Chậm deadline là tình trạng diễn ra tương đối thường xuyên ở nhiều doanh nghiệp. Tình trạng nhân viên “ngập lụt” chạy deadline khiến nhiều nhà quản lý ngao ngán chưa biết tìm được giải pháp. Deadline là gì và đâu là những lý do khiến nhân viên liên tục chậm deadline? Trong bài viết hôm nay, mời bạn hãy theo chân Testcenter đi tìm câu trả lời cho những vấn đề này!
Deadline là gì?
Deadline là gì? Deadline là sự kết hợp giữa 02 từ tiếng Anh, bao gồm “dead” (chết, không hoạt động v.vv..) và “line” (đường, ranh giới v.vv..). Như vậy, khi ghép 02 từ này với nhau, chúng ta sẽ có khái niệm “deadline”, đề cập đến khoảng thời gian cần phải hoàn thành một nhiệm vụ nào đó đã được giao phó.
Tại Mỹ, deadline còn được dùng để chỉ ranh giới sinh – tử của các tù nhân. Tuy nhiên thực tế, việc sử dụng từ deadline mang ý nghĩa này thường khá hiếm gặp. Ở xã hội hiện đại ngày nay, thuật ngữ deadline lại xuất hiện vô cùng phổ biến và chúng ta có thể nghe thấy ở bất cứ đâu.
Trong đó, ý nghĩa được sử dụng nhiều nhất của deadline là chỉ hạn chót của công việc cần hoàn thành, là mốc thời gian để nhà quản lý căn cứ điều chỉnh. Deadline mang mục đích ràng buộc, đốc thúc chúng ta làm việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao nhằm đảm bảo hiệu quả tốt nhất.
06 lý do nhân viên liên tục chậm deadline
Như đã đề cập ở phần trên, việc thiết lập deadline giúp chúng ta đảm bảo tiến độ của công việc cũng như có thể phối hợp chặt chẽ giữa các nhiệm vụ với nhau. Ngoài ra, deadline cũng góp phần kích thích mọi người tăng cường tính chủ động trong phong cách làm việc. Chính vì vậy, khi nhà quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên, kèm theo đó sẽ là một deadline cụ thể.
Tuy nhiên, thực tế đã chỉ ra rằng đa số chúng ta đều thường xuyên không đáp ứng thời hạn deadline được giao. Và dưới đây là một số lý do phổ biến hàng đầu:
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian chưa tốt
Nếu nhân viên của bạn thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, chậm deadline, không nắm rõ danh sách công việc cần làm,… thì đó chính là biểu hiện của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém. Với những nhân viên như vậy, ngay cả khi sở hữu kỹ năng multitasking (đa tác vụ), hiệu suất công việc của họ vẫn có thể suy giảm như bình thường.
Ngay cả khi hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này, nhà quản lý cũng không có đủ thời gian để thường xuyên theo dõi, kiểm tra cũng như tiến hành đào tạo nhân viên các bí quyết để làm chủ 24 tiếng mỗi ngày. Do đó, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bố thời gian và nhắc nhở công việc trở nên đặc biệt cần thiết.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên lưu ý rằng, việc nhân viên được tối ưu hóa quyền sở hữu và quản lý thời gian có thể góp phần tăng tính hiệu quả và năng suất công việc. Điều này đồng nghĩa với việc vấn đề quản lý nhân viên của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Chưa thực sự tập trung cao độ vào nhiệm vụ được giao
Chưa thực sự tập trung cao độ vào nhiệm vụ được giao thể hiện ở việc người nhân viên không dành quá nhiều thời gian và tâm huyết cho chúng. Bởi vậy, trong quá trình làm việc, họ có thể vừa tán gẫu, vừa làm một số công việc riêng v.vv.. Đây là hiện tượng không hề xa lạ trong xã hội ngày nay.
Và để hạn chế tối đa tình trạng này, nhà quản lý cần đặt ra các nhiệm vụ cụ thể với deadline rõ ràng. Đồng thời, hãy yêu cầu nhân viên của bạn thực hiện báo cáo tiến độ theo ngày, tuần và tháng.
Không có khả năng dự đoán tiến độ cụ thể
Ngay cả khi để nhân viên tự quyết định deadline, hiện tượng trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Nguyên nhân là bởi nhân viên của bạn chưa có khả năng tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như dự đoán trước nguy cơ sự cố phát sinh. Theo đó, người quản lý cần giúp nhân viên trau dồi kỹ năng lập kế hoạch nhằm dự tính deadline một cách chuẩn xác nhất.
Với những nhiệm vụ đơn giản, nhân viên có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần yêu cầu họ cam kết một thời hạn cụ thể. Bạn không nên để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn chỉ trong 24 giờ. Bởi đây có thể là lý do khiến việc trễ deadline lặp đi lặp lại.
Thiếu hụt kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc
Hiện nay, có không ít các nhân viên đang gặp khó khăn trong việc ghi nhớ, sắp xếp và kiểm soát mọi mặt của công việc, đặc biệt là khi họ phải đối mặt với những dự án lớn hay chuỗi nhiệm vụ phức tạp. Lúc này, việc của nhà quản lý là tiến hành hướng dẫn nhân viên chia dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ dàng kiểm soát hơn.
Phương pháp này sẽ giúp liệt kê rõ ràng đầu mục công việc cần làm, đồng thời tạo ra các deadline nhỏ để hạn chế tối đa việc nhân viên bỏ sót nhiệm vụ, phải “ngụp lặn” trong một khối công việc khổng lồ. Cũng từ đây, tiến độ của nhiệm vụ sẽ được cập nhật chi tiết, kịp thời.
Tìm hiểu thêm: Top 07 năng lực cốt lõi của nhân viên mà bạn cần biết.
Không có cơ chế thưởng phạt xứng đáng
Bên cạnh việc nhắc nhở và thông báo về tầm quan trọng của deadline, nhân viên cần có thêm một số động lực khác, tiêu biểu như cơ chế thưởng phạt rõ ràng. Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích khi trễ deadline. Tuy nhiên, nếu áp dụng biện pháp phạt tài chính hay công khai phê bình trước tập thể, họ sẽ có xu hướng cố gắng, nỗ lực hơn để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Nhìn chung, xây dựng cơ chế khen thưởng và xử phạt hợp lý là bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên. Trong đó, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline được xem như thước đo đánh giá hiệu quả hàng đầu.
Năng lực không phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc
Trong một vài trường hợp, việc nhân viên liên tục trễ deadline có thể đến từ nguyên nhân năng lực. Khi năng lực của họ không đủ điều kiện để đáp ứng hàng loạt yêu cầu khắt khe từ nhiệm vụ được giao, người nhân viên sẽ rơi vào trạng thái bối rối, loay hoay tìm cách xử lý. Nếu không được nhà quản lý hỗ trợ kịp thời, tình trạng chậm deadline gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc là điều không thể tránh khỏi.
Nhà quản lý cần làm gì khi nhân viên trễ deadline?
Vậy, khi phải đối diện với tình trạng nhân viên trễ deadline, sếp phải gồng gánh, nhà quản lý nên xử lý như thế nào? Dưới đây, mời bạn hãy cùng tham khảo ngay một số bí quyết hiệu quả do Testcenter sưu tầm và tổng hợp:
Tìm hiểu nguyên nhân khiến nhân viên chậm deadline
Trước khi đưa ra biện pháp xử lý vấn đề trễ deadline, nhà quản lý hãy tiến hành tìm hiểu rõ ràng về nguyên nhân gây nên tình trạng này. Có rất nhiều nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành đúng tiến độ công việc. Trong đó, phổ biến nhất chính là những lý do đã được Testcenter đề cập ở phần trên.
Trao đổi với nhân viên về hệ quả của việc trễ deadline
Sau khi xác định được lý do khiến nhân viên liên tục không hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline, nhà quản lý có thể sắp xếp một buổi gặp mặt trực tiếp để hai bên cùng trao đổi, chia sẻ những vấn đề còn vướng mắc. Theo đó:
- Nếu nguyên nhân đến từ phía nhân viên, hãy đưa ra giải pháp hỗ trợ để giúp đỡ họ vượt qua vấn đề nhằm thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần phải đề cập đến những ảnh hưởng xấu của việc chậm deadline tới dự án, hoạt động của doanh nghiệp và kỳ vọng của bản thân với người nhân viên trong tương lai.
- Ngược lại, nếu vấn đề nằm ở chính sách thưởng phạt chưa thỏa đáng của công ty, khiến nhân viên không được công nhận sự nỗ lực, cố gắng, nhà quản lý cần xem xét lại và tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp.
Tham khảo: Những kiểu nhân viên nên sa thải ngay lập tức.
Chia nhỏ các đầu mục công việc cho nhân viên
Với một vài trường hợp, do khối lượng công việc lớn và deadline quá sát, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy, với vai trò là người quản lý, bạn hãy tiến hành chia nhỏ các đầu mục công việc theo từng giai đoạn để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Trong quá trình này, nhà quản lý nên khéo léo giao việc cho nhân viên kèm deadline ngay từ đầu; tránh trường hợp khi gần đến deadline mới thông báo, khiến nhân viên cảm thấy áp lực và không thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu nhu cầu thực sự của nhân viên cũng như chuyên môn, sở trường của họ để có thể phân công nhiệm vụ phù hợp. Đây được coi là phương pháp đơn giản nhưng rất tinh tế để giúp nhà quản lý nhìn ra những điểm hạn chế của nhân viên, từ đó hỗ trợ họ khắc phục tình trạng này hiệu quả.
Thay đổi cách đưa ra thời hạn của deadline
Việc đưa ra deadline chưa rõ ràng cũng có thể là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên không hoàn thành công việc đúng thời hạn. Trên cương vị là người quản lý, bạn cần có sự thay đổi, điều chỉnh sao cho phù hợp.
Cụ thể, thay vì tự ấn định deadline như thông thường, bạn có thể dành cho nhân viên của mình cơ hội này. Hơn ai hết, họ chính là những người hiểu và nắm rõ nhất khả năng, điều kiện hoàn thành deadline cũng như tiến độ công việc mà bản thân đang thực hiện.
Sau cùng, hãy căn cứ vào thời hạn do nhân viên đưa ra để cùng nhau trao đổi về tính cấp thiết và thống nhất đưa ra deadline phù hợp nhất cho cả hai bên.
Đặt thứ tự công việc ưu tiên cho nhân viên
Một giải pháp hiệu quả để nhà quản lý khắc phục tình trạng trễ deadline thường xuyên của nhân viên chính là đặt thứ tự ưu tiên công việc. Điều này có thể giúp nhân viên nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ được giao, từ đó tiến hành sắp xếp công việc cần thực hiện sau và trước chính xác.
Việc đặt ra thời gian, thứ tự công việc cụ thể góp phần hỗ trợ các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh xảy ra tình trạng vội vàng, gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ dự án.
Sử dụng công cụ đánh giá năng lực nhân sự
Năng lực không đáp ứng được yêu cầu của công việc là một trong những lý do phổ biến khiến nhân viên thường xuyên trễ deadline. Để giải quyết tình trạng này, nhà quản lý sẽ cần đến sự trợ giúp của các công cụ kiểm tra năng lực.
Tại Việt Nam hiện nay, Testcenter chính là nền tảng đánh giá năng lực nhân viên chất lượng hàng đầu. Thông qua việc tạo các bài test online, Testcenter giúp nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất trong quá trình tìm kiếm và quản trị nhân sự, góp phần giảm thiểu tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai cũng như sắp xếp, giao việc phù hợp với khả năng của họ.
Sở hữu ngân hàng khổng lồ lên tới 300+ mẫu đề thi đa dạng được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế, Testcenter cho khả năng tiết kiệm lên tới 50% thời gian đánh giá ứng viên, nhân viên; đồng thời giảm tới 30% chi phí thuê trang thiết bị, cơ sở vật chất và xây dựng đề thi cho các kỳ đánh giá nhân sự của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn mà mọi doanh nghiệp đều cần.
Tổng kết
Hy vọng thông qua bài viết do Testcenter mang đến ngày hôm nay, bạn đã nắm được khái niệm deadline là gì, lý do khiến nhân viên thường xuyên trễ deadline cũng như cách khắc phục tình trạng này hiệu quả.
Ngoài ra, trên cương vị là nhà quản lý, bạn còn có thể tham khảo sử dụng Testcenter – Nền tảng Thiết lập và đánh giá năng lực nhân viên hàng đầu hiện nay để nắm bắt chính xác ưu/nhược điểm của nhân viên, từ đó tiến hành giao nhiệm vụ một cách phù hợp.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
