Khi tuyển dụng, không ít nhà quản lý cho ứng viên làm các bài test chuyên môn và test tính cách để đánh giá năng lực của nhân viên, nhằm chọn ra nhân viên phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Vị trí nhân viên thu mua cũng không phải là ngoại lệ. Dưới đây, Testcenter sẽ cùng bạn khám phá chi tiết hơn về vị trí nhân viên thu mua, những câu hỏi phỏng vấn hay cũng như gợi ý về phần mềm tạo bài test nhân viên thu mua tối ưu cho nhà quản lý. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Nhân viên thu mua là gì?
Đầu tiên, nhân viên bộ phận thu mua (Procurement/Purchasing) là người thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Nhân viên thu mua là người tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp vật liệu với giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất. Ngoài việc đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty, nguồn cung cấp này cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Có thể nói đây là công việc cốt lõi ban đầu trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp.
Công việc cụ thể của nhân viên thu mua
Đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, bộ phận thu mua cần có kế hoạch chi tiết, cụ thể để hoàn thành giao dịch một cách thuận lợi nhất. Và đây là những công việc cơ bản nhất mà nhân viên thu mua cần phải phụ trách:
- Lên kế hoạch và tạo danh sách cho các hoạt động thu mua với các phòng ban.
- Xác nhận số lượng nhu cầu thu mua.
- Cung cấp thông tin, văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
- Nghiệm thu hàng hóa đã mua và ủy quyền thanh toán.
- Đối chiếu hàng hóa được yêu cầu với danh sách chính để xác nhận nhu cầu thu mua.
- Theo dõi đơn đặt hàng, xử lý các sự cố xảy ra.
- Theo dõi hàng tồn kho để chuyển tiếp hàng có trong kho, lên lịch giao hàng theo các phương pháp được yêu cầu.
- Lập đơn đặt hàng dựa trên các giấy tờ, chứng từ.
- Xác nhận các thông số và giá cả, thu thập kiến nghị từ nhà cung ứng để thay thế hàng hóa, xin phê duyệt từ bộ phận trưng thu.
- Chuyển đơn hàng cho nhà cung ứng.
- Đối chiếu danh mục hàng hóa đã nhận so với đơn hàng để nghiệm thu hàng sao cho chính xác.
- Xử lý lô hàng bị lỗi với nhà cung cấp.
- Chuyển giao tài liệu nghiệm thu để ủy quyền thanh toán mua hàng.
- Phân loại và hoàn thiện hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
>>> Xem thêm: 4 bài kiểm tra năng lực hiệu quả dành cho nhà tuyển dụng
Top những câu hỏi không thể thiếu khi tuyển dụng nhân viên thu mua
Để có thể tuyển dụng những nhân viên thu mua tiềm năng, nhà quản lý nên đặt ra những câu hỏi phỏng vấn, bài test ứng viên tối ưu, để có thể đánh giá được tổng quan về ứng viên, trước khi đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối ứng viên. Dưới đây là một vài câu hỏi thường có trong các bài test nhân viên thu mua hay cho bạn tham khảo:
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của bạn là gì?
Đối với câu hỏi này, nhà quản lý cần khai thác được suy nghĩ, cách tư duy của ứng viên. Do đó, ứng viên cần tìm hiểu xem đối tác cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp là ai, thông qua website của doanh nghiệp, hỏi bạn bè trên diễn đàn chuyên ngành, search google… để đưa ra được những tiêu chí sát nhất với mong muốn của nhà tuyển dụng.
Quy trình tìm kiếm nguồn hàng thu mua của bạn như thế nào?
Đây là câu hỏi thường xuất hiện trong các mẫu bài test tuyển dụng nhân viên thu mua. Nhà quản lý khi đưa ra câu hỏi này là muốn đánh giá cách làm việc của ứng viên có hợp lý và khoa học hay không. Ứng viên có thể trả lời như sau: Tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu uy tín đơn vị cung cấp, so sánh mức giá giữa nhiều nguồn hàng, trực tiếp nhận mẫu để kiểm tra chất lượng. Sau đó tham khảo ý kiến từ phòng sản xuất hoặc nghiên cứu phát triển để chắc chắn về sự lựa chọn chất liệu của mình. Nguồn hàng tốt nhất là nguồn hàng phù hợp nhất, chứ không phải là nguồn hàng rẻ nhất.
Nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu mẫu mã, bạn sẽ làm thế nào?
Những điều khoản trong hợp đồng thu mua cần ràng buộc kỹ về trách nhiệm ở vấn đề này. Tuy nhiên, giao sai hàng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của doanh nghiệp bạn, vì vậy ứng viên có thể đưa ra giải pháp như sau:
- Chủ động chuẩn bị nơi cung cấp hàng dự phòng
- Đến tận nơi cung cấp trước ngày đơn hàng được giao để đảm bảo đúng hàng…
Bạn xử lý hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả?
Tồn kho sẽ giúp chủ động về số lượng nguyên vật liệu nhưng lại phát sinh chi phí lưu kho, bảo quản, làm tăng giá thành sản xuất. Ứng viên nên đưa ra nhiều phương pháp đảm bảo lượng hàng tồn kho đủ số lượng dự phòng cần thiết. Một câu trả lời hoàn hảo không chỉ thể hiện kiến thức về phương pháp quản lý hàng tổn kho trong thu mua, mà cần minh chứng bằng kinh nghiệm thực tế của ứng viên ở một trong các phương pháp đó.
Chiến lược tăng chiết khấu từ nhà cung cấp mà bạn thường áp dụng là gì?
Chiết khấu càng tốt, đồng nghĩa giảm chi phí thu mua, giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí giá thành sản phẩm. Một số chiến lược tăng chiết khấu mà ứng viên có thể kể đến:
- Hợp tác lâu dài với số lượng thu mua lớn (nên liên kết với quy mô doanh nghiệp mà bạn đang phỏng vấn)
- “Khích tướng” bằng cách chia sẻ lượng chiết khấu từ các nhà cung cấp khác dành cho doanh nghiệp của bạn.
- Ưu đãi về thời gian giao hàng, hoặc thanh toán sớm hơn cho nhà cung cấp…
Phần mềm tạo bài test nhân viên thu mua siêu HOT
Testcenter.vn được đánh giá là công cụ đánh giá nhân sự tối ưu và toàn diện, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng nhân sự cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn là giải pháp test online không thể thiếu đối với mọi mô hình doanh nghiệp. Không chỉ là công cụ tạo bài test online và tổ chức các kỳ thi nhân sự với quy mô lên tới hàng nghìn nhân sự, đây còn là một bước “nhảy vọt” trong đánh giá nhân sự toàn diện và chính xác nhất. Hiện tại, Testcenter có ngân hàng đề với mẫu đề test mọi ngành nghề.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách tạo bài kiểm tra trắc nghiệm online
Với ngân hàng 300+ đề thi mẫu, giúp nhà quản lý có thể đánh giá năng lực nhân viên ở nhiều khía cạnh từ tính cách, thái độ, chuyên môn cho đến các yếu tố khác. Sử dụng Testcenter sẽ hỗ trợ nhà quản lý đánh giá được toàn diện về nhân viên thu mua. Hệ thống với các tính năng nổi bật, giúp nhà quản lý có thể tổ chức thi với quy mô hàng ngàn người, thiết lập đợt thi chỉ trong 5 phút; Gửi đề thi đến hàng nghìn người cùng lúc bằng email hoặc mã QR. Hệ thống bảo mật tuyệt đối bằng mã truy cập giúp kỳ thi diễn ra bảo mật, công bằng, hạn chế tối đa gian lận. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả đánh giá nhưng vẫn đảm bảo chi phí nhân sự ở mức tối ưu nhất. Những mẫu bài test tuyển dụng có tại Testcenter sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều.
Kết luận
Trên đây là một số thông tin hữu ích nhất về vị trị nhân viên thu mua. Sử dụng phần mềm nhân sự trong tạo bài test nhân viên thu mua cũng là một hoạt động giúp doanh nghiệp số hoá công việc đánh giá nhân sự. Hy vọng rằng bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp và thu được những kết quả tích cực.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
