Quy trình làm việc chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được hiệu quả. Trong thời đại công nghệ lên ngôi, số hóa quy trình doanh nghiệp trở thành bước đi bắt buộc để nâng cao chất lượng quy trình làm việc. Bên cạnh đó, góp phần giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng mới trong khi xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp. Hôm nay hãy cùng Testcenter tìm hiểu kỹ hơn về cách xây dựng quy trình làm việc số hóa cho mọi doanh nghiệp!
Quy trình làm việc là gì? – Số hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp
Quy trình làm việc là lộ trình các bước, quy định thực hiện từng bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Hiểu một cách cụ thể hơn thì quy trình làm việc trong một công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra.
Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà các quy trình làm việc trong doanh nghiệp có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội.
Số hóa (digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy hay quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Khác với chuyển đổi số, số hóa nghiêng về con người và công nghệ. Đây là sự kết hợp giữa thế giới vật lý và phần mềm, quá trình này cho phép tạo ra giá trị riêng biệt của doanh nghiệp dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu.
Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc số hóa
Số hóa doanh nghiệp được đánh giá là xu hướng tương lai mà mọi mô hình tổ chức cần hướng tới. Bởi với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng về chi phí, nguồn nhân lực và nhiều gánh nặng khác.
>> Xem thêm: Tài liệu quản trị nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Một quy trình làm việc số hóa sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:
- Gia tăng năng suất: với số hoá quy trình, nhân viên sẽ không còn phải tốn quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm giấy tờ, thông tin văn bản mà họ có thực hiện chỉ với một vài thao tác nhấp chuột. Chính vì vậy số hóa dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian và nâng cao thái độ làm việc của nhân viên.
- Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn: tất cả những dữ liệu đều có thể dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối internet ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào.
- Tăng cường độ bảo mật truy cập: trong trường hợp cần thiết nếu muốn tăng cường tính bảo mật cho dữ liệu, bạn có thể giới hạn những người có quyền truy cập xem văn bản đó và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc phòng ban.
- Tiết kiệm diện tích: khi số hóa quy trình làm việc bạn sẽ tiết kiệm được diện tích lưu trữ thông tin, từ đó giảm chi phí thuê mặt bằng để cất giữ hàng đống tài liệu.
Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc số hóa
Chuyển đổi từ quy trình làm việc truyền thống sang một quy trình mới không phải là điều dễ dàng, nhất là áp dụng công nghệ vào quy trình. Bởi vậy, doanh nghiệp nên trang bị khối lượng thông tin cần thiết để quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru và đầy đủ hơn.
Dưới đây là 7 bước xây dựng quy trình làm việc số hóa mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
1. Xác định nhu cầu và mục tiêu
Để quá trình chuyển đổi được diễn ra theo đúng mong muốn của nhà quản lý thì doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu của mình. Doanh nghiệp có thể xác định rõ yêu cầu của công việc cần xây dựng quy trình như: nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…
Ngoài ra, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc xác định mục đích và phạm vi. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện, tần suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy định đã đề ra.
2. Xác định các bước của quy trình làm việc
Số bước của một quy trình tùy thuộc vào tính chất của công việc, loại hình doanh nghiệp. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc, nhưng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc, bao gồm:
- What (là gì?): xác định nội dung công việc
- Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
- When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc
- Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
- Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
- How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc
Bên cạnh đó, 5M là xác định nguồn lực bao gồm:
- Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
- Money (tiền bạc): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
- Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu): tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
- Machine (trang thiết bị): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
- Method (phương pháp làm việc): làm việc theo phương pháp nào
3. Xác định nội dung chính của quy trình
Xác định nội dung chính của quy trình được cho là bước quan trọng nhất khi tiến hành xây dựng quy trình làm việc số hóa. Xâu dựng nội dung chính sẽ giúp nhà quản lý có cơ sở để đi đúng trọng tâm, không bị lệch khỏi quỹ đạo vốn có.
Nội dung chính có thể là: Quy trình xây dựng này sẽ bao gồm những công đoạn ra sao, tham khảo từ đâu, ai là người kiểm tra, giám sát, đánh giá quá trình, các thiết bị sử dụng cần có yêu cầu gì,….
Quy trình cần thực hiện theo những bước như thế nào?
- Pre–test: là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.
- Test trong quá trình thực hiện.
- Đo lường tính khả thi của quy trình
4. Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc
Mô hình lý thuyết là không thể đảm bảo chắc chắn xây dựng một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả hay không. Chính vì vậy, trong giai đoạn xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình để đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
>> Tham khảo thêm: Review chi tiết 3 phần mềm quản lý dành cho mọi doanh nghiệp
Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố: Đơn vị đo lường công việc, Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường, các điểm cần được kiểm soát.
Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm: phương pháp nào là phù hợp, các bước cần thực hiện kiểm tra, tần suất kiểm tra, người thực hiện kiểm tra và điểm trọng yếu cần kiểm tra.
5. Xác định các điểm quy trình có thể tối ưu hóa bằng công nghệ
Trong giai đoạn doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi quy trình làm việc, nhà quản lý cần phải có sự soi chiếu vào quy trình làm việc hiện tại. Ví dụ như, có công đoạn hay phần công việc hiện tại đang chiếm rất nhiều thời gian, công sức mà những điều đó có thể được cải thiện khi áp dụng quy trình số hóa.
Sau khi xác định được các giai đoạn đang chiếm nhiều thời gian, chi phí và nguồn nhân lực thì nhà quản lý có thể đề xuất phương thức cải tiến sao cho phù hợp. Bằng việc tổng hợp lại tất cả những điều đó, càng chi tiết càng tốt, bạn sẽ dần dần tối ưu hóa được quy trình.
Liệt kê các điểm trong quy trình hạn chế càng chi tiết thì việc thay đổi và cải tiến càng được thực hiện nhanh, gia tăng hiệu quả rõ rệt.
6. Tham khảo công cụ hỗ trợ phù hợp
Muốn số hóa bất kỳ quy trình nào cũng cần sử dụng công cụ hỗ trợ đi kèm. Bởi không phải mô hình doanh nghiệp nào cũng có thể tự sản xuất được các phần mềm công nghệ để số hóa quy trình của mình. Do đó, việc sử dụng các công cụ do các bên thứ ba cung cấp là một sự lựa chọn tốt dành cho mọi mô hình doanh nghiệp.
Quy trình làm việc số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh và tăng doanh số nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Vì vậy, tìm hiểu, nghiên cứu và tham khảo thật nhiều phần mềm, hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết.
Đôi khi những cái tốt nhất chưa chắc đã phù hợp, chỉ khi dựa vào thực tiễn doanh nghiệp mình, bạn mới biết thực sự mình đang cần gì. Một phần mềm quản lý đánh giá nhân sự hiệu quả sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho bạn đấy, hãy lựa chọn thật kỹ.
7. Hoàn thiện tài liệu tham khảo kèm theo
Kết quả của giai đoạn thực hiện chuyển đổi số quy trình làm việc có diễn ra thành công hay không phụ thuộc nhiều vào sự tiếp nhận của nhân sự. Toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp hiểu và làm theo thì sự chuyển đổi đó mới được đánh giá là thành công.
Để toàn bộ hệ thống có hiểu và làm theo được, bạn cần phải hoàn thiện tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo, như:
- Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
- Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo,…
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm quản lý tính hợp nhiều tính năng trong một sẽ giúp sự chuyển đổi quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết luận
Số hóa quy trình làm việc là “mấu chốt” giúp các tổ chức doanh nghiệp đảm bảo được những thành công vượt trội và mang đến nhiều lợi ích không ngờ. Hy vọng là những gì Testcenter chia sẻ đã giúp bạn có thêm những gợi ý hữu ích khi bắt tay xây dựng quy trình làm việc số hóa tại doanh nghiệp của mình.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
