Thực hiện đánh giá kết quả công việc giúp xác định hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây là cơ sở cho các hoạt động phía sau nhằm tăng cường hiệu quả trong quá trình quản trị nhân sự. Dưới đây là gợi ý về 5 bước để có một quy trình đánh giá kết quả đạt hiệu quả tốt nhất!
Vì sao cần có quy trình đánh giá kết quả công việc?
Đánh giá kết quả công việc là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả. Doanh nghiệp cần thực hiện quy trình đánh giá kết quả công việc theo định kỳ cho nhân viên bởi những lý do sau đây:
- Đánh giá hiệu suất: Quy trình đánh giá kết quả sẽ giúp xác định hiệu suất của nhân viên và đội ngũ làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp biết được ai đang làm việc hiệu quả và đóng góp nhiều cho sự phát triển của công ty.
- Đề xuất cải tiến: Khi đánh giá kết quả công việc, người quản lý và nhân viên có cơ hội thảo luận về cách cải thiện hiệu suất làm việc. Điều này có thể dẫn đến việc áp dụng các biện pháp tốt hơn để nâng cao kết quả công việc và tăng cường sự phát triển cá nhân.
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Quy trình đánh giá hiệu quả công việc cũng giúp xác định các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc, sự hài lòng của nhân viên và sự cần thiết về hỗ trợ để họ làm việc hiệu quả hơn.
- Thúc đẩy sự phát triển cá nhân: Không chỉ dừng lại ở việc đánh giá kết quả, quy trình này mà còn cung cấp cơ hội cho nhân viên biểu đạt ý kiến, xác định mục tiêu cá nhân và lập kế hoạch phát triển sự nghiệp.
- Quản lý tài nguyên: Quy trình đánh giá kết quả công việc giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên như nguồn nhân lực và tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo rằng các nguồn lực đang được sử dụng để đạt được kết quả tốt nhất.
5 bước xây dựng quy trình đánh giá kết quả công việc
Để thực hiện đánh giá kết quả công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo ngay 5 bước xây dựng quy trình đánh giá sau đây:
Xác định đối tượng cần đánh giá
Đánh giá kết quả công việc là quá trình rà soát để nhà quản lý có thể nhìn nhận tổng quan và nắm bắt hiệu suất hoàn thành nhiệm vụ của nhân sự. Do đó, nhà quản lý có thể đạt được một số lợi ích như sau:
- Nhìn nhận thực tế hiệu quả làm việc của nhân viên sau một khoảng thời gian nhất định.
- Kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc được giao.
- Có cơ sở để lập kế hoạch phát triển lộ trình công việc cho từng nhân sự.
- Có sự điều chỉnh kịp thời kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bởi vậy, bạn cần xác định đối tượng cụ thể cho quá trình đánh giá này. Đó không phải là con người, năng lực hay kỹ năng của một nhân viên, mà là quá trình thực hiện công việc. Xác định chính xác đối tượng sẽ giúp nhà quản lý xây dựng đúng các tiêu chuẩn và kỹ càng từng bước để đạt kết quả cao nhất.
Cách thực hiện
Xác định đối tượng cần đánh giá là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình đánh giá kết quả công việc. Bước này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng những người cần được đánh giá, từ đó xây dựng hệ thống đánh giá phù hợp.
Để xác định đối tượng cần đánh giá, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định mục tiêu của quy trình đánh giá: Mục tiêu của quy trình đánh giá là gì? Doanh nghiệp muốn đạt được những lợi ích gì từ quy trình đánh giá?
- Xác định các tiêu chí đánh giá: Các tiêu chí đánh giá sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Các tiêu chí đánh giá cần phù hợp với mục tiêu của quy trình đánh giá.
- Xác định phạm vi đánh giá: Phạm vi đánh giá bao gồm những vị trí, chức danh nào? Phạm vi đánh giá cần phù hợp với các tiêu chí đánh giá.
- Xác định tần suất đánh giá: Doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên theo tần suất nào? Tần suất đánh giá cần phù hợp với mục tiêu của quy trình đánh giá.
>>> Tìm hiểu thêm: Các tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên nên biết
Xác định mục đích của kỳ đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của nhân sự nên được thực hiện một cách thường xuyên và định kỳ. Bởi vì, đây là một trong số những hoạt động rất quan trọng đối với bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào.
Kỳ đánh giá nhằm đạt được một số mục đích cụ thể như sau:
- Xem xét hiệu suất công việc trong quá khứ của nhân sự, từ đó, đưa ra giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả hơn nữa trong tương lai.
- Xác định năng lực hiện tại của nhân sự đang đáp ứng được bao nhiêu phần trăm công việc, từ đó có chương trình đào tạo và phát triển sao cho phù hợp.
- Làm cơ sở chi trả lương thưởng cho nhân viên, cũng như khích lệ tinh thần làm việc của người lao động.
Nhìn chung, mục đích của kỳ đánh giá kết quả công việc nhằm đem lại hiệu quả của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Tìm hiểu thêm:
>> Cẩm nang đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả
>> 3 bước đánh giá nhân viên hiệu quả dành cho nhà quản lý
>> Sử dụng các tiêu chí đánh giá nhân viên thế nào cho hiệu quả?
Cách thực hiện
Để có thể xác định mục đích của kỳ đánh giá kết quả công việc, doanh nghiệp có thể áp dụng cách thực hiện sau đây:
Xác định lý do đánh giá: Trước hết, bạn cần xác định lý do tại sao cần thực hiện kỳ đánh giá kết quả. Một số lý do cần để thực hiện đánh giá hiệu quả công việc thường gặp bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất công việc để xác định thưởng lương, thăng tiến, hoặc điều chỉnh lương.
- Đánh giá hiệu suất để xác định nhu cầu đào tạo hoặc phát triển cá nhân.
- Đánh giá hiệu suất để cải thiện quá trình làm việc và sáng tạo.
Xác định mục tiêu cụ thể: Sau khi xác định lý do, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của kỳ đánh giá. Mục tiêu này nên được đặt ra một cách rõ ràng và cụ thể, ví dụ: “Xác định người xứng đáng nhận thưởng lương hàng năm dựa trên hiệu suất công việc” hoặc “Đánh giá khả năng làm việc nhóm của các thành viên trong dự án X.”
Sử dụng hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Hệ thống đánh giá kết qua thường được tạo lập từ 3 yếu tố cơ bản. Bao gồm: đo lường quá trình thực hiện công việc, thông tin phản hồi và kết quả đánh giá.
Đầu tiên, đo lường thực hiện công việc trước hết cần xác định xem đo lường cái gì và đo lường như thế nào. Ví dụ, đánh giá xem với cùng một khối lượng công việc thì nhân viên có thể thực hiện trong bao lâu. Từ đó, xây dựng nên một công cụ đánh giá với phương thức phù hợp. Bạn cũng có thể ứng dụng các bài kiểm tra chuyên môn để đánh giá năng lực nhân viên.
Tiếp đến là nhận thông tin phản hồi. Đây là sự trao đổi trực tiếp giữa người đánh giá và người được đánh giá nhằm tìm ra vấn đề để giải quyết. Từ đó, nhà quản lý cần đưa ra kết luận cho cả một thời gian dài đánh giá để đề xuất đường hướng phát triển trong tương lai.
Cách thực hiện
Thu thập dữ liệu: Bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu liên quan đến hiệu suất công việc của nhân viên hoặc nhóm. Dữ liệu này có thể bao gồm:
- Kết quả công việc cụ thể (ví dụ: số lượng sản phẩm đã sản xuất, doanh số bán hàng, dự án hoàn thành, số lỗi, thời gian hoàn thành công việc,…).
- Đánh giá từ người quản lý trực tiếp, đồng nghiệp làm việc trực tiếp với nhân viên.
- Phản hồi từ khách hàng hoặc người dùng cuối (nếu áp dụng).
- Bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến tiêu chí đánh giá đã được xác định ở bước trước.
Xử lý dữ liệu: Dữ liệu thu thập được nên được xử lý và phân tích để tạo ra một cái nhìn toàn diện về hiệu suất công việc. Điều này bao gồm việc so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn hoặc mục tiêu đã được xác định trong bước 2.
Đánh giá: Dựa trên dữ liệu đã thu thập và phân tích, thực hiện quá trình đánh giá hiệu suất công việc. Điều này có thể bao gồm việc tính toán các chỉ số, điểm số hoặc xếp hạng dựa trên tiêu chí đánh giá.
Tạo báo cáo và phản hồi: Tạo báo cáo về kết quả đánh giá và cung cấp phản hồi cho nhân viên hoặc nhóm được đánh giá. Báo cáo này nên được trình bày một cách rõ ràng và minh bạch, bao gồm cả điểm mạnh và điểm yếu của hiệu suất công việc.
Lựa chọn phương pháp đánh giá
Hiện nay, nhà quản lý có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với từng nhân sự và với mô hình vận hành của doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp khác nhau mà bạn có thể tham khảo như:
- Sử dụng mẫu bảng đánh giá, form đánh giá với các tiêu chí được xây dựng phù hợp với từng đối tượng khác nhau.
- Ghi chép các sự kiện quan trọng thông qua việc quan sát và ghi chép lại hành vi của nhân viên trong quá trình làm việc.
- So sánh kết quả thực hiện công việc của người được đánh giá với đồng nghiệp
- Quản lý bằng mục tiêu, nhấn mạnh vào kết quả thực hiện công việc mà nhân sự cần phải đạt được.
Tìm hiểu thêm: 9 form đánh giá nhân viên dành cho doanh nghiệp
Cách thực hiện
Xác định mục tiêu đánh giá: Trước khi chọn phương pháp, bạn cần xác định rõ mục tiêu đánh giá của bạn. Mục tiêu này có thể liên quan đến việc đánh giá hiệu suất, đánh giá khả năng làm việc nhóm, đánh giá sự phát triển cá nhân, hoặc mục tiêu khác tùy thuộc vào ngữ cảnh.
Xác định tiêu chí đánh giá: Dựa trên mục tiêu đánh giá, xác định các tiêu chí hoặc yếu tố cụ thể mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá hiệu suất. Tiêu chí này cần phản ánh mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể của công việc hoặc dự án.
Chọn phương pháp đánh giá: Dựa trên mục tiêu và tiêu chí đánh giá, chọn phương pháp hoặc công cụ phù hợp để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Có nhiều phương pháp đánh giá khác nhau như:
- Dựa vào đánh giá của người quản lý hoặc/và nhân viên tự thực hiện đánh giá.
- Đánh giá 360 độ, bao gồm phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp, và cấp dưới.
- Đánh giá hiệu suất dựa trên chỉ số cụ thể (ví dụ: KPIs – Key Performance Indicators).
Xây dựng kế hoạch đánh giá: Sau khi chọn phương pháp, xây dựng kế hoạch chi tiết về cách đánh giá sẽ được thực hiện. Bao gồm việc xác định thời gian, người thực hiện đánh giá, cách thu thập thông tin, và việc quản lý dữ liệu đánh giá.
Tiến hành đánh giá kết quả công việc
Quy trình đánh giá kết quả công việc cần được thực hiện rõ ràng theo các bước cụ thể:
- Bước 1: Lựa chọn phương pháp phù hợp
Để lựa chọn thì bạn cần dựa vào mục đích đánh giá và mục tiêu quản lý. Tùy vào tiêu chí đánh giá khác nhau mà sẽ có phương pháp áp dụng sao cho phù hợp nhất.
- Bước 2: Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Mỗi mô hình doanh nghiệp thì sẽ có chu kỳ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường một chu kỳ sẽ là 6 tháng hoặc 1 năm. Bởi lẽ, đây là khoảng thời gian không quá dài cũng không quá ngắn, mà là vừa đủ để bạn có thể tiện lợi cho việc thu thập thông tin.
- Bước 3: Lựa chọn người đánh giá
Mỗi vị trí công việc khác nhau thì sẽ có người đánh giá khác nhau. Một số đối tượng đánh giá có thể là lãnh đạo trực tiếp, đồng nghiệp, người dưới quyền hay khách hàng.
Lưu ý trong bước quá trình tiến hành đánh giá:
Phân tích kết quả: Sau khi đánh giá nhân sự, phân tích kết quả để xác định điểm mạnh và điểm yếu, đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu, xác định các khía cạnh cần cải thiện.
Cung cấp phản hồi: Cung cấp phản hồi cho nhân viên hoặc nhóm được đánh giá. Phản hồi nên được trình bày một cách rõ ràng, xây dựng, và cung cấp hướng dẫn về cách cải thiện.
Lập kế hoạch cải thiện: Dựa trên kết quả đánh giá, lập kế hoạch để cải thiện hiệu suất công việc. Xác định các biện pháp cụ thể để đạt được mục tiêu hoặc cải thiện khả năng làm việc.
Lưu ý khi thực hiện đánh giá kết quả công việc
Khi thực hiện đánh giá kết quả công việc, có một số lưu ý quan trọng bạn cần xem xét để đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả của quá trình đánh giá kết quả công việc. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi đánh giá kết quả công việc bạn cần biết:
Công bằng và minh bạch
Đánh giá kết quả công việc cần được thực hiện một cách công bằng và minh bạch để đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá một cách khách quan, không bị thiên vị. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình đánh giá:
- Các tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, cụ thể và phù hợp với mục tiêu của kỳ đánh giá.
- Các phương pháp đánh giá cần khách quan, tránh thiên vị.
- Quy trình đánh giá cần được thực hiện một cách minh bạch, nhân viên được biết rõ về các tiêu chí, phương pháp và quy trình đánh giá.
- Kết quả đánh giá cần được thông báo cho nhân viên một cách công khai, minh bạch.
>>> Tìm hiểu thêm: Ưu – nhược điểm của 7 phương pháp đánh giá nhân sự
Có sự tham gia của mọi người
Đánh giá kết quả công việc cần có sự tham gia của tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân viên, quản lý và lãnh đạo. Sự tham gia của tất cả các bên sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình đánh giá. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau để đảm bảo sự tham gia của mọi người trong quá trình đánh giá:
- Quy trình đánh giá cần được xây dựng và thực hiện với sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
- Nhân viên cần được tham gia vào quá trình tự đánh giá, để đưa ra những đánh giá khách quan về bản thân.
- Quản lý cần được tham gia vào quá trình đánh giá, để đưa ra những đánh giá khách quan về nhân viên.
Đảm bảo tính chính xác, bảo mật
Các thông tin thu thập trong quá trình đánh giá cần được chính xác, đáng tin cậy. Thông tin đánh giá cần được bảo mật, tránh bị rò rỉ ra ngoài. Cụ thể như sau:
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thu thập trong quá trình thực hiện đánh giá. Sử dụng phương pháp thu thập và đo lường thích hợp để tránh sai sót hoặc sai lệch.
- Đảm bảo tính bảo mật của thông tin đánh giá, đặc biệt là thông tin nhạy cảm về nhân viên. Thông tin này nên được bảo vệ khỏi truy cập trái phép.
Một số lưu ý khác cần biết
Bên cạnh những yếu tố trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây để giúp quy trình đánh giá kết quả công việc được hiệu quả hơn:
- Cần cung cấp phản hồi xây dựng sau quá trình đánh giá. Phản hồi nên được trình bày một cách rõ ràng và giúp người được đánh giá hiểu rõ về điểm mạnh và điểm yếu của họ.
- Đôi khi, đánh giá có thể dẫn đến kết quả không mong muốn. Hãy chấp nhận rằng thất bại là một phần của quá trình học hỏi và phát triển.
- Kết quả đánh giá cần được sử dụng một cách phù hợp, không nên sử dụng kết quả đánh giá để trừng phạt hay hạ thấp nhân viên.
- Kết quả đánh giá cần được sử dụng để xây dựng các kế hoạch đào tạo, phát triển phù hợp cho nhân viên.
Mẫu đánh giá kết quả công việc chuẩn nhất năm 2023
Nếu bạn chưa biết xây dựng mẫu đánh giá hiệu quả công việc như thế nào, hãy cùng tham khảo ngay những mẫu sau đây:
Mẫu đánh giá công việc chung
Bản đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên hàng năm
Bản đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên hàng tháng
Bản đánh giá hiệu suất nhân viên theo quý
Bảng đánh giá công việc dành cho cá nhân
Kết luận
Trên đây là 5 bước để xây dựng quy trình đánh giá kết quả công việc của nhân sự dành cho nhà quản lý. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ đánh giá năng lực nhân sự để nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
