Phần mềm quản lý dùng trong quá trình vận hành doanh nghiệp đang thể hiện ra nhiều lợi thế so với phương pháp cũ. Bên cạnh đó, nó mang đến những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Vậy cụ thể đó là những lợi ích gì và tại sao nên sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ngay top 3 phần mềm quản lý được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay!
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý?
Dưới sự phát triển của công nghệ, nhiều quy trình đang dần được số hóa để trở nên tối ưu và hiệu quả hơn. Quản lý doanh nghiệp cũng không nằm ngoài quá trình thay đổi này. Nhiều phần mềm và công cụ đã ra đời giúp quy trình vận hành trở nên trơn tru và đồng bộ hơn.
Trong số đó, các phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình trong doanh nghiệp được sử dụng phổ biến và rộng rãi hơn cả. Nếu vẫn chưa hiểu vì sao phần mềm quản lý được ưu ái như thế thì đây là câu trả lời dành cho bạn. Việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ mang lại rất nhiều tiện ích, cụ thể như sau:
- Kiểm soát hiệu quả nguồn lực và tối ưu hóa quá trình quản lý
Phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp kiểm soát, phân bổ, theo dõi toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, nhập kho, quản lý khách hàng, nhân sự, sản xuất, tài chính – kế toán.
Việc kiểm soát hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp sẽ kéo theo các lợi ích như: giúp kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động; chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai; quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng, tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính; quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ,…
- Tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho các hoạt động sản xuất kinh doanh
Nếu không sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thì toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách thủ công. Các cơ sở dữ liệu được lưu chủ yếu bằng file excel, với một kho số liệu khổng lồ thì sẽ phải huy động rất nhiều nguồn lực để xử lý. Trong khi đó, nếu áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp cắt giảm lượng công việc, cắt giảm nhân sự không cần thiết.
>> Tham khảo thêm: Tài liệu quản trị nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp
- Gia tăng được khách hàng
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có chức năng quản trị quan hệ khách hàng. Tính năng này còn được tích hợp với các công cụ marketing online giúp thu thập khách hàng từ các kênh như website, diễn đàn,… từ đó giúp gia tăng khách hàng.
Hơn nữa, việc quản lý dữ liệu thông tin khách hàng cũng trở nên đơn giản hơn. Từ đó, việc chăm sóc khách hàng cũ và gia tăng thêm dữ liệu về khách hàng mới cũng đạt hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể gia tăng khách hàng tiềm năng nhanh chóng.
- Tăng doanh thu và lợi nhuận
Phần mềm quản trị doanh nghiệp hỗ trợ cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giữ được khách hàng cũ và tiếp cận theo khách hàng mới. Hoạt động kinh doanh được vận hành đúng quy trình cũng như tối ưu được năng suất làm việc của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng gia tăng được doanh thu bán hàng.
2. Những tính năng cơ bản cần có của phần mềm quản lý 4.0
Vậy đâu là tiêu chí giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp và một phần mềm quản lý thời 4.0 thì cần có những tính năng cơ bản là gì?
2.1 Tính năng quản lý đồng bộ
Phần mềm quản lý cho phép doanh nghiệp tổng hợp thông tin giữa các phòng ban, đảm bảo sự đồng nhất, hạn chế xử lý dữ liệu ở nhiều nơi riêng lẻ. Điều này giúp hạn chế rủi ro và sai phạm khi chuyển đổi dữ liệu giữa các phòng ban. Đồng thời, tạo nên một quy trình làm việc hoàn thiện, giúp các nhà quản trị có cơ sở để xử lý trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
2.2 Tính năng báo cáo, đo lường
Quy trình tổng hợp báo cáo của cấp quản lý sẽ trở nên nhanh chóng hơn với phần mềm quản lý nhân sự. Từ thông tin nhân viên, tiến độ học tập và kết quả đào tạo nhân sự sẽ đều tích hợp và hiển thị trên phần mềm đào tạo. Ngoài ra, những thông tin được cập nhật luôn gắn liền với thời gian cụ thể, do đó bạn sẽ nắm được thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể gửi báo cáo cho lãnh đạo bất cứ lúc nào chỉ bằng một cú click chuột.
2.3 Tính năng tương tác
Một trong những điểm yếu trong quản lý doanh nghiệp thường đến từ việc các nhân viên không có sự gắn kết, mất đi sự đồng bộ giữa các phòng ban. Với sự kết hợp phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể tạo nên một hệ thống hoàn thiện xuyên suốt giữa các phòng ban. Điều này giúp tăng sự tương tác giữa nhân viên, các quản lý cấp cao cũng dễ dàng thông báo, hiểu rõ những nhu cầu của nhân viên mình.
3. Top 3 phần mềm quản lý được doanh nghiệp tin dùng
3.1 Phần mềm quản lý nhân sự Testcenter
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải thực trạng đáng buồn như: phải chi trả mức lương cao hơn cho nhân viên không đạt tiêu chuẩn hoặc chi trả lương không phù hợp với năng lực nhân viên. Điều này gây ra sự thất thoát lớn cho doanh nghiệp về mặt quản trị nhân sự.
Nền tảng Testcenter ra đời nhằm cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam công cụ đánh giá nhân sự tối ưu và toàn diện, giúp nhà tuyển dụng hạn chế tỷ lệ tuyển sai ứng viên và đẩy nhanh tốc độ tuyển dụng.
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng kể cả đối với người lần đầu sử dụng
- Đánh giá ứng viên toàn diện trên nhiều khía cạnh, thông qua các bài test online (kiểm tra) đầu vào như trắc nghiệm tính cách MBTI, DISC, khả năng tư duy logic, khả năng xử lý tình huống,…
- Ngân hàng đề với hơn 300 đề thi phong phú được hỗ trợ xây dựng từ những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực nhân sự
- Tổ chức kỳ thi đánh giá hoặc sàng lọc chất lượng ứng viên online lên tới hàng ngàn người cùng lúc
- Tự động chấm điểm và báo cáo kết quả trực quan dưới dạng biểu đồ kết hợp với số liệu chi tiết
- Hệ thống phân quyền quản lý đề thi và tổ chức thi, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối
- Tính năng chống gian lận, hỗ trợ kỳ thi diễn ra công bằng và minh bạch
Nhược điểm
- Là nền tảng công nghệ nên Testcenter sẽ gây khó khăn cho những nhà quản lý trong lần đầu sử dụng vì phải thích nghi và làm quen dần
- Đối với nhiều mô hình doanh nghiệp đang hoạt động theo các phương thức truyền thống thì cần gây dựng lại quy trình tiêu chuẩn để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
3.2 Phần mềm quản lý công việc Trello
Chúng ta hẳn đã khá quen với Trello – công cụ quản lý vận hành theo phương pháp Kanban. Nguyên lý của phương pháp này là trực quan hoá công việc thành một bảng thông tin, gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc To do, Doing, hoặc Done. Bạn có thể dễ dàng di chuyển các thẻ từ các cột trạng thái, để hiển thị đúng tiến độ công việc ở hiện tại.
Ưu điểm
- Dễ sử dụng: giao diện làm việc của Trello giống như các tờ giấy ghi chú. Vì vậy các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản.
- Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Do đó, bất cứ ai trong bảng cũng có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ của công việc.
- Khả năng tích hợp lớn: Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB
Nhược điểm
- Khó quản lý khi lượng công việc tăng lên: khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, người dùng mất thời gian để tìm các thẻ công việc liên quan trong hàng tá thẻ đang hiển thị.
- Không phân cấp thành viên quản trị: tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp.
- Tương tác kém: Môi trường giao tiếp kém: Trello không có tính năng chat, vì vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác.
- Thiếu báo cáo công việc: Trello chưa có tính năng báo báo. Điều này khiến bạn khó đánh giá được mức độ hoàn thành công việc, đánh giá năng suất lao động của nhân viên, đánh giá nhân sự,…
3.3 Phần mềm quản lý doanh nghiệp Microsoft Dynamic
Microsoft CRM là một “mảnh ghép” trong bức tranh năm ứng dụng dựa trên cloud trong danh mục của Dynamics 365: Dynamics 365 dành cho bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, dịch vụ tại hiện trường và tự động hóa dịch vụ dự án.
Ưu điểm
- Khả năng tích hợp: Microsoft Dynamics là một nền tảng CRM cho các nhóm lớn bao gồm nhân viên bán hàng cũng như nhân viên từ các phòng ban khác nhau trong công ty. Là một sản phẩm của Microsoft, Microsoft Dynamics hoạt động tốt với các phần mềm như Word, Excel và PowerPoint với tùy chọn mua các mô-đun bổ trợ như kế toán và quản lý kho.
- Trải nghiệm người dùng quen thuộc: giao diện người dùng đơn giản và không lộn xộn, giúp bạn dễ dàng sử dụng.
- Trí tuệ nhân tạo và tự động: AI được tích hợp với sản phẩm Dynamics 365 trong cả hai mô-đun bán hàng và dịch vụ, cung cấp phân tích ngôn ngữ tự nhiên và dự đoán bán hàng thông minh.
Nhược điểm
- Có thể dùng tốt với các sản phẩm khác của Microsoft: Nếu doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các sản phẩm của Microsoft để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng của bạn, thì Microsoft Dynamics CRM sẽ rất phù hợp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn không phải là thành viên của Microsoft, bạn sẽ dễ dàng gặp phải các vấn đề về tương thích.
- Đòi hỏi kiến thức căn bản về công cụ: phần mềm này chỉ hoạt động tốt hơn khi bạn có sẵn các quy trình được xác định trước hỗ trợ khách hàng của bạn vì nó biến các quy trình thành các dữ liệu có thể thực hiện để bạn sử dụng hơn.
- Không hỗ trợ điều chỉnh code: hệ thống Dynamics CRM là một hệ thống những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được. Mặc dù có một số tùy chọn để tùy chỉnh, nhưng bạn không được phép thực hiện điều chỉnh mã máy chủ.
Kết luận
Hy vọng là với những phân tích chi tiết của Testcenter về ưu nhược điểm của 3 phần mềm quản lý doanh nghiệp trên đây đã giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích và lựa chọn được phần mềm quản lý tối ưu cho doanh nghiệp của mình nhé!
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
