Sử dụng biểu mẫu nhân sự Excel luôn là công cụ đắc lực xử lý các nghiệp vụ quản lý và vận hành quy trình trong doanh nghiệp. Thế nhưng, việc tìm kiếm các mẫu quản lý nhân sự Excel phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của mình cũng gây tốn không ít thời gian. Hôm nay, TestCenter sẽ giới thiệu đến bạn 6 biểu mẫu nhân sự Excel miễn phí cho doanh nghiệp!
Các thành phần cần có trong biểu mẫu nhân sự Excel
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực, ngành nghề, biểu mẫu nhân sự Excel có thể khác nhau. Tuy vậy, bạn cũng có thể tham khảo những thành phần cơ bản nên có trong biểu mẫu nhân sự Excel sau đây:
Danh sách tổng hợp nhân sự
Bao gồm các thông tin cá nhân cơ bản của nhân viên, ví dụ như:
- Họ và tên.
- Ngày tháng năm sinh.
- Giới tính.
- Địa chỉ liên lạc.
- Số điện thoại.
- Email cá nhân và Email nội bộ.
- Bộ phận làm việc hiện tại.
- Chức vụ và vị trí.
- Mức lương offer và Lương cơ bản.
- Loại hình làm việc.
- Ngày bắt đầu làm việc là bao nhiêu.
- Các thông tin cá nhân khác nếu cần (ví dụ số CCCD, tình trạng hôn nhân,…)
Tình trạng về hồ sơ cá nhân
Nhà quản lý nhân sự cần tổng hợp các thông tin về hồ sơ cá nhân, hồ sơ xin việc của nhân viên. Trong nội dung này bao gồm những thành phần sau:
- Liệt kê các loại giấy tờ cần thiết: Ví dụ như Sơ yếu lý lịch, CCCD, Giấy khai sinh,… Xác nhận xem tình trạng các giấy tờ đã đủ hay chưa.
- Ảnh thẻ/Ảnh hồ sơ.
- Tình trạng hợp đồng với nhân viên, đã ký hoặc chưa thực hiện.
- Số tài khoản ngân hàng để thực hiện thanh toán lương.
- Tình trạng đóng các loại bảo hiểm cho nhân viên.
Tình trạng về hợp đồng lao động
Đây cũng là một hạng mục mà nhà quản lý nhân sự cần quan tâm. Đối với hạng mục này, bạn cần có những thông tin như sau:
- Mã nhân viên/mã chấm công.
- Loại hình nhân sự.
- Cơ sở làm việc.
- Số hợp đồng lao động/hợp đồng thử việc.
- Ngày bắt đầu – ngày kết thúc hợp đồng.
- Các thông tin liên quan khác tùy vào từng doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự mới/nhân sự nghỉ việc
Phần nội dung này thường bao gồm các thông tin cơ bản của nhân viên theo danh sách tổng hợp nhân sự ở trên. Nhưng sẽ được phân loại thành nhân sự mới, nhân sự đã nghỉ việc để quản lý dễ dàng hơn.
Thông tin khác có thể có
Bên cạnh những nội dung trên, trong biểu mẫu quản lý nhân sự Excel, bạn cũng có thể bổ sung thêm các thông tin khác. Ví dụ như:
- Biến động tiền lương.
- Ngôn ngữ sử dụng.
- Sở thích và sở trường.
- Thông tin gia đình (nếu áp dụng).
- Thông tin tham chiếu (tên và thông tin liên hệ của người tham chiếu).
Đây chỉ là một số mục cơ bản có thể có trong biểu mẫu nhân sự Excel. Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn hoặc tổ chức của bạn.
Làm thế nào để quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả?
Vậy để có một form đánh giá nhân viên hiệu quả, nhà quản lý doanh nghiệp cần lưu ý một số sau đây:
- Đảm bảo đánh giá thường xuyên: Bạn nên sử dụng các biểu mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng, đánh giá nhân viên theo năm. Chỉ có như vậy, bạn mới nắm được tiến độ công việc và hiệu quả công việc mới nhất. Có nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này và dồn các phiếu đánh giá nhân viên cuối năm. Như vậy, sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng, không giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh.
- Đảm bảo sự trực quan, cụ thể, minh bạch: Trong công việc cần có sự phân minh cụ thể và minh bạch. Việc đánh giá công bằng, minh bạch sẽ thể hiện qua thang điểm, nếu nhân viên đó thực sự có năng lực thì sẽ được cả công ty ghi nhận.
- Kịp thời khen thưởng, khích lệ: Những quyết định khen thưởng cuối năm hay khen thưởng đột xuất sẽ là động lực giúp một nhân viên chưa tốt nỗ lực để phấn đấu tốt hơn. Chính vì vậy, trong biểu mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng thì bạn nên đưa phần thưởng khích lệ vào đó để tạo sự phấn khích cho toàn thể nhân sự của mình.
Tải miễn phí 6 biểu mẫu nhân sự Excel
Tiếp theo, bài viết sẽ giới thiệu đến bạn 5 biểu mẫu nhân sự Excel mà bạn có thể tải miễn phí.
Biểu mẫu quản lý danh sách nhân sự tổng quan
Biểu mẫu Excel này giúp cung cấp tổng quan thông tin nhân sự đang ký hợp đồng làm việc với công ty.
Biểu mẫu quản lý hồ sơ cá nhân
Mẫu quản lý hồ sơ cá nhân sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp và theo dõi chi tiết các thông tin về học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ hồ sơ theo quy định.
Biểu mẫu quản lý hợp đồng
Đây là file Excel để bộ phận nhân sự có thể quản lý thông tin hợp đồng lao động, thử việc, thực tập của nhân viên. Biểu mẫu lưu trữ này được xây dựng với các thông tin cơ bản, tuy nhiên lại chứa khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu sự chính xác cao.
Biểu mẫu quản lý nhân sự mới
Biểu mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc
Bảng mẫu này được xây dựng tương tự theo các trường thông tin trong biểu mẫu quản lý nhân sự mới. Trong biểu mẫu này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sẽ bị hủy hiệu lực khi nhân viên nghỉ và các hồ sơ liên quan đến thủ tục chấm dứt hợp đồng.
Biểu mẫu theo dõi biến động tiền lương của nhân sự
File tổng hợp các thông tin liên quan đến chế độ tiền lương của nhân viên như tăng lương, giảm lương, thay đổi vị trí công việc, chuyển công tác,…
Các tiêu chí trong bảng đánh giá nhân viên bạn cần biết
Chúng ta nói nhiều về biểu mẫu nhân sự Excel, vậy bạn đã biết các tiêu chí đánh giá nhân viên gồm những tiêu chí nào chưa?
Tiêu chí đánh giá nhân viên dựa trên thái độ làm việc
Thái độ đôi khi còn quan trọng hơn cả trình độ. Nhiều quản lý luôn ưu tiên lựa chọn một người chưa có nhiều kiến thức chuyên môn, nhưng thái độ làm việc tốt. Sau đó, nhà quản lý sẽ tạo điều kiện cho họ được trau dồi, tham gia các quy trình đào, chương trình đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng.
Bởi nhiều nhà quản lý doanh nghiệp quan niệm rằng, không kiến thức, năng lực nào là không thể đào tạo nhưng bạn phải mất rất nhiều thời gian và công sức nếu một người đã không có thái độ đúng mực.
Các tiêu chí nhỏ để đánh giá thái độ làm việc tốt của nhân viên trong biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên được thể hiện qua những tiêu chí như:
- Tính trung thực của nhân viên
- Sự cẩn trọng trong công việc
- Tính tự giác, thái độ ham học hỏi
- Tôn trọng đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng
- Chuyên cần và đúng giờ
Tìm hiểu thêm:
>> Bật mí bảng đánh giá nhân viên hiệu quả và chính xác nhất
>> 9 form đánh giá nhân viên dành cho doanh nghiệp
>>Tài liệu quản trị nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản lý
Tiêu chí đánh giá nhân viên theo năng lực
Thông thường, trong bảng đánh giá năng lực nhân viên sẽ có 3 tiêu chí để đánh giá nhân viên theo năng lực đó là: Đánh giá theo mục tiêu hành chính, mục tiêu phát triển và mục tiêu hoàn thành công việc được giao. Cụ thể:
- Đánh giá theo mục tiêu hành chính: Dựa trên mức độ làm việc, hiệu quả công việc của nhân viên để đánh giá nhân viên đó có tốt không. Từ đó, làm cơ sở đề nghị khen thưởng hoặc làm đơn đề xuất tăng lương cho người lao động.
- Đánh giá theo mục tiêu phát triển: Đánh giá dựa theo KPI mẫu, mục tiêu ngắn hoặc dài hạn và dựa theo nguyện vọng của nhân viên. Từ đó, đưa ra những chiến lược phát triển hỗ trợ nhân viên đạt kết quả tốt nhất trong công việc. Ngược lại thì nhân viên cũng phải nỗ lực hết mình cùng công ty phát triển xây dựng mục tiêu công ty.
- Theo mục tiêu hoàn thành công việc: Dựa vào việc được giao mà các nhà quản lý có thể đánh giá mức độ hoàn thành của từng nhân viên, từ đó đánh giá được nhân viên nào có thực lực, nhân viên nào cần đào tạo thêm.
Kết luận
Trên đây là một số những biểu mẫu mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng hiệu quả vào hoạt động quản lý, cũng như đánh giá nhân sự của mình. TestCenter hy vọng rằng những biểu mẫu này sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết việc quản lý hỗ trợ nhân sự của doanh nghiệp mình một cách tối ưu và chuyên nghiệp nhất.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
