Phần mềm quản lý nhân sự online đang trở thành xu hướng mới trong thời điểm hiện tại và được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Vậy xu thế này có đặc điểm gì, lợi ích mà nó mang đến vượt trội như thế nào đối với doanh nghiệp Việt Nam?
Phần mềm quản lý nhân sự online là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự online là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy trình nhân sự dễ dàng hơn. Với giao diện được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép và các phần việc quản lý khác liên quan tới quy định.
Phương pháp quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều khuyết điểm như tốn nhiều nguồn lực để quản lý, cơ sở dữ liệu quản lý cồng kềnh hay khó khăn trong quá trình tìm kiếm thông tin cũ. Bởi vậy, lưu trữ và quản lý online được đánh giá là “bước đi lớn” giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
3 sai lầm trong công tác quản lý khi không có phần mềm quản lý nhân sự online
Phần mềm quản lý online ra đời là một giải pháp tuyệt vời, hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện quản trị nguồn nhân lực tốt hơn. Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc không có phần mềm quản lý nhân sự online sẽ khiến doanh nghiệp mắc phải 3 sai lầm trong công tác quản lý nhân sự như sau:
>> Tham khảo thêm: Tài liệu quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam
Áp đặt chính sách lên tất cả mọi nhân sự
Chúng ta đều biết rằng không thể nào có thể sử dụng một chính sách quản lý chung lên tất cả mọi nhân viên. Bởi mỗi nhân sự thì sẽ cần các cách quản lý cũng như đánh giá khác nhau.
Nếu không áp dụng phần mềm quản lý online, doanh nghiệp khó có thể tạo ra được tất cả các mẫu quản lý dành riêng cho từng người khác nhau. Chưa kể đến việc tốn thời gian, công sức thì đây là một việc rất khó khăn, khó thực hiện và khó kiểm soát.
Có cái nhìn phiến diện một chiều
Phần mềm quản lý nhân sự online cho phép nhà lãnh đạo có thể theo dõi, tra cứu thông tin về nhân viên dễ dàng nhanh chóng. Các chỉ số đánh giá nhân viên sẽ tự động được cập nhật, cho phép nhà quản lý có những sự đánh giá, nhìn nhận khách quan nhất về nhân sự.
Nếu không có công cụ quản lý nhân sự này, nhà quản lý chỉ có thể đánh giá năng lực nhân viên dựa trên sự chủ quan và cảm tính, đôi khi là phiến diện một chiều. Điều này dễ gây nên nhiều hệ lụy không đáng có.
Không chấp nhận sự thay đổi
Cùng với xu hướng số hóa doanh nghiệp, áp dụng công cụ quản lý nhân sự hay phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí là một xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp.
Việc không áp dụng công cụ quản lý nhân sự online dễ khiến doanh nghiệp bị tụt hậu lại phía sau, không hòa mình cùng dòng chảy của sự phát triển. Đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không chấp nhận sự thay đổi để phát triển tốt hơn.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự online 4.0
Phần mềm quản lý nhân sự online trong thời đại 4.0 đem đến nhiều tiện ích không chỉ cho quy trình quản trị nhân sự nói riêng mà còn là bộ máy vận hành doanh nghiệp nói chung.
Giảm bớt khối lượng công việc
Các phần mềm quản lý nhân sự online giúp nhà lãnh đạo có thể theo dõi các hoạt động của bộ máy vận hành từ xa. Nhà quản lý dễ dàng cập nhật và sửa đổi các thông tin ngay tức thời thông qua các nền tảng internet, dù đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ chỗ nào.
Hoặc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo bài test online một cách cực nhanh chóng và hiệu quả. Việc áp dụng này sẽ giúp bộ phận nhân sự giảm bớt khối lượng công việc, giúp hoạt động quản trị kịp thời và hiệu quả hơn, khi mà giờ đây công nghệ đã làm thay nhiều công đoạn trong quy trình vận hành.
>> Xem thêm: Đề test online đầu vào giúp doanh nghiệp đánh giá ứng viên hiệu quả
Nắm bắt thông tin toàn diện
Không giống như dạng truyền thống chỉ có tính cập nhật thông tin một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, việc áp dụng phần mềm online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Tính năng chia sẻ quyền quản trị dữ liệu sẽ cho phép nhân viên điền các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân về lịch làm, bảng lương, phúc lợi và thông tin của công ty như cơ cấu phòng ban, nhân sự, dự án hoạt động, kỳ nghỉ.
Hành động này giúp nhân viên chủ động và có trách nhiệm hơn với phần việc mà mình đảm nhận, nắm bắt thông tin toàn diện và nâng cao sự kết nối với tổ chức.
Dễ dàng theo dõi nhân viên
Các phần mềm hiện nay đều được tích hợp rất nhiều tính năng cũng như được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, mang đến bộ nhớ khổng lồ. Điều đó giúp việc lưu trữ mọi thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Nhà quản lý có thể theo dõi hoạt động của nhân viên mà không cần lục lại giấy tờ đã cũ kỹ từ lâu. Hơn thế, công tác quản lý cũng được giảm đi đáng kể về sự cồng kềnh hay bất tiện vì hầu như bạn có thể quản lý được mọi thứ trong công cụ quản lý này.
Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự online
Mỗi một mô hình doanh nghiệp sẽ cần các công cụ có tính năng khác nhau sao cho phù hợp. Tuy nhiên, có một số lưu ý mà bạn cần nắm khi áp dụng công nghệ quản trị mới cho doanh nghiệp, đó là:
- Xác định rõ nhu cầu đào tạo
Sẽ rất quan trọng khi xác định được rõ mục tiêu và nhu cầu của chương trình đào tạo nhân sự. Hãy xác định rõ ràng những kỹ năng nào sẽ cần thiết để nhân viên và công ty cùng nhau phát triển. Bên cạnh đó, luôn đặt câu hỏi cho bản thân rằng “Kết quả cuối cùng của chương trình đem lại là gì?”
- Xây dựng rõ lộ trình đào tạo
Dựa trên nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, các nhà quản lý hay xây dựng cho mình một quy trình đào tạo hợp lý. Mỗi phân đoạn của quy trình này đều có những ưu và nhược điểm khác nhau tùy thuộc vào khả năng của nhân viên tham gia đào tạo.
- Theo dõi báo cáo và quá trình đào tạo kỹ càng
Báo cáo đào tạo sẽ cho chúng ta biết được tiến độ của các bạn nhân viên đã đến đâu, đưa ra được những bạn nào thường xuyên làm bài sai sót. Với tính năng thống kê, báo cáo, phần mềm sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quát, đồng thời chi tiết cụ thể từng bài học để biết được đâu là điểm mạnh và đâu là điểm yếu của các bạn nhân viên. Để từ đó, đưa ra đánh giá tổng quan nhất về chương trình đào tạo.
Kết luận
Hy vọng qua những chia sẻ của Testcenter, doanh nghiệp đã có thêm những kiến thức hữu ích để áp dụng vào quy trình quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
