Đưa ra các bài test tuyển dụng nhân viên hành chính là bước quan trọng giúp công ty chọn lọc được người tài và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Trong bài viết này, Testcenter xin chia sẻ cấu trúc bài test và bí quyết tạo bài test tiết kiệm thời gian. Xem ngay nhé!
Nhân viên hành chính là gì?
Nhân viên hành chính, hay nhân viên hành chính văn phòng – là những người làm công việc quản lý và hỗ trợ các hoạt động văn phòng, hồ sơ giấy tờ, trong một tổ chức hoặc công ty. Công việc của nhân viên hành chính thường liên quan đến việc xử lý và quản lý tài liệu, lưu trữ, giao tiếp nội bộ, quản lý thời gian, và hỗ trợ các phòng ban khác.
Ở hầu hết các công ty, nhân viên hành chính thường sẽ phụ trách cả công việc liên quan đến nhân sự, nên được gọi là “hành chính – nhân sự”. Các công việc liên quan đến nhân sự bao gồm tuyển dụng, theo dõi tính công – tính lương, chế độ phúc lợi và hỗ trợ các thủ tục liên quan.
Khi đưa ra bài test tuyển dụng nhân viên hành chính, bạn cần nắm rõ được mô tả công việc cũng như yêu cầu về chuyên môn của vị trí này để lập danh sách câu hỏi phù hợp.
>> Khám phá ngay: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên hành chính nhân sự
Vai trò của nhân viên hành chính trong công ty
Nhân viên hành chính đóng vai trò rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động hàng ngày của công ty được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Một số vai trò chính của vị trí nhân viên hành chính bao gồm:
- Quản lý các tài liệu văn phòng như hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và email.
- Quản lý lịch làm việc của nhân viên, chuẩn bị cho các cuộc họp (đặt lịch hẹn, sắp xếp phòng họp) và sự kiện trong công ty.
- Đóng vai trò như điểm liên lạc chính giữa các bộ phận trong công ty.
- Quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty: Đặt hàng văn phòng phẩm mới, theo dõi và đảm bảo rằng thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, máy in, điều hòa,… hoạt động tốt.
- Quản lý và duy trì các hồ sơ liên quan đến nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và các tài liệu khác.
- Xây dựng mô tả công việc, đăng tin tuyển dụng, thu thập và sàng lọc hồ sơ, thực hiện phỏng vấn và kiểm tra tư cách ứng viên.
- Quản lý các chế độ phúc lợi cho nhân viên, bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép, chế độ nghỉ thai sản và các chế độ khác.
- Tính lương, xử lý chấm công, quản lý hợp đồng lao động và giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của nhân viên.
Có thể thấy rằng, vai trò của nhân viên hành chính cũng tương tự như một “quản gia” trong công ty bởi sẽ cần đảm nhiệm nhiều đầu mục công việc và đảm bảo công ty được vận hành một cách trơn tru. Khi đưa ra bài test tuyển dụng nhân viên hành chính, bạn cũng cần lưu ý những điểm này.
>> Xem thêm: 10 cách đánh giá năng lực nhân viên chính xác nhất
Tại sao phải test đầu vào khi tuyển nhân viên hành chính?
Việc thực hiện test đầu vào khi tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự giúp đánh giá năng lực của ứng viên trong công việc hành chính cũng như các kỹ năng khác như: Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống.
Qua kết quả bài test, công ty có thể chọn được những ứng viên có tiềm năng và phù hợp nhất với vị trí hành chính.
Không chỉ vậy, việc thực hiện bài test tuyển dụng nhân viên hành chính còn giúp rút ngắn quá trình tuyển dụng. Kết quả test đầu vào sẽ ngay lập tức loại bỏ được những ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho các bước tuyển dụng tiếp theo và giảm thiểu nguy cơ tuyển sai người.
>> Xem thêm: Quy trình đánh giá nhân sự chuẩn chỉ cho mọi doanh nghiệp
Cấu trúc bài test tuyển dụng nhân viên hành chính
Việc thiết kế bài test tuyển dụng nhân viên hành chính cần đảm bảo đưa ra những câu hỏi đa chiều, giúp đánh giá cả về chuyên môn lẫn các khía cạnh khác. Mỗi công ty sẽ đưa ra những bộ câu hỏi khác nhau, tuy nhiên nên đi theo cấu trúc gồm những phần sau đây:
Câu hỏi về kỹ năng chuyên môn hành chính
Bao gồm những câu hỏi về kiến thức cơ bản và quy trình công việc hành chính, bao gồm văn bản, lưu trữ, kỹ năng sử dụng các công cụ văn phòng.
- Quy trình lưu trữ văn bản trong công việc hành chính bao gồm những bước nào?
- Mục đích của việc sử dụng hồ sơ nhân viên trong công việc hành chính?
- Cách sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint trong công việc hành chính?
- Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư trong quá trình xử lý thông tin hành chính?
- Quy trình chuẩn bị và tổ chức cuộc họp trong công ty gồm những bước nào?
Câu hỏi về kỹ năng mềm
- Kỹ năng quản lý công việc, quản lý thời gian: Làm nhân viên hành chính phải kiêm nhiệm nhiều đầu mục công việc khác nhau, vận bạn quản lý thời gian như thế nào và ưu tiên công việc nào trước, công việc nào sau?
- Kỹ năng giao tiếp: Khi phải truyền đạt một thông tin phức tạp từ cấp trên cho các phòng ban, bạn làm như thế nào để toàn bộ nhân sự trong công ty đều hiểu?
- Bạn được giao tổ chức một sự kiện của công ty có thời gian khá gấp gáp với nhiều đầu việc khác nhau. Bạn sẽ tổ chức công việc như thế nào để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn?
Câu hỏi tình huống
- Hai nhân viên trong cùng một bộ phận có xung đột với nhau và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Bạn sẽ tiếp cận và giải quyết tình huống này thế nào?
- Bạn phải tổ chức một cuộc họp trực tuyến với đại diện từ các văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình họp, kết nối mạng bị gián đoạn. Làm thế nào bạn sẽ xử lý tình huống này và tiếp tục cuộc họp một cách hiệu quả?
Trên đây là những câu hỏi gợi ý cho bài test tuyển dụng nhân viên hành chính. Tốt nhất, bài test nên bao gồm cả 3 loại câu hỏi về chuyên môn, kỹ năng mềm và câu hỏi tình huống.
Mặc dù việc thực hiện bài test tuyển dụng nhân viên hành chính mang lại nhiều lợi ích nhưng nếu thực hiện một cách thủ công thì sẽ mất nhiều thời gian, đôi khi không đảm bảo được tính khách quan – công bằng.
Do đó hiện nay, đa số các doanh nghiệp lớn đã ứng dụng công nghệ vào việc tuyển dụng nhân viên hành chính bằng cách sử dụng phần mềm tạo bài test đánh giá năng lực nhân viên và ứng viên thích hợp.
>> Xem thêm: Phần mềm tạo đề thi trắc nghiệm online nào tốt nhất?
Phần mềm tạo bài test nhân viên hành chính
Sử dụng phần mềm tạo bài test giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với việc tạo bài test thủ công. Testcenter là một phần mềm tạo bài test online chuyên nghiệp được rất nhiều công ty/tổ chức sử dụng hiện nay. Với Testcenter, bạn có thể dễ dàng tạo ra các bài test đa dạng và linh hoạt để đánh giá kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên.
Testcenter – Phần mềm tạo bài test online chuyên nghiệp
Khi ứng dụng Testcenter để tuyển nhân viên hành chính, nhà tuyển dụng có hai phương án để lựa chọn, đó là: (1) Sử dụng đề thi mẫu có sẵn hoặc (2) tự tạo đề thi mới để kiểm tra ứng viên theo nhu cầu của công ty.
Ưu điểm của Testcenter là có tính năng tạo cả câu hỏi trắc nghiệm và tự luận, đáp ứng đa dạng các loại câu hỏi trong bài test. Quá trình tạo đề thi đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đánh giá ứng viên.
>> Đừng bỏ lỡ: 7 mẫu đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Lợi ích khi sử dụng Testcenter
Không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, mà việc sử dụng Testcenter còn giúp khắc phục nhược điểm của việc tạo bài test tuyển dụng thủ công. Cụ thể, Testcenter sẽ đem lại những lợi ích vượt trội sau đây:
- Quản lý bài test dễ dàng: Chỉ với những thao tác kéo thả đơn giản, bạn có thể tạo ra các danh sách câu hỏi, gán thời gian hoàn thành và đặt các tiêu chí đánh giá cho mỗi bài test.
- Linh hoạt, dễ dàng thay đổi nội dung và cấu trúc của bài test. Nhà tuyển dụng có thể thêm, xóa, chỉnh sửa câu hỏi và đề bài một cách nhanh chóng để phù hợp với từng vị trí cần tuyển.
- Tự động tính điểm, đảm bảo khách quan và công bằng. Các câu trả lời được đánh giá theo tiêu chí đã định trước với độ chính xác cao. Điều này đảm bảo sự minh bạch và công bằng cho tất cả các ứng viên.
- Phân tích kết quả chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về năng lực của từng ứng viên. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn tổng quan và dễ dàng so sánh, chọn lựa ứng viên phù hợp nhất.
- Bảo mật dữ liệu: Testcenter đảm bảo bảo mật dữ liệu của bạn và ứng viên. Các thông tin cá nhân và kết quả test được bảo vệ và chỉ có thể truy cập bởi những người được ủy quyền.
Tổng kết
Không thể phủ nhận rằng, bài test tuyển dụng nhân viên hành chính là một công cụ quan trọng giúp nhà tuyển dụng đánh giá kiến thức, kỹ năng và mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. Nên thiết kế bài test với đa dạng câu hỏi để có thể đánh giá toàn diện về ứng viên.
Sử dụng phần mềm tạo bài test chuyên nghiệp như Testcenter sẽ giúp nhà tuyển dụng rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức trong khi vẫn tìm được người tài. Rất nhiều công ty đã sử dụng Testcenter như một giải pháp giúp tăng hiệu quả và chất lượng tuyển dụng.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
