“Kẻ tầm thường chỉ lo tìm cách giết thời gian, còn người có tài thì tìm mọi cách tận dụng thời gian.” Vậy quan trọng chính là làm thế nào để có cách quản lý thời gian hiệu quả nhất. Hôm nay Testcenter sẽ giới thiệu đến bạn 5 cách để tối ưu thời gian trong công tác quản trị nhân sự.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ năng quản lý công việc là gì? Quản lý thời gian là quá trình làm việc và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian. Nó được dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả.
Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian. Điều này giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả thì hiệu quả cũng như chất lượng công việc cũng tốt hơn.
>> Xem thêm: Phong cách lãnh đạo là gì? Bạn ở đâu trong 4 phong cách này?
Quản lý thời gian trong công việc quan trọng như thế nào?
Chúng ta nói nhiều về việc phải có kỹ năng quản lý thời gian, vậy thì quản lý thời gian có vai trò quan trọng thế nào trong công việc và đem lại những lợi ích ra sao.
Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng. Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước. Từ đó, quản lý tốt thời gian sẽ tăng hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo, nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Khi quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Từ đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện theo chiều hướng tích cực.
>> Đọc thêm: 5 kỹ năng quản trị cần có mà nhà quản lý nào cũng cần nắm vững
Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích
Khi bạn quản lý thời gian khoa học, hiệu quả, bạn sẽ có thêm thời gian rảnh để làm những việc mình yêu thích như: học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè,…
Hạn chế thói quen xấu
Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt. Đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Không mất quá nhiều công sức
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung.
>> Tham khảo thêm: 7 bước “làm chủ” kỹ năng giao việc của nhà quản lý
5 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất
Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu vào phần chính của bài viết này, chính là 5 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất.
Lên list công việc phải làm trong ngày
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với “deadline” cho mỗi việc. Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả. Việc này nhằm kiểm soát dự án, hoàn thành tốt chỉ tiêu KPI và các nhiệm vụ phải thực hiện. Từ đó, giữ cho bản thân bạn làm việc khoa học hơn.
Lập kế hoạch để thực hiện
Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc hoàn thành nó sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
Có một gợi ý cho bạn là thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Bạn có thể hình dung trong đầu hoặc ghi chú lại kế hoạch cho riêng mình.
>> Xem thêm: Nâng cao kỹ năng quản lý của bạn với những “bí kíp” này
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước. Khi có danh sách việc ưu tiên phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn.
Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
- Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
- Việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
- Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách nên đưa vào một danh mục riêng
- Những thứ không quan trọng xếp ở cuối danh sách
Lựa chọn khung giờ tập trung nhất trong ngày
Mỗi người chúng ta sẽ có những khung giờ tập trung của riêng mình. Đó là khoảng thời gian mà mình làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Với nhiều người họ sẽ làm việc hiệu quả hơn vào sáng sớm nhưng cũng có nhiều người tập trung hơn vào đêm muộn.
Bạn có thể lựa chọn khung giờ tập trung nhất của mình trong ngày để giải quyết các công việc quan trọng và cần sự đầu tư hơn. Đừng quên thư giãn 10-15p giữa các khoảng nghỉ để lấy lại tinh thần tốt nhất nhé.
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ
Thêm một gợi ý giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, đó chính sử dụng phần mềm hỗ trợ. Khi áp dụng các phần mềm này, người quản lý có thể dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho mọi người. Bạn có thể phân bổ theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể chủ động với công việc của mình, tiết kiệm thời gian trao đổi công việc. Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ cũng sẽ giúp bạn rèn luyện thêm kỹ năng điều hành công sở.
Kết luận
Hy vọng những thông tin mà hệ thống đánh giá năng lực nhân sự TestCenter chia sẻ đã giúp cho những bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hay quản lý công việc có thêm những gợi ý hay để quản lý thời gian một cách tối ưu nhất.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
