Quản lý công việc bằng Excel ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Nếu như trước đây, nhà quản lý mất rất nhiều thời gian khi theo dõi tiến độ công việc của nhân viên bằng cách xử lý các số liệu và ghi lại công việc trên giấy, thì ngày nay việc quản lý tiến độ công việc bằng Excel đem đến sự tiện lợi và khoa học. Vậy quản lý tiến độ công việc bằng Excel là gì?
Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Có thể nói, quản lý công việc bằng Excel là phương pháp dùng để ghi lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên dưới dạng bảng tính và các số liệu thống kê. Điều này nhằm giúp kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động. Từ đó, nhà quản lý sẽ nắm được quá trình hoàn thiện công việc của nhân viên, góp phần thực hiện bảng đánh giá nhân viên và có phương án đốc thúc nếu công việc đang bị chậm trễ.
Excel đã trở thành một công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp, nhà quản lý trong việc quản lý tiến độ công việc:
- Bảng tính Excel được tạo bởi hàng và cột, giúp người dùng dễ dàng nhập các con số và thực hiện các phép tính.
- Excel cho phép người dùng tính toán nhanh chóng và an toàn mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ của công cụ nào, thông qua các hàm tính toán phổ biến như: logic, sum, AVG,…
- Excel dùng để tính toán cũng như xây dựng các dãy số trực quan, lập kế hoạch và theo dõi các dự án được dễ dàng hơn.
- Dữ liệu Excel cũng có thể được chuyển đổi thành các slide PowerPoint để thuyết trình.
- Lưu trữ nhiều thông tin và có thể dễ dàng chuyển từ nơi này sang nơi khác.
Tại sao nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel?
Quản lý công việc bằng Excel hay quản lý nhân sự bằng Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là bởi vì nó mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời.
Giúp theo dõi, giám sát tiến độ công việc
Nhìn vào bảng quản lý tiến độ công việc, nhà quản lý có thế thấy rõ được các thông tin như: các công việc đã thực hiện đến thời điểm hiện tại, có đúng với kế hoạch đề ra không, thời gian thực hiện như thế nào, có bị chậm so với tiến độ không. Tất cả được theo dõi một cách chính xác, nhanh chóng, dễ dàng nhất.
>> Tham khảo thêm: “Tất tần tật” thông tin về quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Phân chia công việc hợp lý
Dựa vào bảng Excel, nhà quản lý sẽ nắm được thời gian thực hiện các công việc sẽ được bố trí theo từng mốc thời gian phù hợp nhất và sẽ có những phương án dự trù việc phát sinh trong quá trình làm việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ có sự phân chia, bố trí nhân sự thực hiện công việc phù hợp.
Dễ dàng trong việc đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc
Thông qua cách quản lý công việc bằng Excel bạn, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được các thông tin:
- Những công việc và nhiệm vụ họ đã được giao
- Nên phân bổ bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng như các mốc quan trọng cho tất cả các công việc họ đang làm
- Cách theo dõi thời gian và chi phí và phân bổ chúng cho công việc phù hợp
- Công việc sắp tới, đang thực hiện, bị tạm dừng hoặc bị hủy
- Quản lý tiến độ công việc bằng Excel cho phép bạn quản lý toàn bộ chu trình công việc của mình ở một nơi và cung cấp cho bạn một điểm truy cập duy nhất cho tất cả dữ liệu liên quan đến công việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể xem tất cả các công việc được giao và thời gian được phân bổ, các ngày quan trọng và tài liệu liên quan trong một bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.
Bảng đánh giá cho phép nhà quản lý nhìn được tổng quan về công việc, công việc nào đang đúng lộ trình, đúng tiến độ, công việc nào bị chậm trễ, lý do vì sao và cách khắc phục sẽ bắt đầu từ chỗ nào. Từ đó người quản lý sẽ đưa ra những góp ý, đưa ra các phương án xử lý hay thậm chí thay đổi cách làm việc hiện tại để đem lại hiệu quả tốt hơn.
Cách quản lý công việc bằng Excel
Để có thể tiến hành quản lý công việc bằng Excel một cách dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo 5 bước gợi ý sau đây.
Bước 1: Phác thảo mẫu quản lý công việc
Nên phác thảo mẫu quản lý tiến độ công việc bằng Excel trước, để hạn chế sai sót và không bị thiếu các đầu việc cần quản lý. Để có thể phác thảo một cách rõ ràng, bạn cần phải đảm bảo mô tả chính xác về khối lượng công việc của nhóm.
>> Xem ngay: Tại sao mọi doanh nghiệp đều cần xây dựng kế hoạch nhân sự?
File Excel quản lý tiến độ công việc thường phải bao gồm đầy đủ những thông tin sau: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần thực hiện, ngày tháng giao việc, ngày giờ hoàn thành, số ngày thực hiện,…
Bước 2: Tạo bảng tính Excel cho một công việc cụ thể
Khi bạn đã thiết lập các dự án mà nhóm của bạn đang thực hiện, bạn có thể tạo một trang tính mới trong bảng tính để ghi lại khối lượng công việc của nhóm.
Bước 3: Lập danh sách tên người đảm nhận công việc
Sử dụng bảng Excel hàng này để ghi lại tất cả tên của nhân viên và thông tin của họ. Nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn có thể đánh dấu hoặc tô màu tên của mọi người để dễ dàng tìm thấy người bạn đang tìm kiếm hơn.
Bước 4: Tạo tiêu đề công việc
Nhập tên của công việc mà bạn và hoặc nhân viên của bạn đang làm việc trong hàng này nằm dưới tên của họ. Bạn có thể nhập nhiều công việc dưới tên của người được giao hoặc giữ nguyên.
Bước 5: Thiết lập rõ ràng thời gian hoàn thành các mốc công việc
>> Tham khảo thêm: Tài liệu đánh giá năng lực nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam
Cách thiết lập thời gian để hoàn thành các cột mốc công việc:
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Kiểm tra ngân sách
- Ngày đến hạn của công việc
- Đánh giá bên ngoài hoặc nội bộ
- Kiểm tra hoặc thanh tra qua mỗi mốc thời gian đặt ra
Việc lập mốc thời gian hoàn thành sẽ giúp bạn nắm được các “deadline” và đánh giá được rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo công việc diễn ra đúng hạn.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất khi quản lý công việc, quản lý nhân sự bằng Excel giúp bạn đánh giá nhân sự và công việc hiệu quả hơn. Nếu nắm vững được những điều này, bạn sẽ có phương pháp theo dõi tiến độ công việc bằng Excel một cách tối ưu hơn rất nhiều.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
