòng ban, chức trách, mỗi vấn đề phát sinh đều có quá nhiều bên liên quan cần can thiệp vào giải quyết.
Tưởng tượng một quy trình xin việc ở các công ty thông thường sẽ trải qua 3 bước: Lọc CV, phỏng vấn chuyên môn, phỏng vấn văn hóa. Nhưng trong nhiều công ty, quy trình ấy độn thêm rất nhiều bước như: Sơ vấn qua điện thoại, làm bài test, phỏng vấn riêng với team, leader… Nếu không tinh giản quy trình làm việc, rất nhiều vấn đề quan trọng phải dồn ứ phía sau chờ được giải quyết.
Cường độ công việc quá tải
Lý do cường độ công việc quá tải gây ra bottleneck là gì? Đơn giản là khi khối lượng công việc quá lớn, nhân viên không có đủ thời gian để giải quyết từng ấy công việc trong khoảng thời gian đặt ra. Khi đó sẽ xảy ra ba trường hợp:
- Một là nhân viên buộc phải tăng ca, làm quá sức. Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy về sau như sức khỏe không đảm bảo, không hài lòng với công việc, nhân viên dễ có ý định từ bỏ tổ chức,…
- Hai là chất lượng công việc sụt giảm, nhiều lỗi sai. Điều gây ra bottleneck là gì? Đó là những vấn đề phát sinh từ khâu này sẽ khiến các khâu về sau mất nhiều thời gian để giải quyết. Mỗi khâu tiêu tốn thêm một chút thời gian sẽ làm nên gánh nặng cho cả tổ chức.
- Ba là thời gian giải quyết công việc kéo dài. Muốn hạn chế hai vấn đề trên thì chỉ có cách làm với thời gian lâu hơn. Đây chính là khi công việc bị dồn ứ ở một bộ phận. Nếu không sớm giải quyết sẽ gây ra nhiều rắc rối trên toàn hệ thống.
Những vấn đề mà nghẽn cổ chai gây ra
Như đã giải thích ở phần bottleneck là gì, chúng ta đều có thể nhận thấy đây là những vấn đề ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Mà mỗi tổ chức thường không chỉ tồn tại một bottleneck. Họ có thể có rất nhiều những nút cổ chai ở các công đoạn, bộ phận khác nhau. Hãy cùng Testcenter điểm qua những tổn hại mà nghẽn cổ chai có thể gây ra cho doanh nghiệp của bạn nhé!
Tăng chi phí
Điển hình nhất, nút cổ chai khiến doanh nghiệp có nguy cơ tiêu tốn thêm nhiều chi phí. Trong khâu sản xuất hay vận hành, khi nghẽn cổ chai xuất hiện, doanh nghiệp sẽ phải gồng gánh thêm chi phí nguyên vật liệu, lương trả cho nhân sự… Tác hại cuối cùng là làm giảm doanh thu và lợi nhuận.
Tiêu tốn thời gian
Quy trình sản xuất, kinh doanh là sự kết hợp của nhiều công đoạn lại với nhau. Vì vậy, nếu một người chậm tiến độ dù chỉ là một chút, thì điều đó có thể ảnh hưởng đến quá trình của cả công ty.
Sự chậm trễ trong công việc khiến công ty dễ đánh mất các hợp đồng quan trọng, giảm uy tín trong mắt khách hàng, bỏ lỡ thời cơ tung ra sản phẩm mới,…
Giảm năng suất lao động
Ảnh hưởng lớn nhất của bottleneck là gì? Có thể nói đó là làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên. Nghẽn cổ chai khiến nhân viên phải làm việc với thời gian dài hơn. Họ cũng dễ gặp căng thẳng và áp lực với việc phải giải quyết các vấn đề về tắc nghẽn
Hơn nữa, nhân viên dễ phát sinh mâu thuẫn hơn. Khi vấn đề không được giải quyết ổn thỏa, họ có xu hướng đổ lỗi cho nhau. Điều này làm triệt tiêu động lực làm việc của nhân viên.
>> Tìm hiểu thêm: Nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả và bật mí cách cải thiện
Nhiều hệ lụy kéo theo
Có lẽ đến đây bạn đã hình dung được những nguy hại của bottleneck là gì. Tuy nhiên đó vẫn chưa phải tất cả. Bottleneck còn có thể gây ra nhiều hệ lụy hơn:
- Khiến sản phẩm bị tồn đọng, giảm giá trị, mất lợi thế cạnh tranh. Khách hàng không hài lòng, mức độ uy tín giảm.
- Tạo ra các sai lầm trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, tài chính, nhân sự…). Trong quá trình tính toán nguồn lực, nhà quản lý dễ vì nút cổ chai mà mắc sai lầm, khiến doanh nghiệp không có sự chủ động trong khâu chuẩn bị.
- Nói chung, bottleneck có thể ảnh hưởng đến mọi mặt trong doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí, thời gian và chất lượng. Bởi vậy, bạn cần tìm cách nhận biết bottleneck là gì và giải quyết chúng càng sớm càng tốt.
Cách khắc phục nghẽn cổ chai là gì?
Giải pháp hiệu quả để tháo gỡ bottleneck là gì? Liệu doanh nghiệp có mất nhiều thời gian và chi phí cho việc tháo gỡ bottleneck hay không? Dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn.
Xác định điểm gây nghẽn cổ chai
Muốn tháo gỡ các bottleneck hiệu quả, bạn phải xác định được doanh nghiệp đang gặp phải tắc nghẽn ở đâu. Không phải nút cổ chai nào cũng dễ phát hiện. Rất nhiều nút thắt chỉ được phát hiện khi nó đã gây ra hậu quả nặng nề cho doanh nghiệp.
Vì vậy, bạn cần chú ý tới các phương pháp sau để phát hiện ra các điểm nghẽn cổ chai sớm nhất có thể!
Để ý tới các dấu hiệu dễ dàng nhận biết
Khi nghẽn cổ chai “chớm” xuất hiện, nó thường sẽ gây ra những dấu hiệu như: Khách hàng feedback tốc độ xử lý của công ty chậm hơn so với thông thường, nhân viên làm việc có vẻ cầm chừng và thiếu nhiệt huyết, các công việc được hoàn thành trễ hơn quy trình dự kiến,…
Thoạt nhìn, những vấn đề có thể chưa gây ra những tổn thất rõ ràng. Tuy vậy, đây là dấu hiệu báo cho bạn biết về một nút thắt cổ chai đang dần được hình thành. Có thể trước giờ công ty bạn vẫn vận hành trơn tru với quy trình đó. Tuy nhiên qua thời gian, quy trình nào cũng có thể lỗi thời.
Thực hiện đo lường, phân tích dữ liệu
Tất cả mọi vấn đề sẽ được thể hiện rõ ràng nhất qua những con số thống kê, báo cáo. Vì vậy, hãy cập nhật, theo dõi dữ liệu thường xuyên. Mọi con số bất thường đều nên đặt câu hỏi:
- Có thời điểm nào thường xuyên gây ra đình trệ cho công việc không?
- Có bộ phận, khâu làm việc hay nhà cung cấp nào thường xuyên khiến quy trình bị gián đoạn?
- Xu hướng phát triển của thị trường là gì. Khi đón đầu được xu thế phát triển, cho dù bottleneck là gì, bạn chủ động và dễ dàng giải quyết hơn.
Khảo sát, trò chuyện với những người trực tiếp tham gia vào quy trình
Những người trực tiếp tham gia vào sản xuất, kinh doanh chính là những người có cảm nhận rõ nhất về các bottleneck đang hiện hữu. Họ hiểu rõ bottleneck là gì, đang ảnh hưởng như thế nào đến công việc.
Khi không được hỏi đến, nhiều người có xu hướng chấp nhận. Họ đã quen làm việc với những vấn đề đó. Vì vậy, để khai thác được những yếu tố đang gây trở ngại trong công việc của họ, bạn cần có nghiên cứu từ trước.
Nội dung khảo sát cần đề cập đến 2 yếu tố:
- Những hoạt động gây tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Liệt kê, mô tả rõ ràng về các hoạt động mà đối tượng khảo sát đang dành nhiều thời gian hơn cả. Chú ý đến các hoạt động lặp đi lặp lại, có tính chất thủ công, có sự liên quan đến đầu vào và đầu ra của đối tượng khác,…
- Mục đích của từng hoạt động trong công việc. Theo nguyên lý 80/20, có thể nhiều người đang dành 80% thời gian làm những việc chỉ tạo ra 20% hiệu quả. Vậy bạn và đối tượng khảo sát cần biết rõ hoạt động nào là chính để tối ưu và dành nhiều thời gian hơn.
>> Tham khảo thêm: Tìm hiểu về quy tắc 80 20 – Chìa khóa vàng trong quản trị năng suất
Làm rõ được hai điều trên là bạn và đối tượng được khảo sát đã có thể nhận ra bottleneck là gì. Việc còn lại là bắt tay vào tìm phương án giải quyết.
Cách khắc phục
Khi vận hành một doanh nghiệp, việc đối mặt và giải quyết những nút cổ chai là không thể tránh khỏi. Nhiều người tự hỏi lợi ích của việc giải quyết bottleneck là gì. Khi mà đôi khi việc ấy còn tiêu tốn nhiều thời gian, tiền bạc hơn là để nó vận hành như cũ.
Tuy nhiên bạn hãy cân nhắc thật kỹ. Theo sự phát triển của thị trường, những nút cổ chai có thể sẽ gây tắc nghẽn nặng nề hơn. Còn dưới đây là gợi ý cách tháo gỡ những nghẽn cổ chai nghiêm trọng thường gặp.
Tối giản thủ tục, quy trình rườm rà
Quy trình, thủ tục rườm rà là điều tối kỵ trong thời buổi này. Bởi trong khi bạn còn giải quyết những giấy tờ, thủ tục thì có thể đối thủ đã chốt xong hợp đồng với khách hàng. Quy trình rườm rà còn gây rất nhiều bức xúc trong nội bộ, khiến nhân viên không còn hào hứng và tập trung cho công việc.
Hãy rà soát lại các khâu làm việc của từng bộ phận. Liệu có khâu nào có thể rút ngắn thời gian hay không. Đặc biệt, bạn nên lưu ý đến việc tích hợp công nghệ vào việc giải quyết các thủ tục trong công ty. Việc này vừa tiết kiệm thời gian, vừa tăng tính chính xác cho mọi công việc.
Theo sát từng giai đoạn
Nguyên nhân sâu xa gây ra bottleneck là gì? Đó là sự thiếu nhạy bén trong việc phát hiện các nút thắt. Chỉ khi nút nghẽn cổ chai đó phình to, bạn mới vội vàng tìm cách giải quyết thì đã muộn.
Bởi vậy, điều cần làm thường xuyên là theo sát từng giai đoạn làm việc. Khâu ra quyết định, giao việc cần rõ ràng, tỉ mỉ. Khâu báo cáo phải kịp thời, chính xác.
Cách tốt nhất để theo dõi sát sao và hạn chế tối đa bottleneck là gì? Đó là lập sơ đồ các bước làm việc. Khi ấy, công việc tiến triển đến đâu sẽ được phản hồi và đánh giá hiệu quả đến đó.
Việc cải tiến liên tục bằng cách theo dõi sơ đồ quy trình làm việc cũng trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể lập kế hoạch, kiểm tra riêng rẽ từng khâu nghi ngờ đang có nghẽn cổ chai.
Đề cao vai trò của quản trị rủi ro
Nếu không thể tránh khỏi bottleneck vậy thì hãy dự báo trước bottleneck là gì. Đây chính là nghệ thuật trong quản trị rủi ro. Bạn luôn cần có những kế hoạch dự phòng trong trường hợp không thuận lợi.
Chẳng hạn nút cổ chai xảy ra trong quá trình tuyển dụng. Nó khiến bộ phận HR mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm và training ứng viên. Vậy bạn đã phân công ai đảm nhận trách nhiệm còn trống? Hay chấp nhận ngồi nhìn công việc tắc nghẽn tại vị trí đang thiếu người?
Là một nhà quản lý, đừng để mình bị động trước những rủi ro. Bởi khi bạn không nhận định được bottleneck là gì, cấp dưới sẽ càng trở nên mất phương hướng.
Để luôn sẵn sàng cho những nút thắt xuất hiện bất ngờ, bạn cần có công cụ hỗ trợ. Các cách thống kê, ghi chép truyền thống sẽ không thể đảm bảo được tính cập nhật và chính xác. Vì vậy, việc thiết lập một hệ thống quản lý hiện đại sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện các bottleneck là gì. Đồng thời giải quyết chúng một cách nhanh gọn nhất.
Nâng cấp, tự động hóa hệ thống quản lý
Như bạn đã thấy, mọi vấn đề xoay quanh nghẽn cổ chai hầu như đều có thể giải quyết khi tối ưu hóa hệ thống quản lý. Khi nâng cấp, tự động hóa quy trình quản lý, bạn có thể theo dõi số liệu dễ dàng hơn, cập nhật thông tin nhanh, ra quyết định chính xác hơn.
Một điều đặc biệt quan trọng nữa đó là sàng lọc nhân sự chất lượng. Bạn có thừa nhận con người là cốt lõi của mọi việc trong tổ chức? Khi sàng lọc được nhân viên chất lượng, đa số các nút cổ chai sẽ tự động biến mất.
Vậy lúc này bạn đã tìm ra điểm mấu chốt của việc giải quyết bottleneck là gì. Đó là tối ưu hóa việc quản lý, sàng lọc nhân sự. Thực chất, việc này lại không phức tạp và mất nhiều thời gian như nhiều người vẫn nghĩ.
>> Tìm hiểu thêm: Năng lực làm việc là gì? Cách đánh giá năng lực làm việc của nhân viên
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp sàng lọc nhân sự. Nổi bật trong số đó là Testcenter. Đây là ứng dụng cung cấp giải pháp đánh giá nhân sự dựa trên quy trình số hóa. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá nhân sự thường xuyên, có hệ thống. Từ đó tối ưu hóa chi phí và năng suất nhân viên.
Như vậy, bài viết đã trình bày tất cả các vấn đề liên quan đến bottleneck là gì. Dù không doanh nghiệp nào mong muốn những nút cổ chai xuất hiện trong quy trình làm việc của mình. Song nhìn nhận một cách công bằng, chúng chính là động lực để doanh nghiệp thay đổi tích cực hơn. Hãy truy cập ngay Testcenter để tìm hiểu cách tối ưu hoạt động quản lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé!
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
