Mẫu thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng sử dụng rất nhiều trong quá trình chọn lọc. Vậy làm thế nào để từ chối ứng viên một cách tinh tế và chuyên nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 3 mẫu thư từ chối mà nhà tuyển dụng có thể áp dụng!
Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?
Trong quá trình chiêu mộ và phỏng vấn, không phải lúc nào cũng nhà tuyển dụng cũng chọn được ứng viên ưng ý. Do đó, để từ chối một cách tính tế, bạn nên chuẩn bị những mẫu thư từ chối phù hợp. Có thể hiểu, thư từ chối ứng viên được doanh nghiệp gửi cho người không được chọn vào giai đoạn kế tiếp của quá trình tuyển dụng.
Một lá thư chúc mừng trúng tuyển mang lại niềm vui cho ai đó thì thư từ chối cũng có tầm quan trọng không kém. Việc từ chối ứng viên qua thư từ thể hiện văn hóa ứng xử của doanh nghiệp nói chung.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách đánh giá ứng viên sau phỏng vấn chính xác nhất
Ý nghĩa của mẫu thư từ chối thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng đến các ứng viên đã dành sự quan tâm đến doanh nghiệp. Tạo ấn tượng tốt cho ứng viên sẽ giúp nhận lại phản hồi tích cực, từ đó, góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng.
Mẫu thư từ chối ứng viên cần có thông tin gì?
Với thư từ chối ứng viên nói riêng và nhiều mẫu thư nói chung thì đều cần những thông tin chi tiết. Một số thông tin cần có như là:
Thông tin cá nhân của ứng viên
Đối với mẫu thư bất kỳ thì thông tin người nhận là điều không thể thiếu. Bên cạnh đó, bạn có thể thêm vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Càng chăm chút mẫu thư bao nhiêu thì càng thể hiện được sự quan tâm của bạn.
>> Xem thêm: Cẩm nang đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Cảm ơn
Lời cảm ơn ứng viên trong một bức thư từ chối rất quan trọng. Nó có thể là cảm ơn vì ứng viên đã quan tâm đến doanh nghiệp hoặc cảm ơn vì đã dành thời gian để hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển. Cảm ơn không chỉ là phép lịch sự mà nó còn thể hiện sự trân trọng của bạn đối với những cố gắng của ứng viên.
Phản hồi
Trong phần phản hồi, bạn nên giải thích một cách ngắn gọn về lý do tại sao ứng viên lại chưa phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Đề cập đến những ý kiến mang tính xây dựng, ví dụ như vì sao bạn quyết định từ chối hay họ có những điểm nào chưa đáp ứng được. Qua đó, ứng viên sẽ nhận ra khuyết điểm để phát triển bản thân trong tương lai.
>> Có thể bạn quan tâm: Dẫn đầu xu hướng quản trị nhân sự hiệu quả cho nhà quản lý
Mời ứng tuyển lại
Đối với ứng viên phù hợp với văn hóa của công ty hoặc một vị trí nào đó, hãy cho họ biết. Hơn nữa, bạn nên bày tỏ hy vọng rằng ứng viên sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có được cơ hội khác.
3 mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất
Phụ thuộc vào đối tượng và mục đích mà bạn có thể sử dụng mẫu thư từ chối ứng viên sao cho phù hợp.
Đối với ứng viên không được mời phỏng vấn
Với số lượng ứng viên không được mời phỏng vấn khá nhiều so với những người đạt tiêu chuẩn, do đó, bạn có thể lựa chọn phản hồi hoặc không. Tuy nhiên, đa phần ứng viên đều mong muốn nhận được thư hồi đáp của đơn vị ứng tuyển. Bởi lẽ, họ sẽ biết được hồ sơ của mình đã được xem xét hay chưa và kết quả của quá trình đó như thế nào.
Ví dụ:
Gửi [tên ứng viên],
[Tên doanh nghiệp] cảm ơn bạn vì sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí công việc]. Sau khi xem xét hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.
Chúng tôi đánh giá cao khoảng thời gian bạn dành để tham dự ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Trân trọng cảm ơn,
[Tên người làm đơn].
>> Tham khảo thêm: Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên tuyển dụng hiệu quả
Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Tùy mô hình doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng cũng sẽ khác nhau. Một số bước tuyển dụng đặc trưng như sàng lọc CV, làm bài test online, phỏng vấn,… Trong trường hợp một số ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng, mà không vượt qua các vòng sau thì bạn nên gửi một mẫu thư từ chối. Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng với ứng viên.
Ví dụ:
Gửi [tên ứng viên],
[Tên doanh nghiệp] cảm ơn bạn vì sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí công việc]. Sau khi xem xét hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [vị trí tuyển dụng – tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn.
Tuy nhiên, chúng tôi đã tìm được một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí đang tuyển dụng. Do đó, chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại khi có vị trí phù hợp hơn.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.
Trân trọng,
[Tên người làm đơn].
>> Có thể bạn quan tâm: Cách đánh giá ứng viên sau phỏng vấn chính xác nhất dành cho nhà quản lý
Đối với ứng viên có khả năng được chọn cao
Quá trình lựa chọn ứng viên trải qua rất nhiều vòng và để chọn ra ứng viên tiềm năng không phải điều dễ dàng. Do vậy, khi nhận được tin chưa vượt qua vòng cuối, họ có thể dễ bị thất vọng. Bởi vậy, bạn nên khuyến khích việc giữ liên lạc với ứng viên.
Ví dụ:
Gửi [tên ứng viên],
[Tên doanh nghiệp] cảm ơn bạn vì sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí công việc]. Sau khi xem xét hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [vị trí tuyển dụng – tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.
>> Xem ngay: 5 thư từ chối ứng viên dễ dàng áp dụng dành cho doanh nghiệp
Tuy nhiên, chúng tôi đã tìm được một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí đang tuyển dụng. Do đó, chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại khi có vị trí phù hợp hơn.
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
[Tên nhà tuyển dụng].
Kết luận
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có thêm thông tin về tầm quan trọng của mẫu thư từ chối ứng viên. Với 3 mẫu trên đây, chúng tôi mong bạn sẽ tìm được thông tin bổ ích cho mình.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
