“Thời gian là vàng bạc”, do đó kỹ năng quản lý thời gian là điều tối quan trọng với mỗi chúng ta. Việc học cách quản lý thời gian hiệu quả nhất sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề với hiệu quả cao và nâng cao chất lượng cuộc sống, công việc của bản thân.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Một cách dễ hiểu nhất, chúng ta có thể định nghĩa kỹ năng quản lý thời gian là cách sử dụng và kiểm soát tốt thời gian biểu của mình. Điều này giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Đây cũng là kỹ năng mềm quan trọng mà các nhà tuyển dụng hay dùng trong đánh giá ứng viên.
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu quả xử lý công việc sẽ được nâng cao. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra mà không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
>> Xem thêm: Làm thế nào để sở hữu kỹ năng điều hành công sở tốt nhất?
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc
Cho dù bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì hẳn chúng ta đều biết rằng kỹ năng quản lý thời gian có đóng góp rất nhiều vào từng lĩnh vực cuộc sống. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích như:
- Giúp tăng năng suất làm việc: Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch, cũng như nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả, hoàn thành chỉ tiêu KPI trong công việc.
- Giảm bớt áp lực công việc: Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn sẽ tránh được áp lực “deadline”, đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ và đánh giá vấn đề.
- Tạo động lực hành động: Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng hơn.
>> Đọc thêm: Chỉ tiêu KPI là gì? OKR và KPI khác nhau như thế nào?
5 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất
Dưới đây là 5 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất mà bạn có thể vận dụng vào mô hình vận hành của doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể
Xác định mục tiêu là một trong những bước quan trọng nếu bạn muốn sỡ hữu thời gian biểu hiệu quả. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần phải lên lịch trình cụ thể, dự trù khoảng thời gian để hoàn thành mục tiêu đó. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian bạn sẽ dễ dàng quản lý sát sao công việc và tránh tình huống bỏ quên hay “trôi task”.
Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được các công việc cần phải hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn không mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì và nên làm gì, giúp bạn tập trung hơn rất nhiều.
>> Xem ngay: Mách bạn 3 phương pháp quản lý thời gian trong doanh nghiệp
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian để đánh giá mức độ quan trọng của từng việc, việc nào cần phải làm trước, việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Việc sắp xếp còn giúp bạn bớt căng thẳng và theo dõi công việc tốt hơn.
Lên thời gian cụ thể cho từng công việc
Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất là bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bản kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
>> Xem thêm: Nâng cao kỹ năng quản trị dành cho nhà quản lý doanh nghiệp
Lựa chọn nơi làm việc và khoảng thời gian phù hợp
Và thêm một nguyên tắc nữa chính là bạn nên sắp xếp nơi làm việc khoa học, để dễ tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết. Bạn cũng nên sắp xếp khoảng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, vui chơi một cách hợp lý để đảm bảo sức khoẻ và hoàn thành công việc tốt nhất.
Kết luận
Đọc đến đây, hẳn bạn nên dừng lại một chút để nhìn lại cách quản lý thời gian lâu nay của mình. Hãy xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Đừng quên áp dụng những gợi ý hữu ích trên đây từ hệ thống đánh giá năng lực nhân sự Testcenter để có thể hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian một cách tốt nhất.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
