Testcenter – Đối với nhà tuyển dụng nhân sự, mẫu thư từ chối ứng viên cũng là mẫu văn bản rất được quan tâm. Bởi mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn là cách để nhà tuyển dụng gửi hồi đáp, lời từ chối khéo léo đến các ứng viên đã tham gia dự tuyển, sao cho vừa đạt được mục đích nhưng không khiến ứng viên cảm thấy tổn thương.
Thư từ chối ứng viên là gì? Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên?
Thư từ chối ứng viên là mẫu văn bản được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không trúng tuyển hoặc không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng nhân sự.
Nhà tuyển dụng không được bỏ qua bước gửi thư từ chối hay thư hồi đáp, bởi vì:
Mọi ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng: Sẽ thật tồi tệ nếu như ứng viên đã dành thời gian và công sức gửi hồ sơ xin việc hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không nghe được tin tức gì từ doanh nghiệp.
Để lại ấn tượng tốt cho ứng viên: Khi nhà tuyển dụng thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt cho ứng viên. Họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp, cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.
>> Xem thêm: Cẩm nang quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp
Giúp ứng viên hoàn thiện hơn: Khi nhà tuyển dụng viết một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực, sẽ giúp họ có thêm những đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân, để họ hoàn thiện thiện bản thân hơn. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm mới từ doanh nghiệp của bạn.
Thư từ chối ứng viên bao gồm thông tin gì?
Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn chuẩn nhất khi có đầy đủ thông tin cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng, lời cảm ơn dành cho ứng viên. Nội dung không thể thiếu các thông tin đó sau:
- Thông tin cá nhân của ứng viên
- Lời cảm ơn
- Phản hồi
- Mời ứng tuyển lại khi có vị trí phù hợp
Cách dùng thư từ chối ứng viên
>> Tham khảo thêm: Nghệ thuật sa thải nhân viên với 7 bước mà nhà quản lý nào cũng nên biết
Nhà tuyển dụng có thể sẽ nhận được rất nhiều hồ sơ khi mở đợt tuyển dụng hàng loạt cho doanh nghiệp. Đối với mỗi cơ hội việc làm, số lượng ứng viên được chọn sẽ chỉ có giới hạn, nhưng số lượng ứng viên ứng tuyển thì rất nhiều. Do vậy, số lượng thư từ chối mà nhà tuyển dụng cần phải gửi đi là không hề ít.
Chưa kể là nhà tuyển dụng còn phải viết bằng nhiều ngôn ngữ như: mẫu thư từ chối bằng tiếng Việt, thư từ chối ứng viên tiếng Anh,… trong trường hợp vị trí công việc liên quan đến ngoại ngữ.
Do đó, nhà tuyển dụng có thể soạn thảo sẵn các mẫu thư từ chối, để đến khi cần dùng, bạn chỉ cần điều chỉnh thông tin lại sao cho phù hợp.
Hướng dẫn viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp
Nếu chưa biết bắt đầu thư từ chối ứng viên như thế nào, hãy theo dõi hướng dẫn sau. Một lá thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp, nên chứa đầy đủ những yếu tố trên:
Thông tin cá nhân của ứng viên
Hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển Khi viết thư từ chối cho một ứng viên. Điều này giúp ứng viên có ấn tượng tốt với bạn vì đã dành thời gian quan tâm họ chứ không phải là một lá thư tự động, được gửi hàng loạt.
Lời cảm ơn
Hãy cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn ở doanh nghiệp bạn.
Lời cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng nhà tuyển dụng trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên đã dành cho doanh nghiệp.
Phản hồi
Hãy đưa ra cách giải thích ngắn gọn và thuyết phục vì sao ứng viên không được chọn. Đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết, để ứng viên hiểu lý do họ không đáp ứng được quy trình phỏng vấn. Điều này sẽ giúp ứng viên nhìn nhận lại bản thân, để cố gắng phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.
Mời ứng tuyển lại khi có vị trí phù hợp
Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho ứng viên biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Còn nếu không bạn có thể bỏ qua phần này.
5 mẫu thư từ chối ứng viên
Như đã phân tích, có nhiều trường hợp để nhà tuyển dụng gửi từ chối như: trường hợp các ứng viên không được chọn để phỏng vấn, trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn,…
Dưới đây là gợi ý nội dung 5 mẫu thư từ chối ứng viên, mà bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1:
Thân gửi …………..(tên ứng viên),
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty…………. nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí việc làm ……..
Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Mẫu 2:
…….- tên ứng viên thân mến!
Chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành nhiều thời gian để tham gia ứng tuyển với vị trí…………. Có thể nói ngay từ đầu chúng tôi cũng rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và tất cả những điều mà bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, một số ứng viên đã được ban tuyển dụng quyết định chọn lựa trên cơ sở cân nhắc rất kỹ lưỡng và thấu đáo.
Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số……….
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
Mẫu 3:
Mến gửi …………..(tên ứng viên),
Một lần nữa cám ơn bạn đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí việc làm…………Với sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cùng với những sẻ chia và cam kết sẽ đóng góp của bạn đã được chúng tôi đã đánh giá rất cao trong buổi phỏng vấn này. Song, sau khi xem xét và bàn bạc lại, chúng tôi chỉ quyết định lựa chọn một số ứng viên ấn tượng hơn để tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi.
Và chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới.
Chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong quá trình tìm việc.
Trân trọng,
Mẫu 4:
Thân gửi …………….(tên ứng viên)!
Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ đến ban nhân sự của công ty………với vị trí việc làm……Qua đánh giá hồ sơ/kết quả buổi phỏng vấn chúng tôi nhận thấy có một số điểm bạn chưa phù hợp với yêu cầu của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi rất lấy làm tiếc, tuy nhiên chúng tôi sẽ giữ hồ sơ của bạn để có thể liên lạc lại trong thời gian với nhu cầu tuyển dụng mới, phù hợp hơn.
Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với sở trường của mình.
Trân trọng,
Mẫu 5:
Thân gửi …………..- tên ứng viên thân mến,
Lời đầu, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí].
Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi đánh giá cao những kiến thức và kinh nghiệm đã có của bạn. Song thật tiếc vì bạn thực sự phù hợp với công việc mà chúng tôi cần.
Hy vọng được hợp tác với bạn trong những lần tuyển dụng trong thời gian tới!
Chúc bạn sức khỏe và thành công!
Kết luận
Hy vọng những thông tin mà Testcenter chia sẻ đã giúp bạn hiểu thêm về tầm quan trọng của thư từ chối ứng viên và biết được cách viết mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn một cách chuẩn nhất.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
