Nghệ thuật sa thải nhân viên với 7 bước mà nhà quản lý nào cũng nên biết

Nghệ thuật sa thải nhân viên là một trong số những “vũ khí” cần thiết của nhà quản lý. Tuy nhiên, sử dụng “vũ khí” như thế nào để không gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp là điều mà mọi nhà quản lý cần chú ý. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Testcenter tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng cho nhân viên nghỉ việc cũng như nắm vững nghệ thuật sa thải nhân viên với quy trình 7 bước!

Hệ quả tiêu cực của việc sa thải nhân viên

Quyết định sa thải là điều cuối cùng mà nhà quản lý hay doanh nghiệp có thể làm trong trường hợp một nhân viên làm việc kém hiệu quả và không thể cải thiện hay không có khả năng đảm nhận bất kỳ một vị trí công việc nào khác.

Ngoài tuyển dụng nhân sự thì nhà lãnh đạo còn đối mặt với một vấn đề khó khăn không kém, đó là thông báo sa thải nhân viên – người mà chính người mình đã tuyển dụng. Tuy nhiên nếu như quyết định này không được thực hiện đúng quy trình hoặc mắc phải bất kỳ sai lầm nào, đều sẽ gây ra nhiều hệ quả tiêu cực ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Ảnh hưởng tâm lý đến các nhân viên còn lại: Việc sa thải một nhân viên không chỉ là vấn đề khó khăn giữa doanh nghiệp với nhân viên bị sa thải mà còn ảnh hưởng đến đội ngũ nhân viên còn lại. Nếu không được thực hiện minh bạch, rõ ràng sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu suất và chất lượng công việc chung.

Gây ảnh hưởng đến hình ảnh công ty: không ít tình huống nhân viên sau khi bị sa thải đã có những hành vi, lời nói ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Việc này xuất phát từ việc sa thải chưa thỏa đáng hoặc không được xử lý một cách khéo léo. Nhân viên sau khi bị sa thải sẽ kích động nhân viên cũ, nhân viên hiện tại hoặc liên kết với đối thủ cạnh tranh gây tổn hại cho doanh nghiệp

Rắc rối về mặt pháp luật: không thiếu trường hợp nhân viên sau khi sa thải đã nộp đơn kiện tụng doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa giải quyết thỏa đáng các chế độ phúc lợi cho lao động như: tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội,…

>> Tham khảo thêm: Tài liệu quản trị nhân sự dành cho nhà quản lý tài ba

Nghệ thuật sa thải nhân viên với quy trình 7 bước

Thông báo sa thải nhân viên là một việc chưa bao giờ dễ dàng. Nhưng nếu làm chủ quy trình 7 bước sau đây, doanh nghiệp có thể thực hiện công việc này một cách tối ưu hơn.

Bước 1: Đánh giá nhân viên với thái độ khách quan

Trước khi đưa ra quyết định sa thải, việc đầu tiên mà nhà quản lý cần làm đó là phải rà soát lại hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhà quản lý cần thu thập ý kiến đóng góp, đánh giá của các phòng ban, nhân sự có liên quan để đưa ra đánh giá nhân viên với thái độ khách quan nhất.

Đây được xem là một bước đi vô cùng quan trọng trước khi ra quyết định sa thải nhân viên. Bởi cái nhìn của riêng cá nhân là chưa khách quan và toàn diện để đưa ra quyết định. Yếu tố khách quan được xem là điều kiện tiên quyết cần thiết trong trường hợp này. Tuyệt đối không đánh giá theo cảm xúc hay nhìn nhận của bản thân để tránh quyết định sai lầm.

Bước 2: Xác định lỗi của nhân viên

Bước tiếp theo trong quy trình là xác định lỗi cụ thể của nhân viên. Hãy đưa ra rõ ràng và minh bạch các lỗi gây ảnh hưởng đến công việc mà người nhân viên đã mắc phải trong quá trình làm việc.

Doanh nghiệp chỉ được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải nhân viên, nếu nhân viên đó phạm phải một trong lỗi như: có hành vi trộm cắp, đánh bạc, tham ô, cố ý gây thương tích hoặc có sử dụng ma túy tại nơi làm việc,…

Nhà quản lý nên ngồi lại và đối mặt trực tiếp nói chuyên để tìm hiểu mọi khía cạnh một cách chi tiết nhất. Nên nhấn mạnh những mặt tốt nhưng vẫn phải chỉ ra được lỗi mà người này mắc phải.

Bước 3: Đưa ra những bằng chứng liên quan

Bước tiếp theo đó chính là đưa ra những bằng chứng liên quan chứng minh được lỗi của nhân viên. Nhà quản lý nên tổ chức một cuộc họp nhằm xử lý kỉ luật theo trình tự, có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động trong doanh nghiệp. Nhân viên cũng phải có mặt, đồng thời có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa.

>> Xem thêm: 5 yếu tố đo lường thái độ làm việc nhân viên dành cho doanh nghiệp

Đây là một trong những bước không thể bỏ qua. Ở bước này, nhân viên có cơ hội được nói lên tiếng nói của mình. Cũng như phản bác lại các cáo buộc từ người quản lý. Qua đó, cả hai bên có thể thống nhất với nhau về quyết định có cần sa thải nhân viên hay không.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Sau khi quyết định ở bước 3 đã được đưa ra thì sau đó cần hoàn thiện hồ sơ giấy tờ để hoàn tất thủ tục. Việc xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải nhân viên cần được lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của thành phần tham dự.

Để tránh các tranh cãi không đáng có, nhà quản lý nên chuẩn bị đầy đủ bằng chứng và đánh giá về những thiệt hại mà nhân viên đó gây ra. Các công ty nên cân nhắc các yêu cầu của nhân viên bị sa thải bởi bất kỳ sự cam kết nào đang còn hiệu lực đều ảnh hưởng đến việc duy trì hay đảm bảo bí mật cho các công việc kinh doanh. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tránh khỏi những vụ kiện tụng không đáng có. 

Bước 5: Thông báo sa thải trên tinh thần tôn trọng nhân viên

Dù cho phải quyết định sa thải nhân viên thì nhà quản lý cũng nên nhớ rằng, họ đã từng là một phần của tổ chức. Họ đã từng có một khoảng thời gian làm việc và cống hiến cho công ty, vậy nên hãy thông báo sa thải trên tinh thần tôn trọng nhân viên.

Nếu được, hãy gửi một thông báo với những ghi nhận đóng góp, kèm theo là lời cảm ơn vì sự nỗ lực trong suốt thời gian qua. Điều này sẽ giúp công ty nhận được sự tôn trọng từ chính nhân viên của mình hơn.

Bước 6: Thanh toán lương và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên

Hãy thanh toán lương và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên đầy đủ khi nhân viên được ký quyết định thôi việc. Trong 7 ngày làm việc, từ ngày chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động. Trong đó, bao gồm tiền lương những ngày đã làm việc. Doanh nghiệp nên cố gắng chấm dứt quá trình giải quyết này trong vòng 30 ngày.

Bước 7: Thu hồi tài sản công ty

Phòng nhân sự nên lập một biên bản bàn giao tài sản, để nhân viên hoàn trả tất cả tài sản của công ty, cả tài sản hữu hình và vô hình (ví dụ như các bí mật kinh doanh và các mối quan hệ đối tác…) để tránh trường hợp kiện tụng không đáng có về sau. 

Cùng với đó, các nội dung về thu hồi tài sản công ty nên được quy định cụ thể trong điều lệ, quy định của công ty., để cho nhân viên nắm vững quy trình và thực hiện đúng.

6 bước cần làm trước khi sa thải nhân viên

Vậy trước khi đưa thông báo chính thức về việc sa thải nhân viên, nhà quản lý nên chuẩn bị những gì. Dưới đây là danh sách 9 bước mà nhà quản lý có thể tham khảo để tiến hành trước khi sa thải nhân viên. 

Dành thời gian đánh giá toàn diện một lần nữa về nhân viên

Bất cứ một nhân viên nào cũng vậy, trong quá trình làm việc họ luôn cố gắng cống hiến hết sức mình cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý hãy dành thời gian đánh giá toàn diện nhân viên một lần nữa. Hãy xem xét lại những việc họ đã làm được và chưa làm được.

Hãy đánh giá công tâm về thành quả mà họ đã tạo ra cho tổ chức và liệu họ còn có thể tạo ra được những kết quả tốt ở khía cạnh cho doanh nghiệp hay không.

Xác định được vấn đề của nhân viên

Tiếp đến, nhà quản lý cần xác định được những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải. Các vấn đề này là do năng lực hay thái độ hoặc do một nguyên nhân nào khác. Nhà quản lý nên dành thời gian để trò chuyện cùng nhân viên của mình, truyền cảm hứng và giúp họ khơi dậy động lực bên trong. Hãy giúp đỡ họ nếu có vấn đề gì đó nằm trong khả năng của nhà quản lý. 

Có phải kĩ năng của nhân viên không được sử dụng phù hợp

Nếu nhân viên là một người có năng lực nhưng ở vị trí hiện tại họ chưa phát huy hết được các tố chất của mình thì nhà quản lý có thể tạo điều kiện cho họ có cơ hội được đào tạo thêm.

Trong một số trường hợp, nhà quản lý có thể xem xét điều chỉnh được họ sang đảm nhiệm vị trí khác, thuyên chuyển vị trí công việc phù hợp hơn trước khi ban hành quyết định sa thải. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng được nguồn lực sẵn có.

Hãy tìm hiểu về tính chất công việc gần đây của nhân viên 

Đôi khi bạn sẽ bắt gặp tình trạng những nhân viên xuất sắc của công ty, dạo gần đây sụt giảm năng suất và chất lượng công việc đến mức báo động. Lúc này hãy thử tìm hiểu về tính chất của công việc nhân viên gần đây có thay đổi gì trầm trọng, đủ để khiến cho vị trí đấy trở nên khác biệt với nhân viên đó và họ không hoàn thành nó tốt như trước nữa.

>> Có thể bạn quan tâm: Xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong thời đại 4.0

Sau đó hãy kịp thời điều chỉnh để kéo nhân viên quay về vĩ đạo, để họ có thể lại hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Việc làm này còn giúp nhân viên cảm nhận được sự giúp đỡ của cấp trên và gắn bó cùng tổ chức hơn nữa.

Giải thích

Công khai tình hình thực tế công việc và đánh giá của bạn cho nhân viên có nguy cơ bị sa thải. Đừng để cho tình hình trở nên căng thẳng hơn mới thông báo sa thải.

Hãy thẳng thắn chia sẻ và giải thích vấn đề cho họ, để họ kịp thời điều chỉnh mình. Còn không đột nhiên nhận được quyết định sa thải từ cấp trên sẽ khiến họ bị sốc và có những hành vi mất kiểm soát.  

Trên tất cả, hãy thẳng thắn!

Và cuối cùng là hãy thẳng thắn. Nhà quản lý nên nói rõ về chất lượng công việc hiện tại của nhân viên, nó đang không tiến triển như thế nào. Nhà quản lý nên thẳng thắn bày tỏ và cho cơ hội để nhân viên cố gắng. Nếu sau cùng họ vẫn không có sự cải thiện, hãy nói với họ quyết định sa thải.

Kết luận

Đến đây, bạn có thể thấy nghệ thuật sa thải nhân viên thực sự cần được nêu cao trong công tác quản lý nhân sự. Hy vọng những điều Testcenter chia sẻ trên đây đã giúp nhà quản lý có thêm nhiều gợi ý hay để áp dụng ngay.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter